Usługa wynajmu sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi cateringu na potrzeby realizacji projektu „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej (...)”

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa wynajmu sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi cateringu na potrzeby realizacji projektu „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej (...)”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Matki i Dziecka

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000288395

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Kasprzaka 17a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-211

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 32-77-245

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia.publiczne@imid.med.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.imid.med.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Zdrowie

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa wynajmu sal szkoleniowych oraz zapewnienie usługi cateringu na potrzeby realizacji projektu „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej (...)”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-752f5b80-0621-11ef-b81b-aebd110f5279

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00306856

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-04-29

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Projekt pn. „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej chorób uwarunkowanych genetycznie, z naciskiem na wczesną diagnostykę prenatalną Wrodzonych Wad Metabolizmu”, finansowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego, 2021-2027 Oś priorytetowa I „Umiejętności” Działanie 01.01 „Współpraca ponadnarodowa”.

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://imid.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://imid.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1.Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2.Ogólne zasady korzystania z Platformy:
1)Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na adresem: https://imid.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet
2)Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta.
3)Wykonawca zakłada konto wykonując kolejne kroki procesu rejestracyjnego: podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „Zarejestruj się”.
4)Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestracje w procesie złożenia Oferty.
5)Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta i wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu.
6)Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu.
3.Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacje Wykonawcy przekazują:
1)drogą elektroniczną: magdalena.truchel@imid.med.pl; zamowienia.publiczne@imid.med.pl
2)poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://imid.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet
4.Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest: Magdalena Truchel, tel. 22 32 77 245.
5.W korespondencji kierowanej do Zamawiającego Wykonawcy powinni posługiwać się numerem przedmiotowego postępowania.
14.Zamawiający, zgodnie z Paragrafem 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:
1)stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 KB/s;
2)komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;
3)zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;
4)zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie pdf.
15.Zamawiający rekomenduje dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości do 2 GB w formatach: .pdf., xlsx, .doc, .zip.
16.Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu składania ofert.
17.Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas godzina: minuta: sekunda (hh:mm:ss) generowany według czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu. Numeracja zgodna z zapisami w SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1.Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1), zwanym dalej „RODO”, informujemy, że:
1)administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Matki i Dziecka, reprezentowany przez Dyrektora Instytutu, ul. Kasprzaka 17a, 01-211 Warszawa, adres strony internetowej: www.imid.med.pl;
2)administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@imid.med.pl, telefon 22 32 77 394;
3)Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4)odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 Pzp;
5)Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6)obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7)w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
8)posiada Pani/Pan:
a)na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia),
b)na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników),
c)na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego),
d)prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9)nie przysługuje Pani/Panu:
a)w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
b)prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c)na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10)przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez
administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd
Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: A/ZP/SZP.261-33/24

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Tak

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Tak

4.1.9.) Liczba części: 2

4.1.10.) Ofertę można składać na wszystkie części

4.1.11.) Zamawiający ogranicza liczbę części zamówienia, którą można udzielić jednemu wykonawcy: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

Część 1

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi wynajmu sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej na potrzeby realizacji projektu „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej chorób uwarunkowanych genetycznie z ukierunkowaniem na wczesną diagnostykę prenatalną Wrodzonych Wad Metabolizmu” dla 1 seminarium i 45 kursów w Warszawie przewidywanych w latach 2024-2026.
Szczegółowy opis przedmiotu i realizacji zamówienia stanowią zał. nr 2 do SWZ – Tabela cenowa usługi, zał. nr 3 do SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia, zał. nr 3a do SWZ – Preliminarz kursów wraz z planowanym zakresem usług oraz zał. nr 5 do SWZ – Wzór umowy. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 2 części.Część nr 1 – wynajem sal.
Przedmiot zamówienia wykonywany jest w ramach umowy UDA-FERS.01.01.-IP.02-0002/23-00 w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027, w związku z udziałem w Projekcie pod nazwą „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej chorób uwarunkowanych genetycznie z ukierunkowaniem na wczesną diagnostykę prenatalną Wrodzonych Wad Metabolizmu”, finansowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego, 2021-2027 Oś priorytetowa I „Umiejętności” Działanie 01.01 „Współpraca ponadnarodowa”.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

80000000-4 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: oferowana cena

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

Część 2

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usługi wynajmu sal szkoleniowych oraz usługi cateringowej na potrzeby realizacji projektu „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej chorób uwarunkowanych genetycznie z ukierunkowaniem na wczesną diagnostykę prenatalną Wrodzonych Wad Metabolizmu” dla 1 seminarium i 45 kursów w Warszawie przewidywanych w latach 2024-2026.
Szczegółowy opis przedmiotu i realizacji zamówienia stanowią zał. nr 2 do SWZ – Tabela cenowa usługi, zał. nr 3 do SWZ – Opis Przedmiotu Zamówienia, zał. nr 3a do SWZ – Preliminarz kursów wraz z planowanym zakresem usług oraz zał. nr 5 do SWZ – Wzór umowy. Zamawiający podzielił przedmiot zamówienia na 2 części.Część nr 2 –usługa cateringu.
Przedmiot zamówienia wykonywany jest w ramach umowy UDA-FERS.01.01.-IP.02-0002/23-00 w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS) 2021-2027, w związku z udziałem w Projekcie pod nazwą „Podniesienie wiedzy i umiejętności kadry medycznej w zakresie diagnostyki perinatalnej chorób uwarunkowanych genetycznie z ukierunkowaniem na wczesną diagnostykę prenatalną Wrodzonych Wad Metabolizmu”, finansowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego, 2021-2027 Oś priorytetowa I „Umiejętności” Działanie 01.01 „Współpraca ponadnarodowa”.

4.2.6.) Główny kod CPV: 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2026-12-10

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert:

4.3.1.) Sposób oceny ofert: oferowana cena

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VIII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
2.1.zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2.2.uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2.3.sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2.4.zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub wykonuje:
Część 1: minimum dwie usługi w zakresie wynajmu sal, każda o wartości minimum 40 000 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych) oraz realizowana dla minimum 60 osób;
Część 2: minimum dwie usługi w zakresie cateringu, każda o wartości minimum 100 000 zł (słownie: sto tysięcy złotych) oraz realizowana dla minimum 60 osób.
Dotyczy Części nr 1 i 2:
W przypadku usług nadal wykonywanych faktycznie wykonany zakres usług przez Wykonawcę musi potwierdzać spełnienie ww. warunku na dzień wyznaczony na dzień składania ofert.
W przypadku składania oferty na część nr 1 i 2 Zamawiający dopuszcza łączenie usług w ramach jednego kontraktu (wynajem sal + catering) pod warunkiem zachowania pozostałych wymogów. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest w wykazie usług podać odrębnie dla najmu sal i usługi cateringu liczbę uczestników i wartość usługi.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1.Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z zał. nr 4 do SWZ.
2.Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1)Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – zał. nr 6 do SWZ;
2)Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
4.Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o których mowa w pkt 3 ppkt 2), składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
5.Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3 ppkt 2, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 1, 2 lit. a i b oraz pkt 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym, administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.
6.Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1.Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z zał. nr 4 do SWZ.
2.Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt. 1 stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
3)Dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej: wykaz usług, o którym mowa w rozdz. VII pkt 2 ppkt 2.4 SWZ wykonanych, a w przypadku świadczeń wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykonawca składa wykaz usług według wzoru stanowiącego zał. nr 7 do SWZ.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

1.Zamawiający nie stawia warunków w powyższym zakresie.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

3.Ofertę składa się na Formularzu Ofertowym – zgodnie z zał. nr 1 do SWZ.
Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1)oświadczenia i dokumenty, o których mowa w Rozdz. IX pkt 1;
2)tabelę cenową usługi – zgodną z załącznikiem nr 2 do SWZ;
3)w przypadku podpisania oferty lub załączników przez osobę, której umocowanie nie wynika z dokumentów rejestrowych, tj. bez umocowania prawnego do reprezentacji firmy dla uznania ważności oferta musi zawierać oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem elektronicznym osoby/osób, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych lub z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 §2 Prawa o notariacie.
a)W przypadku, gdy dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone podpisem elektronicznym.
b)Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, dokonuje się na zasadach opisanych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. „W sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie”.
c)Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, może dokonać również notariusz na podstawie art. 97 § 2 Prawa o notariacie.
4)zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, zgodnie z Rozdziałem XI (jeśli dotyczy),
5)oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, zgodnie z Rozdziałem XII pkt 3 (jeśli dotyczy).
4.Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy.
5.Ofertę składa się pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód).

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2.W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdz. IX pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.
4.Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1.Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień niniejszej Umowy:
1)w przypadku zmiany danych podmiotowych Wykonawcy (np. w wyniku przekształcenia, przejęcia itp.);
2)w zakresie przedłużenia jej obowiązywania, maksymalnie do 31.12.2027 r., w przypadku niewykorzystania kwoty, o której mowa w § 2 ust. 3 Umowy;
3)w zakresie zmiany terminów określonych w preliminarzu/harmonogramie, w przypadkach niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy lub wynikających z przedłużającej się procedury wyboru wykonawcy, uniemożliwiających wykonanie Przedmiotu Umowy lub prawidłową realizację zadań objętych Przedmiotem Umowy w pierwotnie określonych terminach – zmiana będzie adekwatna do potrzeb Zamawiającego.
2.Strony przewidują możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w następujących okolicznościach:
1)w przypadku zmiany stawki podatku VAT, przy czym ceny netto Przedmiotu Umowy pozostają bez zmian, a stosownej zmianie ulegają ceny brutto, odpowiedniej zmianie ulega również całkowita wartość Przedmiotu Umowy brutto określona § 2 ust. 3 Umowy;
2)w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
3)w przypadku zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;4)w przypadku zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę. 7.Zamawiający po dokonaniu analizy wniosków, o których mowa w ust. 3-6, wyznacza datę negocjacji w celu ustalenia ostatecznej wysokości zmiany wynagrodzenia.8.Zmiana Umowy skutkuje zmianą wynagrodzenia jedynie w zakresie płatności realizowanych po dacie wejścia w życie przepisów stanowiących zmianę, o której mowa w ust. 2 pkt 1 lub po dacie zawarcia aneksu do Umowy w przypadku zmian, o których mowa w ust. 2 pkt 2-4.9.Obowiązek wykazania wpływu zmian, o których mowa w ust. 2 pkt 2-4, na koszty wykonania Umowy należy do Wykonawcy, pod rygorem odmowy wyrażenia zgody na zmianę przez Zamawiającego.10.W przypadku rezygnacji z organizacji wydarzenia, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu.
11.Wszelkie zmiany treści umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i dopuszczalne są w granicach uregulowań ustawy Pzp. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w Umowie, strona wnioskująca bez zbędnej zwłoki przedkłada pisemny wniosek wraz uzasadnieniem.
1.Strony przewidują możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, w myśl art. 439 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie wysokości cen jednostkowych, określonych w załączniku nr 2 do Umowy, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia:
1)przez cenę materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy należy rozumieć:(w przypadku usługi wynajmu sal)
a)ceny wynajmu sal/pomieszczeń,
b)inne koszty, mające wpływ na koszty wykonania usługi, wskazane przez Wykonawcę przed zawarciem umowy;
(w przypadku usługi cateringowej)
a)ceny produktów spożywczych,
b)ceny paliwa;
Ze względu na ograniczoną ilość znaków c.d. znajduje się w "informacjach dodatkowych".

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-09 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę składa się za pośrednictwem Platformy Marketplanet OnePlace poprzez link: https://imid.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-09 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-06-08

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

I. c.d.: "Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunków ich wprowadzenia":2)
poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, o których mowa w pkt 1, uprawniający do żądania zmiany wynagrodzenia Strony ustalają na poziomie 25% (zmiana ceny/kosztu o 25% w stosunku do ceny/kosztu z dnia zawarcia Umowy);3)poziom zmiany cen materiałów lub kosztów, o którym mowa w pkt 2, musi być wykazany w sposób bezsporny przez Wykonawcę, przy czym Wykonawca w celu wykazania poziomu zmiany cen materiałów lub kosztów winien odwołać się do wskaźnika ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;4)Wykonawca zobowiązany jest również do wykazania wpływu zmiany cen materiałów lub kosztów na cenę lub koszt realizacji Umowy (na opłaty transakcyjne), np. poprzez przedstawienie umów z dostawcami i zmian tych umów, przy czym Wykonawca zobowiązany jest również wykazać, że nie miał wpływu na zmianę tych cen;5)Wykonawca zobowiązany jest do opisania (przedstawienia analizy) wpływu poszczególnych zmian cen materiałów i kosztów na końcową wysokość opłat transakcyjnych;6)Każda kolejna zmiana może być dokonana nie częściej niż po upływie 6 miesięcy od daty dokonania poprzedniej zmiany, a w przypadku pierwszej zmiany nie wcześniej niż po upływie 9 miesięcy od daty złożenia oferty, na podstawie której zawarto niniejszą Umowę;7)maksymalna wartość zmiany wysokości cen jednostkowych dokonana na podstawie okoliczności, o których mowa powyżej, nie może przekroczyć 10 % wysokości cen jednostkowych – w skali 12 miesięcy i kolejnych 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy (jeśli okres realizacji zostanie przedłużony);8)maksymalna wartość zmiany wysokości cen jednostkowych , dokonana na podstawie okoliczności, o których mowa powyżej, nie może przekroczyć 20 % wysokości cen jednostkowych określonych pierwotnie w załączniku nr 2 do Umowy – w okresie obowiązywania Umowy;9)wartość brutto umowy, określona w § 2 ust. 3 Umowy, dokonana na podstawie przesłanek określonych w niniejszym ustępie, nie może wzrosnąć o więcej niż 20 % pierwotnej wartości brutto Umowy;10)waloryzacja nie może służyć do poprawiania błędów Wykonawcy dokonanych w trakcie kalkulacji oferty i nie może prowadzić, do zmniejszenia ryzyka związanego z niedoszacowaniem oferty przez Wykonawcę, ani do wzbogacenia się Wykonawcy czyli wzrostu jego zysku;11)Wykonawca ma obowiązek zmiany wynagrodzenia należnego podwykonawcom, jeżeli Wykonawcy temu zmieniono wartość wynagrodzenia, w związku ze zmianami cen i kosztów realizacji zamówienia, o których mowa wyżej;12)w przypadku korzystania z podwykonawców Wykonawca, przed dokonaniem waloryzacji wynagrodzenia, zobowiązany jest wykazać wprowadzenie zmiany wynagrodzenia w przypadku podwykonawców, którzy spełniają wymogi określone w art. 439 ust. 5 pkt 1 i 2 ustawy Pzp, przy czym zmiana taka może być uzależniona od uzyskania zmiany wynagrodzenia przez Wykonawcę.
13)w przypadku rezygnacji z organizacji wydarzenia, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie proporcjonalnemu zmniejszeniu. II. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzą przesłanki z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz.1497 z późn. zm.) III. Informacje dotyczące środków ochrony prawnej: Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy, przysługują środki ochrony prawnej określone w rozdz. XXIII SWZ. IV. Zgodnie z art. 310 pkt 1 Pzp, Zamawiający
przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.