Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Zakup usługi organizacji wydarzenia finałowego WWE oraz konferencji dotyczącej Green Deal, poprzez zapewnienie obsługi i wsparcia organizacyjno-technicznego przy realizacji.
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141032404
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Nowogrodzka 47a
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-695
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ncbr.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/ncbr
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Badania i Rozwój
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Zakup usługi organizacji wydarzenia finałowego WWE oraz konferencji dotyczącej Green Deal, poprzez zapewnienie obsługi i wsparcia organizacyjno-technicznego przy realizacji.
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-411f4052-e94e-11eb-b885-f28f91688073
2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00121330
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2021-07-20
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00013840/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.29 Zakup usługi organizacji półfinału i finału Wielkiego Wyzwania dla otwartej publiczności, podczas którego zespoły konstruktorskie przedstawią w ramach określonych warunków działanie swoich urządzeń
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu
Europejskie Fundusze Strukturalne i Inwestycyjne
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://www.gov.pl/web/ncbr/postepowania-rozpoczete3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: ePUAP:/NCBiR/SkrytkaESPprzetargi@ncbr.gov.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: wszystkie dokumenty przekazywane za pośrednictwem skrzynki ePUAP podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: 38/21/TPBN
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja wydarzenia finałowego WWE oraz konferencji dotyczącej Green Deal, poprzez zapewnienie obsługi i wsparcia organizacyjno-technicznego przy realizacji Wydarzenia (zwana dalej „Wydarzenie”) w formule hybrydowej.
Miejsce realizacji wydarzenia: Warszawa, na stadionie PGE Narodowy, na powierzchni wynajętej i wskazanej przez Zamawiającego oraz na płycie głównej stadionu (koszty wynajęcia powierzchni są po stronie Zamawiającego, koszty usług dodatkowych, również związanych z wykorzystywaniem sal, jak np. energia elektryczna (wykorzystana jedynie do realizowanych przez Wykonawcę świadczeń) są po stronie Wykonawcy. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dalej: SOPZ) oraz sposób realizacji zamówienia znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) i stanowi jej integralną część.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:
79822500-7 - Usługi projektów graficznych
92111200-4 - Produkcja filmów reklamowych, propagandowych i informacyjnych i taśm wideo
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2021-10-30
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 30
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.4.3.5.) Nazwa kryterium: Próbka zrealizowanych materiałów
4.3.6.) Waga: 64
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
inne.4.3.5.) Nazwa kryterium: Rozwiązania proekologiczne
4.3.6.) Waga: 6
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 5
Art. 109 ust. 1 pkt 7
Art. 109 ust. 1 pkt 8
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
W zakresie warunku określonego w art. 112 ust. 1 pkt 4) ustawy PZP (zdolności technicznej lub zawodowej):1. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia musi wykazać, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, w sposób należyty wykonał, co najmniej 2 usługi, każda o wartości co najmniej 300 000,00 zł brutto (słownie: trzysta tysięcy złotych), polegające na organizacji wydarzenia o podobnym do konferencji charakterze, które obejmowały obsługę techniczną, usługę operatorsko-montażową, działania przygotowawcze m.in. aranżacja sceny, realizacja materiałów audio-wideo, dostarczenie cateringu. Przynajmniej jedna ze wskazanych w zdaniu poprzedzającym usług musi dotyczyć organizacji wydarzenia w formule online lub hybrydowej z transmisją online lub stacjonarnej dla minimum 300 uczestników;
2. dysponuje, lub będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia, zespołem, składającym się, z co najmniej 8 osób w tym;
2.1. jedną osobą mającą doświadczenie w pełnieniu roli koordynatora-reżysera, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała/reżyserowała minimum 3 (trzy) wydarzenia o charakterze multimedialnym (piknikowym, naukowym, targowym itp.) i/lub konferencje w formule stacjonarnej/wydarzenia online i/lub w formule hybrydowej, z uwzględnieniem realizacji materiałów wideo;
2.2. jedną osobą mającą doświadczenie w pełnieniu roli operatora kamery, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę operatora kamery i uczestniczyła w rejestrowaniu materiałów, podczas realizacji minimum 3 (trzech) konferencji w formule stacjonarnej /wydarzeń online i/lub w formule hybrydowej;
2.3. jedną osobą mającą doświadczenie w pełnieniu roli dźwiękowca, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę dźwiękowca podczas realizacji minimum 3 (trzech) konferencji w formule stacjonarnej /wydarzeń online i/lub w formule hybrydowej;
2.4. jedną osobą mającą doświadczenie w pełnieniu roli oświetleniowca, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę oświetleniowca podczas realizacji minimum 3 (trzech) konferencji w formule stacjonarnej /wydarzeń online i/lub w formule hybrydowej;
2.5. jedną osobą mającą doświadczenie w pełnieniu roli realizatora transmisji/ postprodukcji, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert pełniła rolę realizatora transmisji internetowych i montażysty materiałów filmowych podczas realizacji minimum 3 (trzech) konferencji w formule stacjonarnej /wydarzeń online i/lub w formule hybrydowej;
2.6. jedną osobą mającą doświadczenie, jako grafik komputerowy, która w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składana ofert realizowała materiały graficzne na potrzeby Internetu oraz uczestniczyła w tworzeniu oprawy graficznej, co najmniej 5 (pięciu) materiałów telewizyjnych lub animacji.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o
Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3
miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1. Wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usług, dat wykonania, nazwy podmiotu na rzecz, którego była świadczona usługa oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, że zostały wykonane należycie. Do ewentualnego wykorzystania przy sporządzaniu tego dokumentu służy Załącznik nr 8 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym).
2. Wykaz osób potwierdzający spełnienie warunku udziału w postępowaniu określonego w rozdziale VII pkt. 2.2 wraz z podaniem imienia i nazwiska, a także podstawą do dysponowania daną osobą. Do ewentualnego wykorzystania przy sporządzaniu tego dokumentu służy Załącznik nr 9 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym).
3. Dwie propozycje osoby Prelegenta / Gościa VIP - osoby te powinny być znanymi cenionymi osobami, o dużej charyzmie i umiejętnościach zainteresowania tłumów. Wyżej wymienione osoby należy wskazać w Załączniku nr 12 do SWZ.
4. Trzy propozycje osób Prowadzących rozmowy z gośćmi w studiu TV – osoby te powinny posiadać co najmniej 2-letnie doświadczenie w co najmniej 3 wydarzeń (wydarzenia naukowe lub/i biznesowe), posiadające dużą charyzmę, nienaganną prezencję i dobry kontakt z rozmówcą. Wyżej wymienione osoby należy wskazać w Załączniku nr 12 do SWZ.
5. Trzy propozycje osób Prowadzących transmisję on-line – osoby te powinny posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 3 relacji na żywo z wydarzeń o charakterze naukowym lub/i biznesowym) w telewizji lub Internecie, posiadające dużą charyzmę, nienaganną prezencję i umiejące wprowadzić widzów zebranych przed ekranem w atmosferę wydarzenia. Wyżej wymienione osoby należy wskazać w Załączniku nr 12 do SWZ.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
1. Formularz ofertowy – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 2 do SWZ (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym).2. Trzy propozycje rozwiązań proekologicznych – Wykonawca przedstawi propozycje rozwiązań proekologicznych, które zastosuje podczas realizacji wydarzenia. Z opisu powinno wynikać, w jaki sposób zaproponowane rozwiązania wpłyną na zmniejszenie negatywnego oddziaływania zamówienia na środowisko oraz czy rozwiązania nie będą mieć negatywnego wpływu na jakość realizacji wydarzenia. Wykonawca zaproponuje nie więcej niż trzy rozwiązania proekologiczne. Przedstawienie w ofercie rozwiązań proekologicznych jest równoznaczne z deklaracją Wykonawcy, że zastosuje wszystkie zaproponowane rozwiązania proekologiczne podczas realizacji wydarzenia. Wyżej wymienione rozwiązania należy wskazać w Załączniku nr 13 do SWZ. (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby reprezentujące dany podmiot).
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:
1. Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty - o ile ofertę składa pełnomocnik (podpisane zgodnie z informacją zawartą w pkt 16).2. Wstępne oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania wzór wstępnego oświadczenia o spełnieniu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o niepoleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym).
3. Zobowiązanie podmiotu trzeciego – jeżeli dotyczy (podpisane zgodnie z informacją zawartą w pkt 17) (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby reprezentujące dany podmiot).
4. Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 10 (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym).
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika.6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Niezależnie od sytuacji przewidzianej w pkt 2 poniżej, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania jednokrotnej zmiany terminu oraz miejsca realizacji Wydarzenia oraz działań mu towarzyszących, o czym poinformuje Wykonawcę w terminie do dnia 3 września 2021 r. O zmianie terminu realizacji Wydarzenia oraz działań mu towarzyszących oraz nowym wyznaczonym terminie, Zamawiający poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany w § 14 ust. 3 pkt 1. W przypadku zmiany terrminu realizacji Wydarzenia, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu. Strony zgodnie oświadczają, że podejmą rozmowy dotyczące realizacji Wydarzenia w nowym terminie, w oparciu o założenia zawarte w niniejszej Umowie i jej załącznikach.2. W przypadku, gdy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej będzie obowiązywał stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości odstąpienia od realizacji Wydarzenia (oświadczenie o odstąpieniu może być złożone do dnia upływu terminu wskazanego w § 1 ust. 1 zd. 1 Umowy) lub zmiany jej terminu oraz zmiany sposobu realizacji. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzednim tj. w odniesieniu do zmiany terminu Wydarzenia lub sposobu realizacji, Strony podejmą rozmowy w celu ustalenia nowego terminu lub sposobu realizacji świadczeń, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tego tytułu (tzn. z tytułu zmiany terminu, sposobu realizacji).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia nieodpłatnej zmiany m.in. w zakresie osób prowadzących Wydarzenie, materiałów informacyjno-promocyjnych po podpisaniu Umowy. Wykonawca zastosuje wszystkie uwagi wprowadzone przez Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie z tego tytułu.
4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień Umowy w przypadkach, gdy:
1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;
2) zaistnieją okoliczności związane z wystąpieniem wirusa SARS-CoV-2, które wpływają lub mogą wpłynąć na należyte wykonanie Umowy;
3) dla prawidłowego przebiegu realizacji Umowy, z uzasadnionych przyczyn, konieczna stanie się modyfikacja terminów wskazanych w Umowie i jej załącznikach, w tym terminu realizacji Przedmiotu Umowy;
4) w związku z rozbieżnościami nastąpi potrzeba ujednolicenia postanowień Umowy, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony;
5) konieczna będzie zmiana w zakresie: osoby prowadzącej Wydarzenie wskazanej w Ofercie, projektach, parametrów materiałów informacyjno-promocyjnych, parametrów urządzeń wykorzystywanych podczas realizacji Przedmiotu Umowy, sposobu i zakresu wykonania Przedmiotu Umowy, bez zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy. W przypadku dokonania zmiany osoby prowadzącej Wydarzenie, zmiana będzie odpowiadać standardom przedstawionym przez Wykonawcę ofercie, a Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tej zmianie w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia podpisania Umowy;
6) wystąpi siła wyższa uniemożliwiająca wykonanie Przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami;
7) wystąpią uzasadnione zmiany w zakresie sposobu realizacji, w tym zmiana miejsca lub terminu realizacji Przedmiotu Umowy;
8) nastąpi konieczność zmiany warunków i terminów płatności.
