Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wykonanie usługi archiwizacji ok. 320 metrów bieżących dokumentacji przejętej przez Województwo Mazowieckie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Województwo Mazowieckie

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 015528910

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Jagiellońska 26

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-719

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@mazovia.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.mazovia.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Ogólne usługi publiczne

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonanie usługi archiwizacji ok. 320 metrów bieżących dokumentacji przejętej przez Województwo Mazowieckie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-e12382c6-08ca-11ed-9a86-f6f4c648a056

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00270401

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-07-21

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00030151/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.3 Wykonanie usługi porządkowania i archiwizacji dokumentacji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej, o której mowa w sekcji 3.5 ogłoszenia i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego” dostępnego na stronie Platformy dotyczącej danego postępowania. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem Platformy Zakupowej poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.
2. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy Zakupowej dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w przedmiotowym postępowaniu przy użyciu Platformy Zakupowej znajdują się w zakładce Instrukcje dla Wykonawców.
3. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Informacje dotyczące przedmiotowego postępowania Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w zakładce „Wiadomości”, sekcji “Komunikaty publiczne”.
4. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej do konkretnego Wykonawcy. Wykonawca w trakcie toczącego się postępowania powinien sprawdzać komunikaty i wiadomości przesłane przez Zamawiającego bezpośrednio na Platformie Zakupowej, gdyż system powiadomień Platformy może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.
5. Realizując obowiązek wynikający z art. 67 PZP Zamawiający przekazuje następujące informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej:
1) minimalne wymagania techniczne umożliwiające korzystanie ze Strony Platformy Zakupowej to przeglądarka internetowa EDGE, Chrome lub FireFox w najnowszej dostępnej wersji, z włączoną obsługą języka Javascript, akceptująca pliki typu „cookies” oraz łącze internetowe o przepustowości co najmniej 256 kbit/s.,
2) Platforma Zakupowa jest zoptymalizowana dla minimalnej rozdzielczości ekranu 1024x768 pikseli,
3) w celu założenia Konta Użytkownika na Platformie Zakupowej, konieczne jest posiadanie aktywnego konta poczty elektronicznej (e-mail),
4) występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów w zakresie całej oferty do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej wielkości 150 MB (w przypadku większych plików zalecane jest skorzystanie z instrukcji pakowania plików, dzieląc je na mniejsze paczki po np. 150 MB każda),
5) komunikacja poprzez Wyślij wiadomość umożliwia dodanie do treści wysyłanej wiadomości plików lub spakowanego katalogu (załączników); występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB,
6) czas wyświetlany na Platformie Zakupowej synchronizuje się automatycznie z serwerem Głównego Urzędu Miar.
6. Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami przygotowaną w języku polskim pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, za pośrednictwem Platformy Zakupowej, Formularz oferty stanowi załącznik nr 1 do SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: NW-W-I.ZP.U.272.47.2022.AP

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi archiwizacji ok. 320 metrów bieżących (dalej „mb”) dokumentacji przejętej przez Województwo Mazowieckie, a wytworzonej przez zlikwidowaną Jednostkę oraz jej poprzedników prawnych i podmioty, nad którymi Jednostka sprawowała nadzór. Szacunkowo na powyższą ilość składa się ok. 10 mb materiałów archiwalnych (kat. A) i ok. 310 mb dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), w tym ok. 15 mb dokumentacji kartograficznej (mapy). Szacuje się, że pośród 310 mb dokumentacji niearchiwalnej ok. 20 mb to dokumentacja niearchiwalna o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat a ok. 120 mb to dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania już upłynął.
Usługa archiwizacji będzie wykonywana w siedzibie Wykonawcy lub innym miejscu wskazanym przez Wykonawcę. Wykonawca zapewnia, że dokumentacja w trakcie wykonywania usługi będzie składowana w specjalistycznych, przeznaczonych do tego pomieszczeniach, w których panują odpowiednie warunki do przechowywania dokumentów pod względem temperatury, wilgotności i natężenia światła oraz zapewnione jest bezpieczeństwo ich przechowywania.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 15 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty zamówienia, Zamawiający przyjął kryterium oceny ofert – cena 100 pkt.
2. Jako najkorzystniejsza zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz uzyska najwyższą ocenę w kryterium o którym mowa poniżej:

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności zawodowej.
1) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, należycie zrealizował co najmniej 3 usługi, z których każda usługa polegała na archiwizacji dokumentów kategorii A i B, przy czym w ramach każdej z nich zarchiwizowane zostało co najmniej 5 mb. dokumentacji kategorii A oraz co najmniej 150 mb. dokumentacji kategorii B;
2) Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować na etapie realizacji zamówienia co najmniej jedną osobą do koordynacji realizacji zamówienia posiadającą następujące kwalifikacje:(w przypadku większej liczby osób, każda z tych osób posiada następujące kwalifikacje)
a) ukończyła co najmniej studia wyższe I stopnia na kierunku historia o specjalności archiwistyka
lub
b) ukończyła szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka
lub
c) ukończyła inne studia, co najmniej I stopnia, niż studia wymienione w lit. a oraz co najmniej kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 2. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający będzie żądał złożenia:
1) wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu zamówienia, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączenia dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami o których mowa są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli z przyczyn niezależnych od niego Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.
2) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art.125 ust 1 p.z.p., także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
2. Wykonawca, który polega na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
3. W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, określające zakres pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu, chyba że pełnomocnictwo wynika z innych załączonych do oferty dokumentów.
4. W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835) z postępowania wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. W przypadku oferty składanej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oferta musi być opatrzona nazwami wszystkich Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.
4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym o którym mowa w art.125 ust 1 p.z.p., składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 117 ust. 4 p.z.p. dołączają do oferty oświadczenie, określające zakres usług, które wykonają poszczególni Wykonawcy.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy stanowią załącznik nr 3 do SWZ.
2. Dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia przewidziane zostały w projektowanych postanowieniach umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-08-02 11:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę wraz z załącznikami w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, za pośrednictwem Platformy Zakupowej

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-08-02 11:10

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-09-01

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Skrót p.z.p/ustawa użyty w ogłoszeniu oznacza ustawę z 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych.
2. Skrót SWZ/specyfikacja oznacza Specyfikację Warunków Zamówienia zamieszczoną na stronie
https://platformazakupowa.pl/pn/mazovia

Favore.pl

KATEGORIE

WOJEWÓDZTWA

MIASTA

Wykonanie usługi archiwizacji ok. 320 metrów bieżących dokumentacji przejętej przez...

TREŚĆ PRZETARGU

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi Wykonanie usługi archiwizacji ok. 320 metrów bieżących dokumentacji przejętej przez Województwo Mazowieckie