Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Archiwizacja dokumentów – świadczenie usług przechowania dokumentacji pozostałej po zlikwidowanym Instytucie Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w Sosnowcu w formule umowy czynnej

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w likwidacji

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000288544

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kościelna 13

1.5.2.) Miejscowość: Sosnowiec

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-200

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL22B - Sosnowiecki

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: likwidator@imp.sosnowiec.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.imp.sosnowiec.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Archiwizacja dokumentów – świadczenie usług przechowania dokumentacji pozostałej po zlikwidowanym Instytucie Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w Sosnowcu w formule umowy czynnej

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-8ff958c1-0f0c-11ec-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00171639

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-09-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://miniportal.uzp.gov.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu mini Portalu (https://miniportal.uzp.gov.pl/ ), ePUAP (https://epuap.gov.pl/wps/portal ) oraz poczty elektronicznej (pod adresem email: m.kaluzna@imp.sosnowiec.pl ).
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: „złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do „formularza do komunikacji”.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 4. Wymagania techniczne i organizacyjne sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
5. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z miniPortalu określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego Regulaminu.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularza do komunikacji” wynosi 150MB.
7. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
8. Identyfikator postępowania i klucz publiczny dla danego postępowania o udzielenie zamówienia dostępne są na „Liście wszystkich postępowań” na miniPortalu http://www.miniportal.uzp.gov.pl
9. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez mini portal (Formularz do komunikacji). Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP).
10. Dokumenty elektroniczne (inne niż oferta oraz załączniki do oferty) oraz cyfrowe odwzorowania dokumentów składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania ww. dokumentów elektronicznych oraz cyfrowych odwzorowań dokumentów za pomocą poczty elektronicznej, na adres email: m.kaluzna@imp.sosnowiec.pl
11. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań dokumentów oraz informacji musi być zgody z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. 2020 r. poz. 2452).
12. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 2/2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług archiwum zewnętrznego, tj. przejęcie całego archiwum likwidowanego Instytutu Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w Sosnowcu i przechowywanie je w wariancie tzw. umowy czynnej (aktywnej).
2. Zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 października 2019 r. w sprawie likwidacji Instytutu Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w Sosnowcu, po zakończeniu likwidacji, która zaplanowana jest na dzień 31 października 2021 r., majątek po likwidowanym instytucie (w tym prawa i zobowiązania) stanie się własnością Skarbu Państwa reprezentowanego przez ministra właściwego do spraw zdrowia. Oznacza to, że dysponentem akt i całej dokumentacji, której okres przechowania jeszcze nie upłynął oraz praw i obowiązków wynikających z umowy przechowania, zostanie Minister Zdrowia.
3. UWAGA! Dokumentacja jest już uporządkowana, wybrakowana, spisana (w tym także spisy elektroniczne) i zapakowana do pudeł archiwizacyjnych - specjalistycznych opakowań zbiorczych w postaci pudeł typu „JUMBO” mieszczących do 12 segregatorów, o wymiarach ok.: 60cm x 38,5cm x 34,5cm (długość x szerokość x wysokość), oraz typu „JET” – do 6 segregatorów, o wymiarach ok.: 30cm x 38,5cm x 34,5cm (pudła oznaczone są logotypem „RHENUS” jako wykonawcy usługi archiwizacji i porządkowania akt).
4. Ilości danych do przechowania (margines szacunku +/- 15 mb):
a) Historie chorób:
- 746 szt. pudeł typu JET (0,5 mb) = 373 mb
- 1 szt. pudło typu JUMBO (1mb) = 1 mb
Łącznie: 374 mb dokumentacji kategorii B20 w postaci kartoteki pacjentów/historie chorób.
b) Dokumentacja medyczna kat. B20:
- 10 szt. pudeł typu JUMBO (1szt. kat. B10, 9szt. kat. B20) = 10mb
- 43 szt. pudeł typu JET (0,5mb) = 21,5 mb dok. kategorii B20
c) Dokumentacja medyczna oraz z działalności Instytutu kat. B10
- 90 szt. pudeł typu JET (0,5mb) = 45mb
d) Dokumentacja z działalności Instytutu kat. B5
- 33 szt. pudeł typu JET (0,5mb) = 16,5mb
e) Dokumentacja kadrowo płacowa kat. B50
- 56 szt. pudeł typu JET (0,5mb) = 28mb
f) Dokumentacja księgowa kat. B5
- 35 mb
Podsumowanie całości:
- dok. kat. B5 – 41,5mb
- dok. kat. B10 – 46mb
- dok. kat. B20 – 394,5mb
- dok. kat. B50 – 28mb
Łączna ilość mb to ok. 520 mb (w przeliczeniu na pudła to 1 040 szt. pudeł typu JET)

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 48 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie miała najwyższą wartość, wyrażoną w punktach, z uwzględnieniem kryteriów oceny, wymienionych w ust. 2.
2. Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się następującymi kryteriami:
A. „Ryczałt” - Cena jednostkowa brutto za miesiąc przechowywania 1 mb dokumentacji.
Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium „Ryczałt” wynosi 70 pkt. Przyjmuje się, że w zakresie kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty 1% wagi kryterium = 1 pkt.
B. B. „Udostępnienie” - cena jednostkowa brutto za wypożyczenia ponad limit objęty ryczałtem
Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium „Udostępnienie” wynosi 10 pkt. Przyjmuje się, że w zakresie kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty 1% wagi kryterium = 1 pkt.
C. C. „Dostarczenie” – cena jednostkowa brutto za dostarczenie (dokumentów) ponad limit objęty ryczałtem
Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryteriach „Dostarczenie” wynosi 10 pkt. Przyjmuje się, że w zakresie kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty 1% wagi kryterium = 1 pkt.
D. D. „Druki ERP-7” – cena jednostkowa brutto za sporządzenie druków ERP-7
Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryteriach „Druki ERP-7” wynosi 10 pkt. Przyjmuje się, że w zakresie kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty 1% wagi kryterium = 1 pkt.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
Uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej:
- Wykonawca spełni warunek, jeżeli posiada wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonego przez właściwego marszałka województwa zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.)
(Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane – ten wykonawca musi wykonywać faktyczne czynności związane z przechowywaniem dokumentacji).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

16. Postanowienia dotyczące wnoszenia oferty wspólnej przez dwa lub więcej podmioty gospodarcze (konsorcja/ spółki cywilne):
16.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
16.2. Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy, a pełnomocnictwo / upoważnienie do pełnienia takiej funkcji wystawione zgodnie z wymogami ustawowymi, podpisane przez prawnie upoważnionych przedstawicieli każdego z Wykonawców występujących wspólnie należy załączyć do oferty.
16.3. Oferta winna być podpisana przez każdego z Wykonawców występujących wspólnie lub przez upoważnionego przedstawiciela.
16.4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
16.5. Jeżeli oferta wspólna złożona przez dwóch lub więcej Wykonawców zostanie wyłoniona w prowadzonym postępowaniu jako najkorzystniejsza przed podpisaniem umowy Zamawiający zażąda w wyznaczonym terminie złożenia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, podpisanej przez wszystkich wykonawców, przy czym termin, na jaki została zawarta nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień niniejszej umowy w zakresie:
1.1. w przypadku przekształceń podmiotowych po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego skutkujących następstwem prawnym, a także w przypadku zmiany adresu, nazwy Wykonawcy lub Zamawiającego, dopuszcza się zmiany w tym zakresie - w takim wypadku zapis umowy zostanie odpowiednio dostosowany;
2. Strony przewidują możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w następujących warunkach:
a) w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług,
b) w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 2215)
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.
3. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 2 lit. a) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniej zmianie wyłącznie w części przedmiotu umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług - wartości netto z oferty Wykonawcy pozostaną bez zmian, a kwota wynagrodzenia brutto Wykonawcy, zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów z uwzględnieniem stopnia wykonania zamówienia po uprzednim złożeniu wniosku o zmianę umowy przez Wykonawcę.
4. W sytuacji wystąpienia okoliczności wskazanych w ust. 2 lit. b) i c) Wykonawca w terminie 30 dni kalendarzowych od zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia złoży do Zamawiającego pisemny wniosek, w którym musi wykazać rzeczywisty wpływ zmiany minimalnego wynagrodzenia na zwiększenie kosztów realizacji Umowy, przedstawiając w tym szczegółowe wyliczenia i zależności między zmianą wysokości minimalnego wynagrodzenia a wzrostem kosztów realizacji Umowy. Wniosek powinien obejmować jedynie te dodatkowe koszty realizacji zamówienia, które Wykonawca obowiązkowo ponosi w związku z podwyższeniem wysokości płacy minimalnej. Nie będą akceptowane koszty wynikające z podwyższenia wynagrodzeń pracowników wykonawcy, które nie wynikają ze zmienionych przepisów prawa. Zamawiający w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia złożenia wniosku ocenia czy Wykonawca wykazał rzeczywisty wpływ zmian na wzrost kosztów realizacji Umowy. Po ocenie dostarczonych dowodów Strony uzgodnią wysokość ceny jednostkowej stanowiącej podstawę rozliczenia poprzez podpisanie Aneksu do umowy.

8. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany wysokości wynagrodzenia w przypadku zmiany wysokości ceny materiałów niezbędnych do realizacji umowy w sytuacji ich wzrostu powyżej lub poniżej 3%, w oparciu o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanych w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, z tym zastrzeżeniem, iż pierwszy wniosek o zmianę wynagrodzenia może zostać złożony przez Wykonawcę nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy (jeśli zaś umowa została zawarta jest po upływie 180 dni od dnia upływu terminu składania ofert, początkowym terminem ustalenia zmiany wynagrodzenia jest dzień otwarcia ofert).
9. Każda kolejna waloryzacja nastąpi nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od poprzedniej waloryzacji.
10. Maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia jaką dopuszcza Zamawiający w zakresie zmiany wynagrodzenia, o której mowa w ust. 8 powyżej, bez względu na liczbę dokonywanych waloryzacji, to 50 % wartości wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w § 9 ust. 2 Umowy / 20 % cen jednostkowych, o których mowa w § 9 ust. 3 Umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-09-15 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://miniportal.uzp.gov.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-09-15 15:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-10-15

Favore.pl

KATEGORIE

WOJEWÓDZTWA

MIASTA

Archiwizacja dokumentów – świadczenie usług przechowania dokumentacji pozostałej

TREŚĆ PRZETARGU

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Archiwizacja dokumentów – świadczenie usług przechowania dokumentacji pozostałej po zlikwidowanym Instytucie Medycyny Pracy i Zdrowia Środowiskowego w Sosnowcu w formule umowy czynnej