Świadczenie usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 przez okres 24 miesięcy wdrożonego u Zamawiającego lub dostarczenie rozwiązania równoważnego.

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 przez okres 24 miesięcy wdrożonego u Zamawiającego lub dostarczenie rozwiązania równoważnego.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Pomorskie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 191674836

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Okopowa 21/27

1.5.2.) Miejscowość: Gdańsk

1.5.3.) Kod pocztowy: 80-810

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@pomorskie.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.bip.pomorskie.eu/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 przez okres 24 miesięcy wdrożonego u Zamawiającego lub dostarczenie rozwiązania równoważnego.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-eb58b95c-f154-11ec-9a86-f6f4c648a056

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00217826

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-06-22

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00003589/10/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.8 dostawa systemu lub świadczenie usług wsparcia technicznego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/pomorskie

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pomorskie

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie prowadzone jest w j.polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej.
2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje,
przekazywane winny być za pośrednictwem Platformy zakupowej za pomocą formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.
4. Zamawiający dopuszcza, awaryjnie, komunikację za pośrednictwem poczty elektronicznej. Adres poczty elektr. osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcami: zamowienia@pomorskie.eu.
5. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje elektronicznie za pośrednictwem Platformy zakupowej. Informacje, zawiadomienia, zmiany, odpowiedzi - zamawiający będzie zamieszczał na Platformie zakupowej. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana elektronicznie za pośrednictwem Platformy zakupowej do konkretnego wykonawcy na adres mailowy wskazany w ofercie.
6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości przesłanych przez zamawiającego, bezpośrednio na Platformie zakupowej oraz na poczcie elektr. – adresie wskazanym w ofercie, przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
7. Niezbędne wymagania techniczne umożliwiające pracę na Platformie zakup., tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 256 kb/s,
2) przeglądarka internetowa EDGE, Chrome lub FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript,
akceptująca pliki typu „cookies”.
3) Ponadto Zamawiający informuje, że występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty lub wniosku do ilości 10 plików lub spakowanych folderów (pliki można spakować programem do archiwizacji np. 7-Zip) przy maksymalnej wielkości 150 MB.
8.Wykonawca, przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
1)akceptuje warunki korzystania z Platformy zakupowej określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej Platformy
pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,
2)zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod adresem https://platformazakupowa.pl/strona/45-
instrukcje
9.Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy zakupowej w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art.221 ustawy
Pzp.
10.Instrukcje korzystania z Platformy zakupowej, dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w postępowaniu przy użyciu Platformy zakupowej znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. Pozostałe informacje zawarte na Platformie, a nie dotyczące technicznego z niej korzystania, nie są wiążące dla Wykonawców.
11.W zakresie kwestii nieuregulowanych niniejszą SWZ obowiązują przepisy ustawy Pzp oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub
konkursie (Dz.U. 2020 poz. 2452).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r., str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zarząd Województwa Pomorskiego z siedzibą przy ul. Okopowej 21/27, 80-810 Gdańsk, tel. 58 326 87 58 adres e-mail: zamowienia@pomorskie.eu
2. W sprawach związanych z Pani/Pana danymi osobowymi proszę kontaktować się 3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania i udzieleniu zamówienia, prowadzenia dokumentacji księgowo-podatkowej, archiwizacji danych, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
4. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
1) ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
2) ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;
3) ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
4) art. 6 pkt.1 lit. c RODO
– przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
5. Odbiorca lub kategorie odbiorców: podmioty upoważnione na podstawie zawartych umów powierzenia oraz uprawnione na mocy obowiązujących przepisów prawa, w szczególności osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania na podstawie art. 18 oraz art. 74–76 ustawy Pzp. Zasada jawności ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (szczególna kategoria danych).
6. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania oraz przez okres wynikający z przepisów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w szczególności zgodnie z art.78 ust.1 i 4 uPzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zam., a jeżeli okres obowiązywania umowy w sprawie zam. publ. przekracza 4 lata – przez cały okres
obowiązywania umowy.

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Posiada Pani/Pan prawo:
1) żądania dostępu do danych; w przypadku gdy wykonanie tego obowiązku, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może, zgodnie z art. 75 ustawy Pzp, żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;
2) żądania sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych; zgodnie z art. 76 ustawy Pzp wykonanie tego obowiązku nie może
naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
3) usunięcia danych w przypadku, gdy dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane, lub w inny sposób przetwarzane;
4) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych; zgodnie z art. 74 ust. 3 PZP wykonanie tego obowiązku nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenie postępowania o udzielenie zamówienia.
8. Przysługuje Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-913 Warszawa.
Pani/Pana dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym również profilowaniu.
Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.
Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach PZP, związanych z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z PZP.
Jednocześnie Zamawiający przypomina o ciążącym na Pani/Panu obowiązku informacyjnym wynikającym z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazane zostaną Zamawiającemu w związku z prowadzonym postępowaniem i które Zamawiający pośrednio pozyska od wykonawcy biorącego udział w postępowaniu, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: DAZ-Z.272.40.2022

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 przez okres 24 miesięcy, tj. okres 01.01.2023r. – 31.12.2024r. wdrożonego u Zamawiającego (zgodnie z zapisami we wzorze Umowy zał. 2a do SWZ) lub dostarczenie rozwiązania równoważnego (zgodnie z zapisami we wzorze Umowy zał. 2b do SWZ) tj. dostawa i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów (wraz z świadczeniem usług asysty powdrożeniowej do 31.06.2023r.) wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, szkoleniami oraz świadczenie usług wsparcia technicznego tego systemu przez okres 24 miesięcy, tj. okres 01.01.2023r. – 31.12.2024r.
2. Wdrożenie nowego systemu musi zostać poprzedzone wykonaniem analizy przedwykonawczej. Wdrożenie systemu nastąpi po zaakceptowaniu przez Zamawiającego Analizy przedwdrożeniowej oraz będzie przebiegać zgodnie z harmonogramem prac dostarczonym razem z analizą.
3. Wdrożenie nowego systemu wraz z migracją danych oraz szkoleniami administratorów i użytkowników systemu powinno zostać wykonane maksymalnie do 15.12.2022r.
4. Zamawiający uzna System Obiegu dokumentów na równoważny jeśli będzie posiadać funkcjonalności opisane w pkt. 5) zał. nr 1 do SWZ tj. Opisu Potrzeb Zamawiającego.
5. Wykonawca w formularzu ofertowym określi oferowany sposób realizacji przedmiotu zamówienia.
6. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) został określony w załączniku nr 1 do SWZ. Szczegółowe uregulowania dotyczące sposobu wykonania zamówienia zostały wskazane we wzorach Umowy, które stanowią załączniki nr 2a i 2b do SWZ. Przy czym w zależności od zaoferowanego przez Wykonawcę w formularzu ofertowym sposobu realizacji przedmiotu zamówienia obowiązujący będzie:
a. wzór umowy stanowiący załącznik nr 2a do SWZ w przypadku zaoferowania świadczenia usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 przez okres 24 miesięcy wdrożonego u Zamawiającego, tj. od 01.01.2023r. do 31.12.2024r.
b. wzór umowy stanowiący załącznik nr 2b do SWZ w przypadku zaoferowania dostarczenia rozwiązania równoważnego tj. dostawa i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów (wraz z świadczeniem usług asysty powdrożeniowej do 31.06.2023r.) wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, szkoleniami oraz świadczeniem usług wsparcia technicznego tego systemu przez okres 01.01.2023r. – 31.12.2024r.
7. W celu wykazania, że zaoferowany przedmiot jest zgodny z opisem przedmiotu zamówienia określonym w SWZ, Zamawiający wezwie wykonawcę, który zaoferuje system równoważny do prezentacji funkcjonalności zaoferowanego systemu w celu potwierdzenia, że oferowany system odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia (zgodnie z zasadami określonymi poniżej w rozdziale IV ust. 4 pkt 1 SWZ). Jeżeli którakolwiek funkcjonalność nie zostanie zademonstrowana (nie zostanie zademonstrowany jeden lub więcej elementów do zrealizowania zgodnie z przedstawionymi scenariuszem lub ujawni braki w danej funkcjonalności), Zamawiający uzna, że treść oferty nie odpowiada treści SWZ i odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.

4.2.6.) Główny kod CPV: 72611000-6 - Usługi w zakresie wsparcia technicznego

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

72263000-6 - Usługi wdrażania oprogramowania

72268000-1 - Usługi dostawy oprogramowania

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:
1 Cena brutto wykonania zamówienia (PC) waga 60%
2 Czas usunięcia problemów krytycznych (PPK) waga 20%
3 Czas usunięcia problemów niekrytycznych (PPNK) waga 20%

P = PC + PPK + PPNK
P – całkowita liczba punktów dla rozpatrywanej oferty
PC – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Cena brutto wykonania zamówienia”
PPK – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Czas usunięcia problemów krytycznych”
PPNK – liczba punktów uzyskanych w kryterium „Czas usunięcia problemów niekrytycznych”

Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów.

Szczegółowy opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert został szczegółowo opisany w rozdziale XX SWZ.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas usunięcia problemów krytycznych

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

inne.

4.3.5.) Nazwa kryterium: Czas usunięcia problemów niekrytycznych

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego.
2. Zamawiający wymaga spełnienia warunku udziału w postępowaniu, w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 4 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje co najmniej dwie usługi w dwóch różnych podmiotach, których przedmiotem było świadczenie asysty technicznej (usługi wsparcia technicznego) do systemów elektronicznego obiegu dokumentów przez minimum dwa (2) kolejne lata w jednym podmiocie, przy czym każdy z systemów w danym podmiocie obejmował grupę minimum 500 użytkowników.
UWAGA:
• Za jedną usługę zamawiający uzna, jeśli Wykonawca świadczył/świadczy usługi wsparcia w jednym podmiocie przez dwa kolejne lata - bez znaczenia, czy usługi były świadczone na podstawie jednej dwuletniej umowy, czy na podstawie rocznych umów),
• W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ww. warunek udziału, musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców.
• Jeżeli Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, powyższy warunek zostanie uznany za spełniony jeżeli spełnia go w całości ten podmiot.
3. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
4. Odnośnie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą oni polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
5. W przypadku posługiwania się przez Wykonawcę cudzym potencjałem (podmiot trzeci), Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Zamawiający nie żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia. Tym samym, zamawiający dokona weryfikacji
wyłącznie na podstawie oświadczenia wstępnego, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 2 pkt 1 SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, tym samym:
1) Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykaz usług wykonanych (wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ), a w przypadku świadczeń powtarzający się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 4 lat licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w niniejszym postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, wskazania liczby użytkowników, oraz załączenie dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są: - referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane; - oświadczenie Wykonawcy, jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego, nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów. W przypadku świadczeń powtarzający się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
2) Jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że uprzednio złożone podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, Zamawiający może w każdym czasie wezwać Wykonawcę lub Wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia.
3) Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu wstępnym dane umożliwiające dostęp do tych środków.
2. Podmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r., składane są zgodnie z przepisami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 70 ustawy Pzp.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Złożona oferta musi być zabezpieczona wadium obejmującym okres związania ofertą o wartości: 12 000,00 złotych (słownie: dwanaście tysięcy złotych 00/100),
2. Wadium winno zostać wniesione przed upływem terminu składania ofert i winno być utrzymane nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
3. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.
4. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach:
1) w pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 299).
5. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego w Gdańsku w banku: PKO Bank Polski S.A. numer rachunku 62 1020 1811 0000 0102 0312 3098 z podaniem tytułu: „Postępowanie przetargowe dotyczące elektronicznego obiegu dokumentów”. Będzie ono przechowywane na rachunku bankowym Zamawiającego. Datą wniesienia wadium jest data uznania rachunku Zamawiającego przy czym należy pamiętać, że wadium jest wniesione należycie w dniu i o godzinie uznania rachunku Zamawiającego, a nie w dniu i o godzinie dokonania przelewu przez wykonawcę. Wadium musi wpłynąć na rachunek Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
6. W przypadku wnoszenia wadium w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 4 pkt 2-4, wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
7. Niewniesienie wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą, wniesienie wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymanie wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożenie wniosku o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy.
8. Wadium, o którym mowa w ust. 4 pkt 2-4, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do bezwarunkowej zapłaty Zamawiającemu pełnej kwoty wadium, w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 pkt 1-3 ustawy Pzp.
9. W przypadku składania przez wykonawcę wadium w formie gwarancji lub poręczenia, dokument ten powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującym prawem i winien zawierać następujące elementy:
5) nazwę wykonawcy, beneficjenta gwarancji (Zamawiający), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib,
6) określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją lub poręczeniem
7) kwotę zobowiązania,
8) termin ważności gwarancji lub poręczenia,
9) zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego gdy wykonawca:
a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie lub
b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub
c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy, którego oferta została wybrana lub
d) wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. W przypadku wspólnego ubiegania się wykonawców o udzielenie zamówienia zamawiający zbada, czy nie zachodzą podstawy wykluczenia wobec każdego z tych wykonawców.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek określony w Rozdziale VIII ust.2 pkt 1 SWZ , musi spełniać w całości przynajmniej jeden z Wykonawców,
3. Odnośnie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą oni polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (wzór stanowi załącznik nr 4 do SWZ):
a) Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII ust. 2 SWZ oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VIII ust. 2 SWZ.
b) Oświadczenie składają odrębnie:
każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna).
W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;
5. W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych wykonawców albo do reprezentowania w postępowaniu i
zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego należy załączyć do oferty.
6. Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (wzór stanowi załącznik nr 6 do SWZ)
a) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
b) W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani
dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
7. W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia do oferty należy załączyć pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
8. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców oraz pełnomocnictwa dla osób podpisujących umowę,

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania wszelkich nieistotnych zmian umowy.
2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania istotnych zmian umowy w przypadkach opisanych poniżej:.
a) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowej wersji Oprogramowania, Zamawiający dopuszcza zmianę wersji Oprogramowania pod warunkiem, że będzie spełniać wymagania określone w SWZ,
b) w przypadku zakończenia wytwarzania Oprogramowania objętego Umową, Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na dostarczeniu produktu zastępczego o parametrach spełniających wymagania określone w SWZ,
c) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa,
d) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego oprogramowania Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SWZ dla produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub wykonawcę w związku z ujawnieniem wad,
e) w przypadku przedłużania się procedury wyboru wykonawcy zamawiający przewiduje możliwość zmiany terminu realizacji niniejszej umowy i poszczególnych obowiązków.
3. W przypadku złożenia wniosku o dokonanie zmiany Wykonawca wraz z wnioskiem musi przedłożyć założenia projektowe dotyczące dokonania wnioskowanej zmiany.
4. Założenia projektowe dotyczące dokonania zmiany powinny prezentować wszelkie aspekty zmiany w odniesieniu do zakresu oraz trybu i warunków zmiany Umowy, zmiany dotyczące Oprogramowania, zakres współdziałania oraz inne czynniki, które mogą być istotne dla Zamawiającego przy podejmowaniu decyzji o wprowadzeniu zmiany. Założenia projektowe dotyczące danej zmiany powinny obejmować także wskazanie podstawy prawnej jej wprowadzenia, w tym w szczególności prawne i faktyczne uzasadnienie dopuszczalności zmiany w danym przypadku.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-07-01 11:30

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/pn/pomorskie

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-07-01 12:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-07-30

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Dodatkowa Informacja dotycząca Sekcji 4.2.10.) Ogłoszenia:
Wymagany termin realizacji zamówienia w zależności od zaoferowanego przez Wykonawcę w ofercie sposobu realizacji przedmiotu zamówienia wynosi:
a) w przypadku zaoferowania świadczenia usług wsparcia technicznego elektronicznego obiegu dokumentów Intradok 4 wdrożonego u Zamawiającego wynosi 24 miesiące, tj. obejmuje okres 01.01.2023 r. – 31.12.2024 r.
b) w przypadku zaoferowania dostarczenia rozwiązania równoważnego tj. dostawa i wdrożenie nowego systemu obiegu dokumentów (wraz z świadczeniem usług asysty powdrożeniowej do 31.06.2023r.) wraz z migracją danych z systemu obecnie używanego przez Zamawiającego, szkoleniami oraz świadczenie usług wsparcia technicznego tego systemu przez okres 24 miesięcy, tj. okres 01.01.2023r. – 31.12.2024r. Przy czym Wdrożenie nowego systemu wraz z migracją danych oraz szkoleniami administratorów i użytkowników systemu powinno zostać wykonane maksymalnie do 15.12.2022r.
2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1ustawy Pzp. oraz na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz.
835)
3. Zamawiający nie przewiduje wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.
4. Zamawiający wskazał w:
- Rozdziale IX SWZ Dokumenty składane razem z ofertą.
- Rozdziale XVI SWZ Opis sposobu przygotowywania oferty.
- Rozdziale XVII SWZ Sposób oraz termin składania ofert.
- Rozdziale XIX SWZ Sposób obliczenia ceny
- Rozdziale XXI SWZ Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia
umowy w sprawie zamówienia publicznego
- Rozdziale XXII SWZ Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone
do umowy w sprawie zamówienia publicznego.