Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Organizacja techniczna oraz obsługa nagrywania przed i w trakcie wydarzenia pn.: Kongresu Polityki Miejskiej w dniach 07-08 czerwca 2021 r. w Katowicach

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT ROZWOJU MIAST I REGIONÓW

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 356582934

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Targowa 45

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-728

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: dstudencki@irmir.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: http://irmir.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Organizacja techniczna oraz obsługa nagrywania przed i w trakcie wydarzenia pn.: Kongresu Polityki Miejskiej w dniach 07-08 czerwca 2021 r. w Katowicach

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-3989176f-8bb1-11eb-86b1-a64936a8669f

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00021851

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-03-23

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

1. Obserwatorium Polityki Miejskiej jako podstawa kształtowania zrównoważonej polityki miejskiej w Polsce w oparciu o wiedzę; 2. Urban Lab jako pilotażowe narzędzie poprawy jakości życia mieszkańców zgodnie z ideą smart city; 3. Nowy model urbanizacji w Polsce – praktyczne wdrożenie zasad odpowiedzialnej urbanizacji oraz miasta zwartego (NewUrbPact),

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 14.3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu, który dostępny jest pod adresem: https://miniportal.uzp.gov.pl/ ePUAPu, dostępnego pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej (TYLKO w zakresie wskazanym poniżej)Adres skrzynki ePUAP Zamawiającego: /IRMKrakow/skrytka_ESP14.4. Adres poczty elektronicznej, z którego może komunikować się Zamawiający: dstudencki@irmir.pl https://miniportal.uzp.gov.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 14.6. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do następujących formularzy: 14.6.1. „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do 14.6.2. „Formularza do komunikacji”.14.7. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).14.8. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularza do komunikacji” wynosi 150 MB.14.9. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP. 14.10. Zamawiający przekazuje link do informacji o postępowaniu oraz ID postępowania w treści niniejszej SWZ. Dane postępowanie można wyszukać również na Liście wszystkich postępowań w miniPortalu klikając wcześniej opcję „Dla Wykonawców” lub ze strony głównej z zakładki Postępowania.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: nie dotyczy

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 26.1. Zamawiający informuje, że: 26.1.1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zamawiający. 26.2. Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych należy kierować na adres: sekretariat@irm.krakow.pl , tel:+48 12 634-29-53 wew.1626.2.1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w związku z koniecznością wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym, w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.26.2.2. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 PZP oraz odpowiednie organy kontrole w zakresie ich kompetencji; 26.2.3. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy. Dane te mogą być przechowywane przez okres dłuższy niż wskazany, o ile wynika to z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 217 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do tej ustawy. 26.2.4. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy PZP; 26.2.5. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany. 26.2.6. posiada Pani/Pan:• prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;• prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania)• prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego); 26.2.7. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy;26.2.8. nie przysługuje Pani/Panu:• prawo do usunięcia danych osobowych;• prawo do przenoszenia danych osobowych;• prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na zamawiającym. 26.3. Ponadto Zamawiający informuje, iż: • w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;• wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/1/PZP/2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

3.1. Celem zamówienia jest realizacja usługi nagrywania i transmisji online wydarzenia, usługi tłumaczeń symultanicznych z języka polskiego na język angielski (i na odwrót) oraz usługi tłumaczeń na język migowy w trakcie w trwania Kongresu Polityki Miejskiej w dniach 07-08 czerwca 2021 r., w Katowicach (siedziba Międzynarodowego Centrum Kongresowego w Katowicach), jak również organizacja techniczna oraz obsługa nagrywania przed i w trakcie wydarzenia.3.3. Kongres Polityki Miejskiej będzie miał formę dwudniowego wydarzenia on-line z udziałem większości lub części panelistów na żywo. Wydarzenie będzie mieć formę równoległych sesji w formie streamingu oraz równoległych zamkniętych oraz otwartych warsztatów. Zamawiający zakłada realizację w tym samym czasie co najmniej 5, a nie więcej niż 6 sesji w streamingu (maksymalna liczba uczestników streamingu w jednej sesji: 500) oraz równolegle (realizowanych w tym samym czasie) do 4, maksymalnie w ciągu dnia do 15, warsztatów (otwartych i zamkniętych razem) – w formule zbliżonej do konferencji on-line za pośrednictwem np. platformy zoom – do około 30 osób w przypadku warsztatu zamkniętego, a w przypadku warsztatów otwartych do ok. 200 osób.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2021-06-15

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 21.1. Ocenie podlegają nieodrzucone oferty.a) Cena brutto za przeprowadzenie szkolenia – 85 % znaczenia (Wc) Sposób dokonania oceny wg wzoru:WC = (Cn : Cb) x 85 pktWC – wartość punktowa ceny bruttoCn – cena brutto najniższaCb – cena brutto badanej ofertyb) Kryterium jakościowe - 5% znaczenia (Wj) Punkty w ramach kryterium jakościowego będą przyznawane każdemu z wykonawcy, który w formularzu ofertowym zadeklaruje dodatkowe funkcjonalności dostępne na platformie streamingowej tj.:1) możliwość logowania się do platformy przez konta społecznościowe (Facebook, Google, Linkedin) – 2% (2 pkt);2) możliwość oddania tylko 1 głosu przez każdego uczestnika w ramach danej sesji – 2% (2 pkt);3) dodanie opcji wyświetlenia w transmisji live liczby uczestników odsłuchujących poszczególny kanał – 1% (1 pkt).c) Skrócony termin realizacji zamówienia – 10% znaczenia (Wt)Zamawiając w SWZ wskazał, że wykonawca będzie zobowiązany do udostępnienia platformy streamingowej zamawiającemu w terminie maksymalnie 7 dni roboczych od dnia zawarcia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w zakresie umożliwiającym zamieszczenie na niej podstawowych informacji o planowanym wydarzeniu, które będą publicznie dostępne tj. opis, logotypy, ramowy program wydarzenia oraz umożliwiającym przeprowadzenie procesu rejestracji na wydarzenie przez uczestników.Punkty w ramach tego kryterium zostaną przyznane każdemu z wykonawców, który zadeklaruje krótszy niż wskazany maksymalny termin udostępnienia zamawiającemu tej platformy na następujących zasadach:• deklaracja udostępnienia zamawiającemu platformy streamingowej we wskazanym zakresie w terminie 6 dni roboczych od dnia zawarcia umowy – 2 pkt• deklaracja udostępnienia zamawiającemu platformy streamingowej we wskazanym zakresie w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy – 4 pkt• deklaracja udostępnienia zamawiającemu platformy streamingowej we wskazanym zakresie w terminie 4 dni roboczych od dnia zawarcia umowy – 6 pkt• deklaracja udostępnienia zamawiającemu platformy streamingowej we wskazanym zakresie w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy – 8 pkt• deklaracja udostępnienia zamawiającemu platformy streamingowej we wskazanym zakresie w terminie 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy – 10 pktUWAGA: brak wskazania skróconego terminu udostępnienia platformy w formularzu ofertowym będzie traktowany jako deklaracja udostępniania platformy w maksymalnym dopuszczalnym w OPZ czasie. d) Ocena łączna:W=Wc+Wk+Wt

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 85,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: b) Kryterium jakościowe - dodatkowe funkcjonalności

4.3.6.) Waga: 5,00

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Skrócony termin realizacji zamówienia – 10% znaczenia (Wt)

4.3.6.) Waga: 10

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 6

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 9

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 12.2.1. Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – w zakresie potwierdzającym spełnianie warunku, o którym mowa w 11.1.4.1. SWZ;12.2.2. Wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – w zakresie potwierdzającym spełnianie warunku, o którym mowa w 11.1.4.2. SWZ;

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-04-07 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: 18.5. Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem miniPortalu w sposób wskazany wskazanej w pkt 14.11 SWZ.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-04-07 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-05-06

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 3

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców: