Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Szkolenie „Identyfikowanie, modelowanie i zarządzania procesami w administracji samorządowej.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Miasto Jasło

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 370440301

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Rynek 12

1.5.2.) Miejscowość: Jasło

1.5.3.) Kod pocztowy: 38-200

1.5.4.) Województwo: podkarpackie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL821 - Krośnieński

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: wzp@um.jaslo.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://um.jaslo.pl/pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Szkolenie „Identyfikowanie, modelowanie i zarządzania procesami w administracji samorządowej.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-fc0c9284-e1fa-11ee-9fce-3adbe5eb3a3d

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00245468

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-03-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00091172/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.16 Szkolenie dotyczące identyfikowania, modelowania i zarządzania procesami w administracji samorządowej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu oferty, wymianie informacji oraz przekazywaniem dokumentów lub oświadczeń przez Wykonawcę, jest ich prawidłowe złożenie na Platformie dostępnej pod adresem https://um-jaslo.logintrade.net/rejestracja/rejestracja.html w wierszu oznaczonym tytułem oraz znakiem sprawy zgodnym z niniejszym postępowaniem. Korzystanie z Platformy Przetargowej przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Do połączenia używany jest szyfrowany protokół HTTPS. Szyfrowanie danych odbywa się przy pomocy protokołu SSL. Certyfikat SSL zapewnia poufność transmisji danych przesyłanych przez Internet. Wykonawca posiadający konto na Platformie Przetargowej Miasta Jasła: ma dostęp do możliwości złożenia, zmiany, wycofania oferty, a także funkcjonalności pozwalających na zadawanie pytań do treści SWZ oraz komunikację z Zamawiającym w pozostałych obszarach.
4. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami: Sławomir Maćkoś.
5. Wymagania techniczne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, elektronicznych kopii dokumentów i oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy użyciu Platformy Przetargowej Miasta Jasła
Dopuszczalne przeglądarki internetowe:
• Internet Explorer 8, Internet Explorer 9, Internet Explorer 10, Internet Explorer 11,
• Google Chrome 31
• Mozilla Firefox 26
• Opera 18
Pozostałe wymagania techniczne:
• dostęp do sieci Internet
• zainstalowana wtyczka flash - flash player - dotyczy kupca
• obsługa przez przeglądarkę protokołu XMLHttpRequest – Ajar
• włączona obsługa JavaScript
• zalecana szybkość łącza internetowego powyżej 500 KB/s
• zainstalowany Acrobat Reader
• zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java - Java SE Runtime Environment 6 Update 24 lub nowszy
W przypadku aukcji z podpisem elektronicznym dopuszczalne są przeglądarki internetowe:
• dla Windows Vista: Internet Explorer 8, Internet Explorer 9
• dla Windows 7: Internet Explorer 9, Internet Explorer 11
• dla Windows 8: Internet Explorer 11
• dla Windows 10: Internet Explorer 11
Wspierane są rozwiązania dostarczane przez firmy:
• Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A.
• Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A.
• Powszechne Centrum Certyfikacji Certum firmy Asseco Data Systems S.A.
• Kwalifikowane Centrum certyfikacji Kluczy CenCert firmy Enigma SOI.
Dopuszczalne formaty przesyłanych danych:
image/bmp, image/x-windows-bmp, application/msword, application/drafting, image/gif, application/x-compressed, application/x-gzip, multipart/x-gzip, image/jpeg, image/pjpeg, application/x-latex, application/pdf, image/pict, image/png, application/mspowerpoint, application/postscript, application/rtf, application/x-rtf, text/richtext, image/tiff, image/x-tiff, application/mswrite, application/excel, application/x-excel, application/vnd.ms-excel, application/x-msexcel, application/vnd.ms-excel, text/xml, application/x-zip-compressed, application/zip, application/vnd.ms-office, image/x-ms-bmp, video/x-msvideo, audio/x-ms-wma, application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet, application/acad, application/x-acad, application/autocad_dwg, image/x-dwg, application/dwg, application/x-dwg, application/x-autocad, image/vnd.dwg, drawing/dwg

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: FE.042.19.1.2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi szkoleniowej polegającej na zorganizowaniu i przeprowadzeniu szkolenia wyjazdowego dla 65 osób / kadry zarządzającej Urzędu Miasta w Jaśle (Zamawiającego) oraz jednostek organizacyjnych i spółek Miasta Jasła w temacie: „Identyfikowanie, modelowanie i zarządzanie procesami w administracji samorządowej”.
Szkolenie zostanie zorganizowane i przeprowadzone w miejscu wskazanym przez Wykonawcę
w terminie uzgodnionym z Zamawiającym w okresie od dnia 8 kwietnia 2024 r. do dnia 29 kwietnia 2024 r.
Etapy szkolenia:
I ETAP: wyjazd dwudniowy
II ETAP: wyjazd jednodniowy
II. Usługa będąca przedmiotem zamówienia obejmuje:
a) Przygotowanie szczegółowego programu szkolenia (części teoretycznej i praktycznej)
i materiałów szkoleniowych (w szczególności prezentacji) oraz scenariusza do warsztatu dotyczącego modelowania procesu inwestycyjnego miejskiej inwestycji kubaturowej, przeznaczonej do realizacji usług publicznych, potencjalnie oddziałującej na środowisko i innych materiałów niezbędnych do przeprowadzenia usługi.
b) Proces inwestycyjny powinien być modelowany w kontekście i uwzględniać cykl życia projektu inwestycyjnego.
c) Przeprowadzenie trzydniowego szkolenia (24 godzin zegarowych), obejmującego część teoretyczną (szkoleniową) i praktyczną (warsztatową) w dwóch etapach: 1 etap – 2 dni (16 godzin zegarowych); 2 etap – 1 dzień (8 godzin zegarowych). Szkolenie będzie przeprowadzone w dni robocze (od poniedziałku do piątku).
d) Opracowania podsumowania części praktycznej szkolenia i rekomendacji dla organizacji dotyczącej optymalizacji procesu wskazanego w lit. a
e) Zapewnienie transportu uczestników na miejsce szkolenia,
f) Zapewnienie sal, urządzeń i wyposażenia szkoleniowego,
g) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników szkoleń,
h) Delegowania do realizacji szkolenia wykładowców legitymujących się odpowiednią wiedzą
i doświadczeniem w liczbie dostosowanej do liczebności grupy szkoleniowej, nie mniejszej jednak niż 3 trenerów,
i) Delegowanie do obsługi organizacyjnej szkolenia managera ds. szkoleń zatrudnionego na umowę o pracę zgodnie z wymogami prawnymi określonymi w treści SWZ.

III. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia.
Szkolenie obejmie 3 dni szkoleniowe, tj. 24 godziny zegarowe (po 8 godzin zegarowych każdego dnia szkolenia). Szkolenie będzie składać się z części teoretycznej (4 godziny zegarowe)
i praktycznej (20 godzin zegarowych).
Szkolenie będzie odbywać się w dwóch etapach: Etap 1 – 16 godzin zegarowych obejmujących część teoretyczną (4 godziny zegarowe – wprowadzenie do warsztatów na podstawie przygotowanej przez Wykonawcę prezentacji) i praktyczną (12 godzin zegarowych - warsztat z modelowania procesu na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę scenariusza).
Etap II – 8 godzin zegarowych szkolenia obejmujących część praktyczną (8 godzin zegarowych - podsumowanie warsztatów praktycznych i rekomendacje). Etap 2 szkolenia rozpocznie się w terminie uzgodnionym z Zamawiającym jednak nie później niż 29 kwietnia 2024 r.
Część teoretyczna szkolenia będzie każdorazowo adresowana do całej grupy – wszystkich uczestników szkolenia.

Szczegółowy program części teoretycznej szkolenia będzie zawierał harmonogram godzinowy części teoretycznej szkolenia i obejmował niżej wskazane zagadnienia:
- Wprowadzenie do zarządzania procesami
- Podejście procesowe do zarządzania administracją publiczną
- Identyfikacja i modelowanie procesów w administracji publicznej
- Operacyjne zarządzanie procesami w administracji publicznej
- Optymalizacja procesów w administracji publicznej
- Mapowanie procesów w administracji publicznej

Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt programu szkolenia na co najmniej 5 dni przed planowaną datą rozpoczęcia 1 części szkolenia. Zamawiający ma prawo do wniesienia uwag do przedstawionego programu w terminie 2 dni roboczych od daty jego otrzymania. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia uwag Zamawiającego.

Część praktyczna szkolenia obejmie warsztaty oraz podsumowanie warsztatów i rekomendacje. Część praktyczna szkolenia będzie kierowana: W przypadku warsztatów - do 3 równolegle pracujących grup uczestników szkolenia (liczebność grupy ok. 20 osób) a w przypadku podsumowania i rekomendacji – do całej grupy (wszystkich uczestników szkolenia).

Podsumowanie będzie zawierało ogólne i zwięzłe przedstawienie wyników prac grup warsztatowych. Rekomendacje będą zawierały propozycję Wykonawcy dotyczącą tworzenia i/lub optymalizacji procesów i procedur Miasta Jasła w zakresie realizacji inwestycji. Podsumowanie i rekomendacje będą przygotowane przez Wykonawcę w oparciu o ustalenia i rozwiązania wypracowane podczas warsztatu.
Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu podsumowanie i rekomendacje warsztatu nie później niż 3 dni po zakończeniu 1 etapu szkolenia.
Zamawiający ma prawo do wniesienia uwag lub zastrzeżeń do przedstawionych podsumowań
i rekomendacji w terminie 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia uwag lub zastrzeżeń Zamawiającego.
III Założenia dotyczące zakresu realizacji usługi szkoleniowej:
1. Liczba uczestników szkolenia: max. 65 osób (kadra zarządzająca Urzędu Miasta Jasła, jednostki organizacyjne oraz spółki miejskie), trzy grupy szkoleniowe.
2. Czas trwania szkolenia:
Etap I - 2 dni szkolenia (część teoretyczna + praktyczna) w dwa następujące po sobie kolejno dni robocze (od poniedziałku do piątku), łącznie 16 godz. zegarowych.
3. Etap II – 1 dzień szkolenia (część praktyczna), łącznie 8 godz. zegarowych.
4. Miejsce szkolenia (lokalizacja i standard): poza Jasłem, tj. od 50 km do 150 km od granic administracyjnych miasta Jasła, hotel lub centrum konferencyjno-szkoleniowe o standardzie odpowiadającym co najmniej 4 gwiazdkom, posiadające salę szkoleniową i restaurację.
5. Dokładny termin realizacji szkolenia zostanie ustalony przez Strony przed zawarciem umowy.
III. Wykonawca będzie zobowiązany do:
Wyznaczenia do realizacji zamówienia, tj. przeprowadzenia szkolenia, wykładowców (trenerów) gwarantujących przeprowadzenie szkolenia na wysokim poziomie merytorycznym, którzy przeprowadzili co najmniej jedno szkolenie z zakresu zarządzania procesowego.
1. Opracowania harmonogramu szkolenia.
Szczegółowy program części praktycznej szkolenia będzie zawierał harmonogram godzinowy szkolenia.
2. Opracowania scenariusza szkolenia.
Warsztaty będą przeprowadzone na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę
i zaakceptowanego przez Zamawiającego scenariusza. Scenariusz będzie dotyczył modelowania procesu inwestycyjnego miejskiej inwestycji kubaturowej, przeznaczonej do realizacji usług publicznych, potencjalnie oddziaływującej na środowisko. Scenariusz będzie uwzględniał obowiązujące w Mieście Jaśle procesy i procedury w zakresie realizacji inwestycji oraz odnosił się do struktury organizacyjnej Miasta Jasła. Scenariusz będzie uwzględniał obowiązujące przepisy prawa polskiego regulujące proces inwestycyjny, w tym ustawę Prawo budowlane i przepisy dotyczące ochrony środowiska przy realizacji projektów inwestycyjnych. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu projekt scenariusza warsztatu na co najmniej 5 dni przed rozpoczęcia 1 części szkolenia. Zamawiający ma prawo do wniesienia uwag do przedstawionego scenariusza warsztatu w terminie 2 dni roboczych od daty otrzymania programu szkolenia. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia uwag Zamawiającego.

Wykonawca przed zawarciem umowy przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej
3 propozycje miejsca szkolenia (lokalizacje hotelu lub centrum konferencyjno - hotelowego).

3. Usługa wsparcia koordynatora ds. szkoleń:
Wykonawca zapewni obsługę organizacyjną szkolenia poprzez obecność koordynatora ds. szkoleń od momentu wyjazdu spod siedziby Zamawiającego. Do zadań koordynatora należeć będzie:
- Sprawdzenie obecności uczestników szkolenia,
- Udzielanie informacji organizacyjnych w miejscu szkolenia,
- Zapewnienie wsparcia podczas realizacji warsztatów – informowanie uczestników o miejscu szkolenia, rozwiązywanie bieżących problemów uczestników szkolenia,
- Koordynacja wszystkich aspektów szkolenia,
Osobista obecność w miejscu szkolenia podczas dni szkoleniowych, włącznie
z powrotem do siedziby Zamawiającego.
IV. Pozostałe założenia dotyczące przeprowadzenia szkolenia:

1. Materiały szkoleniowe:
- Zapewnienie dostępu do wszystkich materiałów w wersji elektronicznej z możliwością wydruku najpóźniej 1 dzień przed rozpoczęciem szkolenia,
- Przekazanie jednego egzemplarza materiałów szkoleniowych w wersji papierowej w trakcie trwania szkolenia,
- Zapewnienie materiałów szkoleniowych niezbędnych do przeprowadzenia warsztatów,
- Sporządzenie i prowadzenie listy obecności osób skierowanych na szkolenie,
- Przygotowanie i dostarczenie Zamawiającemu zaświadczeń o ukończeniu szkolenia dla wszystkich jego uczestników. Zaświadczenia muszą być sporządzone w formie pisemnej,
tj. podpisane podpisem własnoręcznym Wykonawcy lub trenera.

4.2.6.) Główny kod CPV: 80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2024-04-08 do 2024-04-29

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60,00

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie wykładowcy

4.3.6.) Waga: 15

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Oferowany czas wsparcia po szkoleniu

4.3.6.) Waga: 25

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-03-22 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Platforma przetargowa

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-03-22 10:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-04-19