Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług sprzątania w obiekcie Teatru Wybrzeże w Sopocie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Teatr Wybrzeże

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000279108

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Św. Ducha 2

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-834

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: sekretariat@teatrwybrzeze.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.teatrwybrzeze.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - państwowe i samorządowe instytucje kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług sprzątania w obiekcie Teatru Wybrzeże w Sopocie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-321fffbd-47a0-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00273528

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-11-18

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00003174/07/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Świadczenie usług sprzątania w obiekcie Teatru Wybrzeże w Sopocie w 2022 roku

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami (tj. składanie ofert, wymiana informacji, przekazywanie dokumentów lub oświadczeń) odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem:
https://platformazakupowa.pl/pn/teatrwybrzeze. Informacje dot. odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy. Instrukcje korzystania z platformy zakupowej dot. logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców” na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. Szczegółowe informacje znajdują się w Rozdziale X SWZ dostępnej pod adresem:
https://platformazakupowa.pl/pn/teatrwybrzeze

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Formaty plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 09.11.2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych:
a) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf,
b) w celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7Z,
c) wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.
2. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji eDoApp służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.
3. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: − .zip − .7Z.
4. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, Zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES.
5. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAdES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.
6. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.
7. Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.
8. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowalnym znacznikiem czasu.
9. Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowalnym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.
10. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAdES zewnętrzny, Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików, tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików XAdES.
11. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie przez Wykonawcę oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z https://platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu, ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
12. Szczegółowe informacje znajdują się
w punkcie X SWZ dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/teatrwybrzeze.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1) Informacje dotyczące administratora danych Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest Teatr Wybrzeże z siedzibą przy ul. Św. Ducha, 80-834 Gdańsk. Mogą się państwo z nami kontaktować w następujący sposób: a) listownie na adres: Teatr Wybrzeże z siedzibą przy ul. Św. Ducha 2, 80-834 Gdańsk, b) poprzez e-mail: sekretariat@teatrwybrzeze.pl, c) telefonicznie: 58 301 18 36.2) Inspektor danych osobowych Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Jest to osoba, z którą mogą się Państwo kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. Z inspektorem ochrony danych mogą się Państwo kontaktować w następujący sposób: a) listownie na adres: Teatr Wybrzeże z siedzibą przy ul. Św. Ducha 2, 80-834 Gdańsk, b) poprzez e-mail: iod@teatrwybrzeze.pl. 3) Cel przetwarzania Państwa danych oraz podstawy prawne Państwa dane będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Podstawa prawną ich przetwarzania jest Państwa zgoda wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu oraz następujące przepisy prawa: a) ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz.2019 z późn. zm.), b) rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków
dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U 2020 r. poz. 2415), c) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tj. Dz.U. 2018 r. poz. 217 ze zm.).4) Okres przechowywania danych Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przetwarzane będą przez okres 5 lat: od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.5) Przekazywanie danych osobowych a) Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane
będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne. b) Ograniczenie dostępu do Państwa danych o których mowa wyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 8 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U 2018 r. poz. 1986.6) Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy w związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza EOG z zastrzeżeniem, o którym mowa w punkcie 5 ppkt 2).7) Przysługujące Państwu uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych. W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przysługują Państwu następujące uprawnienia: a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych; c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego praw, e) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.8) Obowiązek podania danych Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZPI-3700-6/21

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sprzątania w obiekcie Teatru Wybrzeże w Sopocie wraz z przyległym do tego obiektu terenem zewnętrznym.
Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku 8 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 90910000-9 - Usługi sprzątania

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak

4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: 1.Zakres usług sprzątania:
1.1.Codziennie od poniedziałku do niedzieli wykonywać następujące czynności: odkurzać wykładziny oraz myć listwy podłogowe, wycieraczki i maty wejściowe; myć powierzchnie twarde; opróżniać i myć kosze na śmieci, popielniczki, każdorazowo wymieniając worki na śmieci; odkurzać urządzenia biurowe, telefony, lampy, krzesła; odkurzać parapety wewnętrzne, parapety i balustrady w loggiach; wycierać lustra, okucia drzwiowe i okienne, baterie łazienkowe, drzwi wejściowe, poręcze i okucia drzwiowe; sprzątać ciągi komunikacyjne; sprzątać scenę oraz scenografię wg wskazań Zamawiającego zgodnie z tygodniowym rozkładem zajęć, prób i przedstawień. Wykonawca realizując to zadanie zobowiązany jest zapewnić odpowiednią liczbę osób sprzątających przy czyszczeniu scenografii (np. szybka zmiana w spektaklu) oraz odpowiednich środków i urządzeń np. do czyszczenia lub prania ekranów, folii, podłóg baletowych, basenów, tapicerki, wykładzin dywanowych, itd.); odkurzać i myć widownię oraz krzesła w sali teatralnej wg wskazań Zamawiającego zgodnie z tygodniowym rozkładem zajęć, prób i przedstawień; sprzątać i dezynfekować pomieszczenia i urządzenia sanitarne skutecznymi środkami; każdego dnia do godz 8:00 zamiatać teren zewnętrzny, usuwać śmieci, niedopałki, butelki, szkło, a w okresie zimowym zapewniać bezpieczeństwo przechodniów i widzów poprzez sukcesywne odśnieżanie, posypywanie piaskiem i środkiem rozpuszczającym śnieg i lód (zakup i dostarczenie piasku i środków rozpuszczających w odpowiednich pojemnikach leży w gestii Wykonawcy); zapewnić bieżące i skuteczne usuwanie chwastów (mech, trawa, itp.) rosnących na terenie zewnętrznym i w gazonach - 8 sztuk, czyścić gabloty i stojaki reklamowe oraz wejście do niego od ul Boh. Monte Cassino, czyścić lodówki, kuchenki mikrofalowe, płyty grzewcze, myć i polerować naczynia, naczynia szklane, sztućce, zmieniać bieliznę pościelową oraz ręczniki zgodnie z zapotrzebowaniem,
1.2.Stosownie do potrzeb (nie rzadziej niż 3 razy w tygodniu): odkurzać tapicerkę meblową, udrażniać środkami chemicznymi kanalizację w łazienkach, sprzątać pomieszczenia piwniczne, sprzątać pomieszczenia na składowanie śmieci.
1.3.Czynności okresowe: myć okna i świetliki obustronnie, wykonać mechaniczne czyszczenie krzeseł na widowni, foteli, krzeseł i mebli w pozostałych pomieszczeniach, wycierać lampy, kinkiety, plafony, żyrandole, gaśnice, kratki wentylacyjne, anemostaty, rury wentylacyjne, rolety, żaluzje, rury i kratki wentylacyjne na sali teatralnej oraz pomost techniczny, odkurzać i myć trudno dostępne części mebli, parapetów, kaloryferów oraz zakamarków, zapewnić konserwację mebli biurowych, myć powierzchnie szklane, aluminiowe, okratowanie przy elewacji, myć elewację, czyszczenie i konserwację podłóg, utrzymywać czystość ekranów LED, prać wycieraczki, wyjmować i czyścić wnęki na wycieraczki, uprzątnięcie pomieszczeń każdorazowo po przeprowadzeniu prac remontowych, myć elewację obiektu od ul. Bohaterów Monte Cassino, prać wykładziny oraz wycieraczki, maty wejściowe, dywany wewnątrz i na zewnątrz, myć i dezynfekować pojemniki na śmieci,
2.Warunki, na jakich zostaną udzielone: udzielenie zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych robót nastąpi w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego; zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług sprzątania powierzone będzie wykonawcy, któremu zamawiający udzieli pierwotnego zamówienia; zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług udzielone zostanie w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 213 -217 oraz art. 304-306 ustawy Pzp; przed udzieleniem zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług zamawiający przekaże wykonawcy zaproszenie do negocjacji oraz wzór umowy, określający warunki realizacji zamówienia, w tym: dokładny przedmiot lub zakres, termin realizacji zamówienia, obowiązki zamawiającego i wykonawcy, wysokość wynagrodzenia oraz sposób rozliczenia, kary umowne i inne.
Szczegółowe informacje znajdują się w Rozdziale XXV SWZ.

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Do wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria, przypisując im odpowiednią wagę punktową:
1) Cena całkowita oferty brutto[K1]: 60 pkt
K_1=C_n/C_b ×60="…" [pkt], gdzie
K1 – kryterium cena,
Cn – najniższa cena całkowita brutto,
Cb – cena oferty badanej.
2) Częstotliwość prania wykładzin [K2]: 20 pkt. Punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym opisem:
a) za zaoferowanie czynności prania wykładzin 2 razy do roku (minimalna wymagana częstotliwość): 0 pkt,
b) za zaoferowanie czynności prania wykładzin 3 razy do roku : 10 pkt,
c) za zaoferowanie czynności prania wykładzin 4 razy do roku : 20 pkt.
Jeżeli wykonawca wskaże w ofercie częstotliwość prania wykładzin mniejszą niż 2 razy do roku, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp
3) Częstotliwość mycia powierzchni szklanych [K2]: 20 pkt. Punkty zostaną przyznane zgodnie z poniższym opisem:
a) za zaoferowanie czynności mycia powierzchni szklanych (mycie obustronne) 2 razy do roku (minimalna wymagana częstotliwość): 0 pkt,
b) za zaoferowanie czynności mycia powierzchni szklanych (mycie obustronne) 3 razy do roku: 10 pkt.
c) za zaoferowanie czynności mycia powierzchni szklanych (mycie obustronne) 4 razy do roku: 20 pkt.
Jeżeli wykonawca wskaże w ofercie częstotliwość mycia okien mniejszą niż 2 razy do roku, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższym wynikiem wyliczonym zgodnie z formułą: