Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Archiwizacja w Ministerstwie Zdrowia
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Ministerstwo Zdrowia
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000287987
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Miodowa 15
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-952
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@mz.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - organ władzy publicznej - organ administracji rządowej (centralnej lub terenowej)
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Archiwizacja w Ministerstwie Zdrowia
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-efa3f3a7-f127-11eb-b885-f28f91688073
2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00134375
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2021-08-02
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00007434/05/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.21 Usługi archiwizacji
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu
Cześć III Zamówienie jest dofinansowana z Funduszu Spójności w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko oraz Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Wiedza Edukacja Rozwój.
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl/
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, w szczególności składanie ofert oraz oświadczeń, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie.
2. Postępowanie prowadzone jest na Platformie pod adresem https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl (dalej jako „Platforma”) i pod nazwą postępowania wskazaną w tytule SWZ.
3. Przeglądanie i pobieranie treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie ani logowania do Platformy.
4. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Ministerstwa Zdrowia pod adresem pod adresem: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.
5. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego;
podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”.
6. Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w formie lub postaci elektronicznej.
Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne określono w SWZ Rozdział 10.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2), dalej „RODO”, informuję, że:
1) Wykonawcy będącego osobą fizyczną,
2) Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
3) pełnomocnika Wykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),
4) członka organu zarządzającego Wykonawcy, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),
5) osoby fizycznej skierowanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub do kontaktów sprawie realizacji zamówienia;
informuję, że:
a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Zdrowia, Ministerstwo Zdrowia, ul. Miodowa 15, 00-952 Warszawa;
b) z Inspektorem Ochrony Danych w Ministerstwie Zdrowia może Pani/Pan skontaktować się za pośrednictwem poczty elektronicznej przez adres e-mail: iod@mz.gov.pl;
c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z przeprowadzeniem niniejszego postępowania, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
d) odbiorcą Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Ustawy PZP;
e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy PZP, przez okres 4 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie o udzielenie zamówienia, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
f) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
g) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
h) Pani/Pana dane będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.
i) nie przysługuje Pani/Panu:
w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: ADR.250.209.2021
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak
4.1.9.) Liczba części: 3
4.1.10.) Ofertę można składać na kilka części
4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
Część 1
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1) Część I – archiwizacja dokumentacji Departamentu Nadzoru i Kontroli
usługa archiwizacji dokumentów, polegająca na kompleksowym przygotowaniu i przekazaniu do Archiwum Zakładowego Ministerstwa Zdrowia (dalej: „Ministerstwo”) materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) oraz wydzieleniu dokumentów do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2021-12-15
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100,00
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
Część 2
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Część II – archiwizacja dokumentacji Biura Administracyjnego
usługa archiwizacji dokumentów, polegająca na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i przekazaniu do archiwum zakładowego MZ materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) oraz wydzieleniu w procesie archiwizacji do brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1a do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 4 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 100
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
Część 3
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Część III – archiwizacja dokumentacji Departamentu Oceny Inwestycji
usługa porządkowania, archiwizacji oraz wydzielenia w procesie archiwizacji dokumentacji do brakowania, całości dokumentacji przekazanej przez Zamawiającego. Archiwizacja polegać będzie na kompleksowym przygotowaniu, uporządkowaniu i zewidencjonowaniu dokumentów w celu przekazania ich do archiwum zakładowego.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1b do SWZ.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 18 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert:
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 60
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium: inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium: Rozszerzenie składu osób
4.3.6.) Waga: 40
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Zdolności technicznej lub zawodowej- Zamawiający uzna warunek za spełniony:
Część I
A. jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 5 osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia, z których każda spełnia poniże wymagania:
a) ukończyła studia wyższe o kierunku archiwistyka (pierwszego lub drugiego stopnia) lub/i studia podyplomowe o specjalności archiwistyka lub/i posiada wykształcenie średnie techniczne – technik archiwista lub/ i wykształcenie średnie z ukończonym co najmniej kursem kancelaryjno – archiwalnym;
B. jeżeli Wykonawca wykaże, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: jedną usługę archiwizacji o wartości co najmniej 120 000,00 zł brutto.
Część II
A. jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 5 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym kierownika prac;
B. w tym co najmniej 2 osobami posiadającymi wykształcenie wyższe o specjalizacji archiwistycznej lub które ukończyły kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia oraz w okresie trzech lat poprzedzających złożenie oferty, brały osobiście udział w realizacji 3 usług archiwizacji dokumentacji kat. A i kat. B , obejmujących (każda) archiwizację co najmniej 20 mb kat. A. oraz co najmniej 50 mb kat. B wykonanych w instytucjach stanowiących Państwowy Zasób Archiwalny zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 164) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy.
Część III
A. Jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: 2 usługi z których każda spełnia łącznie następujące warunki:
a) polegała archiwizacji dokumentacji w instytucjach stanowiących Państwowy Zasób Archiwalny zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie tej ustawy,
b) archiwizowała dokumentację projektów unijnych,
c) miała wartość nie mniejszą niż 100 000 zł brutto.
B. jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje należycie, co najmniej: co najmniej 3 usługi polegające na transporcie składników majątku o wartości co najmniej 10 000,00 zł brutto.
C. jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej 4 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, w tym:
a) co najmniej dwie osoby posiadające ukończone studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub zawodowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia i posiadają co najmniej roczne doświadczenie w pracy archiwisty;
b) co najmniej dwie osoby posiadające co najmniej ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia i co najmniej półroczne doświadczenie w pracy archiwisty.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
Szczegółowy rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia dla: części I opisano w § 5 PPU, części II opisano § 5 PPU, części III opisano w § 9 PPU.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:
w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2021-08-11 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert: https://zamowienia-mz.ezamawiajacy.pl
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-08-11 10:15
8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-09-09