Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej w 2022 roku

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej w 2022 roku

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Gmina Turośń Kościelna

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 050659651

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Białostocka

1.5.2.) Miejscowość: Turośń Kościelna

1.5.3.) Kod pocztowy: 18-106

1.5.4.) Województwo: podlaskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL841 - Białostocki

1.5.7.) Numer telefonu: 857158000

1.5.8.) Numer faksu: 857158001

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@turosnkoscielna.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.turosnkoscielna.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej w 2022 roku

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-d2db7107-59b2-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00310503

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-12-10

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00004600/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.2 Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej w 2022 roku

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://miniportal.uzp.gov.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu, który dostępny jest pod adresem: https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu, dostępnego pod adresem: https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej.
2. Zamawiający wyznacza następujące osobę do kontaktu z Wykonawcami: Kamil Dobrzyński tel. 85 715 80 14 email: kamil.dobrzynski@turosnkoscielna.pl
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do następujących formularzy: „Formularz do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” oraz do „Formularza do komunikacji”.
4. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z systemu miniPortal oraz Warunkach korzystania z elektronicznej platformy usług administracji publicznej (ePUAP).
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy: „Formularz złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku” i „Formularza do komunikacji” wynosi 150 MB.
6. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
7. Zamawiający przekazuje link do postępowania oraz ID postępowania jako załącznik do niniejszej SWZ. Dane postępowanie można wyszukać również na Liście wszystkich
postępowań w miniPortalu klikając wcześniej opcję „Dla Wykonawców” lub ze strony głównej z zakładki Postępowania.
8. Sposób komunikowania się Zamawiającego z Wykonawcami (nie dotyczy składania ofert i wniosków)
9. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż wskazanych w pkt 14 SWZ), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza: „Formularz do komunikacji” dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez miniPortal. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia (BZP lub ID postępowania).
10. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: sekretariat@turosnkoscielna.pl
11. Dokumenty elektroniczne, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem „Formularza do komunikacji” jako załączniki. Zamawiający dopuszcza również możliwość składania dokumentów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej, na wskazany w pkt 9.8.2 adres email. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415).
12. Osobą uprawioną do komunikowania się z wykonawcami jest:
- w sprawach merytorycznych – Sylwia Fiedorczuk – tel. 85 715 80 00
- w sprawach proceduralnych – Kamil Dobrzyński – tel. 85 715 80 14.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Wójt Gminy Turośń Kościelna z siedzibą w Turośni Kościelnej, ul. Białostocka 5, adres email: sekretariat@turosnkoscielna.pl, tel. 85 715 80 00;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Turośń Kościelna jest Pan Stanisław Sakowicz , e-mail: iod_ug_turosn_koscielna@podlaskie.pl
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego nr BZP.271.14.2021 na zadanie pn. „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej w 2022 roku” prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i 74 ustawy Pzp;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): 8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: BZP.271.14.2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ich ewentualnych
zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) na rzecz Zamawiającego – Urzędu Gminy, Rady Gminy i Urzędu Stanu Cywilnego w Turośni Kościelnej, ul. Białostocka 5, 18-106 Turośń Kościelna.
2. Przez wykonawcę rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej tzn. posiadającego zezwolenie Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej na wykonywanie działalności pocztowej w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym.
3.Jeśli w dokumentacji przetargowej (SWZ wraz z załącznikami) wskazana jest nazwa handlowa firmy, towaru lub produktu, zamawiający - w odniesieniu do wskazanych wprost w dokumentacji przetargowej parametrów, czy danych (technicznych lub jakichkolwiek innych), identyfikujących pośrednio lub bezpośrednio towar bądź produkt - dopuszcza rozwiązania równoważne zgodne z danymi technicznymi i parametrami zawartymi w ww. dokumentacji. Jako rozwiązania równoważne, należy rozumieć rozwiązania charakteryzujące się parametrami nie gorszymi od wymaganych, a znajdujących się w dokumentacji.
4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 4 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 64100000-7 - Usługi pocztowe i kurierskie

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
1) Cena – znaczenie kryterium – 60%
2) liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 30 września 2021 r. (Z) - znaczenie kryterium – 40%
Punkty zostaną obliczone wg wzoru:
1) w kryterium „Cena”
najniższa cena brutto spośród badanych ofert
ilość uzyskanych punktów = ----------------------------------------------------------- x 60% x 100 pkt
cena brutto badanej oferty
(wynik działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku)

2) w kryterium „liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 30 września 2021 r. (Z) – 40 %”

- oferta może uzyskać max. 40 punktów.
- ocena punktowa dokonana zostanie zgodnie z formułą:

Z of.
Z = -------------- x 40 %x100 pkt,
Z max

gdzie:
Z of. – liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działaniach operacyjnych na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 30 września 2021 r.,
Z max – największa liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działaniach operacyjnych na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 30 września 2021 r. wynikająca z ofert, które nie podlegają odrzuceniu.
Przez działalność operacyjną Zamawiający rozumie zadania Wykonawcy związane z realizacją usług objętych zamówieniem: odbieranie korespondencji, obsługa korespondencji w placówkach pocztowych, spedycja i transport, czynności ekspedycyjno-rozdzielcze, z uwzględnieniem osób zatrudnionych u Wykonawcy i jego podwykonawców. Liczba punktów (Lp) przyznana każdej z ocenianych ofert obliczona zostanie wg poniższego wzoru

Lp = C + Z
Gdzie
Lp – Łączna liczba punktów przyznanych ofercie,
C – Liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium „cena”,
Z – Liczba punktów przyznanych ofercie w oparciu o kryterium „liczba pracowników…..”,
Ocena końcowa każdej oferty zostanie obliczona, jako suma punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach oceny ofert.
2. Jako najkorzystniejsza zostanie wybrana oferta, która uzyska największą ilość punktów.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: liczba pracowników Wykonawcy zatrudnionych w działalności operacyjnej na umowę o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, według stanu na dzień 30 września 2021 r. (Z)

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
a) wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że
• posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na terenie całego kraju, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041 ze zm.).

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wpis do rejestru operatorów pocztowych prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z ustawą z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

4) w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenia, o którym mowa w pkt 1) składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału
w postępowaniu lub kryteriów selekcji w zakresie w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

4. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych dopuszcza się możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty jeżeli konieczność wprowadzania takich zmian wynika z następujących okoliczności:
1) zmiany wynagrodzenia, w następstwie zmiany będącej skutkiem działań organów państwowych – ustawowej zmiany obowiązującej stawki VAT lub wprowadzenie nowego podatku;
2) zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych w przypadku gdy ceny określone przez wykonawcę w formularzu ofertowym ulegną obniżeniu w toku realizacji umowy oraz w przypadku gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu wykonawcy będą niższe od cen wynikających z formularza ofertowego. Wykonawca wówczas ma obowiązek stosować względem zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług wynikające z jego aktualnego cennika lub regulaminu.;
3) zmiany danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną umowy (np. danych teleadresowych wykonawcy, zamawiającego itp.);
4) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-12-20 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: poprzez miniPortal

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-12-20 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-01-18