Ogłoszenie o zamówieniu
Dostawy
Zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Polski Instytut Sztuki Filmowej
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140214847
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Kruczkowskiego 2
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-412
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: pisf@pisf.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://pisf.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - inne państwowe i samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
kinematografia
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-1c08c5e4-eab1-11eb-b885-f28f91688073
2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00124985
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2021-07-23
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00014122/02/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
2.3.2 System ERP dla wsparcia realizacji zadań i procesów w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej.
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://platformazakupowa.pl/pn/pisf3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: https://platformazakupowa.pl/pn/pisf
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 1/6/2021/ROZW
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu klasy ERP w Polskim Instytucie Sztuki Filmowej.
2. Zakres zamówienia:
a) wykonanie analizy przedwdrożeniowej, w ramach której zostaną określone procesy operacyjne (zgodnie z Załącznikiem nr 2 do OPZ oraz instrukcją kancelaryjną obowiązującą u Zamawiającego, która zostanie przedstawiona na etapie analizy przedwdrożeniowej) wraz z propozycją ich optymalizacji, które mają być wspierane funkcjonalnościami systemu ERP oraz wykonanie projektu technicznego instalacji i konfiguracji dostarczanego rozwiązania;
b) dostarczenie licencji na oferowany system ERP oraz na oprogramowanie niezbędne do prawidłowego jego funkcjonowania;
c) instalacja oprogramowania w środowisku sprzętowo-programowym Zamawiającego;
d) parametryzacja oprogramowania systemowego;
e) migracja danych z obecnie wykorzystywanego systemu Symfonia do Systemu klasy ERP;
f) integracja wdrożonego Systemu z używanymi przez Zamawiającego wytypowanymi systemami;
g) przeprowadzenie testów systemu ERP pod kątem funkcjonalności i wydajności oraz udzielenie Zamawiającemu wsparcia przy testowaniu poszczególnych modułów systemu ERP oraz całości systemu ERP przed uruchomieniem;
h) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników i administratorów Systemu;
i) świadczenie innych usług wdrożeniowych, niezbędnych do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia;
j) wykonawca zapewni na etapie realizacji zamówienia następujące rodzaje Systemu:
i. System Developerski;
ii. System Testowy;
iii. System Produkcyjny;
z tym, że System Produkcyjny i System Testowy będą posiadały odzwierciedlenie 1:1 w odniesieniu do posiadanych funkcjonalności oraz ról;
k) uruchomienie w pełni funkcjonalnego systemu ERP;
l) stworzenie oraz dostarczenie Zamawiającemu aktualnej dokumentacji Systemu, w tym dokumentacji technicznej, struktury bazy danych, organizacyjnej oraz użytkowej dla każdego dostarczanego w ramach umowy modułu i oprogramowania;
m) wsparcie powdrożeniowe oraz serwis gwarancyjny dla użytkowników i administratorów Systemu przez okres 24 miesięcy od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Systemu, dostarczenie Zamawiającemu narzędzia Trouble – Ticketing. Zapewnienie minimum 200 roboczo-godzin modyfikacji Systemu.
3. W ramach zakupu i wdrożenia systemu klasy ERP, powinny zostać dostarczone następujące moduły i funkcjonalności:
a) Finanse i Księgowość (w tym część do obsługi art. 19 Ustawy o kinematografii);
b) Kadry i Płace;
c) Ewidencja majątku;
d) Zakupy;
e) Zamówienia;
f) Elektroniczny Obieg Dokumentów (kancelaria, obieg faktur, delegacje, wnioski urlopowe, archiwum zakładowe) wraz z odpowiednim sprzętem dla dwóch stanowisk, o których mowa w ust. IV pkt. 3 lit. e) OPZ;
g) Portal Pracownika.
4.2.6.) Główny kod CPV: 48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
48000000-8 - Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
72212517-6 - Usługi opracowywania oprogramowania informatycznego
72240000-9 - Usługi analizy systemu i programowania
72260000-5 - Usługi w zakresie oprogramowania
72300000-8 - Usługi w zakresie danych
80500000-9 - Usługi szkoleniowe
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 36 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Tak
4.2.14.) Przedmiot, wielkość lub zakres oraz warunki zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Przedmiotem zamówień będą usługi o charakterze podobnym do przedmiotu zamówienia.
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny, kosztu oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 2
4.3.5.) Nazwa kryterium: Koszt
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.4.3.5.) Nazwa kryterium: Dodatkowe godziny modyfikacji systemu
4.3.6.) Waga: 20,00
Kryterium 4
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników4.3.5.) Nazwa kryterium: Próbka systemu
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 1
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit a
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit b
Art. 109 ust. 1 pkt 2 lit c
Art. 109 ust. 1 pkt 3
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 5
Art. 109 ust. 1 pkt 6
Art. 109 ust. 1 pkt 7
Art. 109 ust. 1 pkt 8
Art. 109 ust. 1 pkt 9
Art. 109 ust. 1 pkt 10
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu z postępowania oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu.oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie:
-sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:
i. posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 2 000 000,00 PLN (słownie złotych: dwa miliony 00/100);
ii. przedstawi dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego w wysokości co najmniej 1 000 000,00 PLN (słownie: jeden milion)
-zdolności technicznej lub zawodowej.
Zamawiający uzna wyżej wskazany warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca:
i. W okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonał należycie, (a w przypadku świadczenia usług okresowych lub ciągłych również wykonuje) minimum 3 (trzy) zamówienia polegające na dostawie, instalacji, wdrożeniu i serwisowaniu zintegrowanego systemu informatycznego wraz z przeszkoleniem pracowników, z czego przynajmniej jedno zamówienie zrealizowane było w jednostce sektora publicznego i co najmniej jedno zamówienie było o wartości co najmniej 4 000 000,00 zł brutto ;
ii. Dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, to jest minimum 8 osobowym zespołem przewidzianym do realizacji przedmiotowego zamówienia, posiadającym kwalifikacje niezbędne do wykonania zamówienia, w tym:
a) kierownik projektu - posiadający minimum 3 letnie doświadczenie w zakresie kierowania wdrożeniami zintegrowanych systemów informatycznych, przy czym w tym okresie osoba ta powinna zakończyć odbiorem realizację co najmniej 2 odrębnych projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych. Kierownik projektu musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty.
b) architekt systemów - posiadający minimum 3 letnie doświadczenie w projektowaniu architektury systemów informatycznych. Wymagane jest by architekt wykazał się doświadczeniem w realizacji co najmniej 2 odrębnych projektów wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych, w tym co najmniej jednego takiego projektu realizowanego dla minimum 150 użytkowników, w którym pełnił rolę głównego architekta systemu. Architekt systemów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty.
c) konsultanci wiodący - minimum 4 osoby przypadające na poniżej wymienione obszary funkcjonalne:
- Finanse i Księgowość;
- Kadry i Płace;
- Ewidencja majątku;
- Zakupy;
- Zamówienia;
- Elektroniczny Obieg Dokumentów;
- Portal Pracownika.
Wymagane jest by każdy konsultant wiodący wykazał się doświadczeniem w realizacji co najmniej 1 projektu wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP, w tym co najmniej jednego realizowanego dla minimum 50 użytkowników.
Każda osoba z ww. konsultantów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty.
d) konsultant wiodący ds. bezpieczeństwa - posiadający minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w obszarze IT, w tym pełnił funkcję osoby odpowiedzialnej za bezpieczeństwo IT w co najmniej 1 projekcie informatycznym, posiadający kompetencje w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych. Konsultant wiodący ds. bezpieczeństwa musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty;
e) konsultant wiodący ds. analizy wymagań, modelowania i optymalizacji procesów - posiadający minimum 3 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie:
• zbierania i specyfikacji wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych (ogólne) zgodnie z treścią Załącznika nr 2 do SWZ - OPZ,
• identyfikowania założeń i ograniczeń systemowych oraz modelowania i optymalizacji procesów opartych o rozwiązania zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP,
• posiadający doświadczenie w roli analityka w minimum 2 projektach opartych o rozwiązania zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP.
Konsultant wiodący ds. analizy wymagań, modelowania i optymalizacji procesów musi posiadać znajomość systemu ERP będącego przedmiotem oferty.
Role wszystkich członków zespołu wymienionych w a) do e) nie mogą być łączone.
