Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi przeprowadzenia szkoleń dla kadry naukowo-dydaktycznej oraz administracyjnej ‘różnice kulturowe w kontaktach interpersonalnych z cudzoziemcami' oraz ‘obsługa studenta zagranicznego’

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001844

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Wojska Polskiego 28

1.5.2.) Miejscowość: Poznań

1.5.3.) Kod pocztowy: 60-637

1.5.4.) Województwo: wielkopolskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL415 - Miasto Poznań

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: magdalena.wegrzynowicz@up.poznan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.up.poznan.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi przeprowadzenia szkoleń dla kadry naukowo-dydaktycznej oraz administracyjnej ‘różnice kulturowe w kontaktach interpersonalnych z cudzoziemcami' oraz ‘obsługa studenta zagranicznego’

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b124a19e-cf3b-11eb-911f-9ad5f74c2a25

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00088937

2.6.) Wersja ogłoszenia: 02

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-06-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00005079/04/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.16 Szkolenia dla kadry administracyjnej

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamawiający realizuje projekt w ramach programu WELCOME TO POLAND pt. „Wsparcie szkoleniowe i organizacyjne w procesie przyjmowania cudzoziemców na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu” o akronimie FIND YOUR PULSe.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://up-poznan.logintrade.net/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Wymagania techniczne urządzeń informatycznych, niezbędnych do prawidłowego korzystania z Platformy Przetargowej opisane są na stronie https://up-poznan.logintrade.net/reg,info,wymaganiatechniczne.html
Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formu-larzy do: złożenia i wycofania oferty oraz do komunikacji wynosi 150 MB
Kodowanie i oznaczenie czasu przekazania danych: Czas zapisywany jest w forma-cie YYYY-MM-DD HH:MM:SS. Czas przekazania danych jest to czas, w którym zostanie potwierdzone złożenie oferty, dokumentu przez wykonawcę. W przypadku wybrania opcji złożenia oferty bez logowania, potwierdzenie odbywa się poprzez kliknięcie w link ”Potwierdzam” dostępny w wiadomości mailowej, wysłanej automatycznie po złożeniu oferty, dokumentu będąc niezalogowanym na Platformie Przetargowej. Wiadomość otrzymuje wykonawca na adres e-mail wskazany w formularzu po kliknię-ciu w ikonę „Złóż ofertę”. W przypadku wykonawcy zalogowanego na Platformie Przetargowej, czas przekazania danych jest to czas wysłania dokumentu, oferty przez Platformę Przetargową.
Ofertę, w tym wszelkie dokumenty i oświadczenia sporządza się, pod rygorem nieważności:
a) w formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub
b) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub
c) w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem osobistym przez osoby upoważnione do składania w imieniu wykonawcy oświadczeń woli.
Dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, są sporządzane w formatach danych określonych w przepisach wyda-nych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalno-ści podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Zamawiający rekomenduje wyko-rzystanie formatu danych przesyłanych plików: pdf.
W celu ewentualnych kompresji danych, zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:
a) .zip
b) .7Z
W przypadku składania oferty w formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym), ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz ła-twiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwer-towanie plików składających się na ofertę na format PDF i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAdES.
Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XA-dES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z do-kumentem podpisywanym.
Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych, cyfrowych odwzorowań doku-mentów oraz informacji musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporzą-dzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporzą-dzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elek-tronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U z 2020 r. poz. 2452).
W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w for-macie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpi-sem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufa-nym lub podpisem osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:
a) administratorem danych osobowych przekazywanych przez wykonawców jest Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28 60-637 Poznań
b) inspektorem ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Przyrodniczym w Pozna-niu jest Pan Tomasz Napierała tomasz.napierala@up.poznan.pl tel. 61 848-7799
uzyskane dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na : Świadczenie usługi przeprowadzenia szkoleń dla kadry naukowo-dydaktycznej oraz administracyjnej ‘różnice kulturowe w kontaktach interpersonalnych z cudzoziemcami' oraz dla kadry administracyjnej ‘obsługa studenta zagranicznego’ w ramach projektu pt. „Wsparcie szkoleniowe i organizacyjne w procesie przyjmowania cudzoziemców na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu” (nr postępowania AZ-262-29/2021) prowadzonym w trybie podstawowym, z art. 275 pkt 1 ustawy Pzp.
c) odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zo-stanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 ustawy Pzp
d) dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwa-nia umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowią-zywania umowy;
e) podanie przez wykonawcę danych osobowych jest dobrowolne, lecz równocześnie jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje nie-podania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
f) w odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zau-tomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
g) wykonawcy oraz osoby, których dane osobowe zostały podane w związku z po-stępowaniem posiadają:
 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych
 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych **;
 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących naru-sza przepisy RODO;
 nie przysługuje Wykonawcom oraz osobom, których dane osobowe zostały podane w związku z postępowaniem:
 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RO-DO;
 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych oso-bowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
______________________
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: AZ-262-29/2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi przeprowadzenia cyklu szkoleń dla kadry naukowo-dydaktycznej oraz administracyjnej Uniwersytetu Przyrodniczego
w Poznaniu zgodnie z zakresem merytorycznym projektu pt. „Wsparcie szkoleniowe
i organizacyjne w procesie przyjmowania cudzoziemców na Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu”.
W przeważającej części szkolenie zostanie zrealizowane w formie zajęć aktywnych (ćwiczenia, praca w grupach, analiza przypadku oraz praktyczne wykonywanie zadań).
Każde szkolenie musi zawierać takie elementy jak: integracja grupy, poznanie potrzeb i oczekiwań uczestników/czek, podsumowanie szkolenia, informacja zwrotna. Trener
w trakcie szkolenia ma stosować techniki wpływające na efektywność pracy grupowej oraz motywujące uczestników/czki do wdrażania zmian w zakresie wykonywanych czynności służbowych, jeśli w wyniku nabycia wiedzy na danym szkoleniu, okazałoby się to wskazane.
3.2 Zakres świadczonych usług:
a) Szkolenia dla pracowników administracyjnych:

Nazwa szkolenia Obsługa studenta zagranicznego
Liczba godzin [45’] na edycję 16
Liczba edycji 2
Średnia liczba osób/edycję 20
Przewidywana liczba osób 40
Formuła Stacjonarna*
Łączna liczba godzin 32
*Co do zasady szkolenia są realizowane stacjonarnie, w uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zlecić realizację szkolenia w formie zdalnej.
Minimalny zakres tematyczny szkolenia:
• Zagadnienia wprowadzające – podstawy prawne z uwzględnieniem najnowszych zmian
w szkolnictwie wyższym,
• Zasady rekrutacji studentów zagranicznych na uczelnie wyższe w Polsce,
• Dokumenty związane z przyjęciem na studia studenta zagranicznego,
• Prawa i obowiązki studentów zagranicznych w toku studiów i po ich zakończeniu,
• Prawa i obowiązki studentów związane z pobytem na terytorium RP oraz odbywaniem praktyk,
• Płatności za studia przez cudzoziemców – ustalanie i pobieranie opłat, zwolnienia, zwroty,
• Pomoc materialna dla studentów zagranicznych – zasady przyznawania,
• Obowiązki sprawozdawcze dotyczące studentów zagranicznych.

b) Szkolenia dla kadry naukowo-dydaktycznej i administracyjnej
Nazwa szkolenia Różnice kulturowe w kontaktach interpersonalnych z cudzoziemcami
Liczba godzin [45’] na edycję 8
Liczba edycji 10
Średnia liczba osób/edycję 15
Przewidywana liczba osób 150
Formuła Stacjonarna*
Łączna liczba godzin 80
*Co do zasady szkolenia są realizowane stacjonarnie, w uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zlecić realizację szkolenia w formie zdalnej.
Minimalny zakres tematyczny szkolenia:
• Zagadnienia wprowadzające,
• Budowanie świadomości różnic kulturowych,
• Różnice kulturowe w komunikacji,
• Międzykulturowa komunikacja werbalna i niewerbalna,
• Stereotypy i ich wpływ na komunikację z cudzoziemcami,
• Jak porozumieć się z przedstawicielami różnych kultur,
• Porozumiewanie się i negocjowanie w sytuacjach konfliktów międzykulturowych,
• Dobre praktyki i wskazówki.

4.2.6.) Główny kod CPV: 80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak

4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-02-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie trenera

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz przeprowadzonych szkoleń - wg załącznika nr 3 do SWZ w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postępowaniu, który został wskazany w pkt 15.1.4. lit. „a” SWZ wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie usług.
Wykaz osób skierowanych do realizacji zamówienia– wg załącznika nr 2 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-07-07 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://up-poznan.logintrade.net/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-07-07 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-08-05

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE