Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa w zakresie archiwizacji dokumentacji kategorii A i B wraz z nadzorem nad prowadzeniem archiwum zakładowego
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Chemii Przemysłowej imienia Profesora Ignacego Mościckiego
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 387049383
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Rydygiera 8
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 01-793
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.7.) Numer telefonu: 225682290
1.5.8.) Numer faksu: 225682263
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: malgorzata.rudyk@ichp.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://ichp.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający
Instytut działający w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Badania badawczo rozowjowe w dziedzinie nauk przyrodniczych
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Usługa w zakresie archiwizacji dokumentacji kategorii A i B wraz z nadzorem nad prowadzeniem archiwum zakładowego
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-628e146a-c2cb-11eb-911f-9ad5f74c2a25
2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00088787
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2021-06-21
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Tak
2.12.) Rodzaj wykonawców, którzy mogą ubiegać się o udzielenie zamówienia:
art. 94 ust. 1 pkt 1) ustawy
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://ichp.ezamawiajacy.pl3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://ichp.ezamawiajacy.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem pkt 15 niniejszego Rozdziału;1.zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Zamawiającego https://ichp.ezamawiajacy.pl, lub ttps://oneplace.marketplanet.pl.2.Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło,
następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. 3.Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia Oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca wraz z potwierdzeniem złożenia wniosku rejestracyjnego otrzyma informacje, o możliwości przyspieszenia procedury założenia konta, wówczas należy skontaktować się pod numerem telefonu podanym w ww. potwierdzeniu. 4.Po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia Oferty w postępowaniu. Komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej. Za datę przekazania zaświadczeń oraz informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem zakładki „Korespondencja”.5.Wykonawca może zwrócić się do
Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ. Wniosek należy przesłać za pośrednictwem Platformy Zakupowej Przez opcję „zadaj pytanie lub przy użyciu zakładki Korespondencja”: w celu zadania pytania Zamawiającemu, Wykonawca klika lewym przyciskiem myszy klawisz ZADAJ PYTANIE. Powoduje to otwarcie okna, w którym należy uzupełnić dane Wykonawcy, temat i treść/przedmiot pytania, po wypełnieniu wskazanych pól wraz z wymaganym kodem weryfikującym z obrazka Wykonawca klika klawisz POTWIERDŹ, wykonawca uzyskuje potwierdzenie wysłania pytania poprzez komunikat systemowy "pytanie wysłane". Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert.
6.Treść pytań (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z wyjaśnieniami bądź informacje o dokonaniu modyfikacji SWZ, Zamawiający przekaże Wykonawcom za pośrednictwem Platformy. 7.Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy,
Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platforma zakupowa Sieć Badawcza Łukasiewicz – Instytut Chemii Przemysłowej imienia Profesora Ignacego Mościckiego tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail:
oneplace@marketplanet.pl 8.Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jako:8.1 dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAdES,8.2 dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny
plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć prócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.9.Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:9.1 Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;9.2 Komputer klasy PC lub MAC, o
następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7 , Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje;9.3Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa obsługująca TLS 1.2, najlepiej w najnowszej wersji w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0;9.4 Włączona obsługa JavaScript;9.5Zainstalowany program
Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Administratorem danych osobowych Zamawiającego oraz
osób działających z jego ramienia (przedstawicieli, reprezentantów, osób wskazanych do kontaktu) jest Sieć Badawcza Łukasiewicz - Instytut Chemii Przemysłowej imienia Profesora Ignacego Mościckiego z siedzibą w Warszawie, ul. Rydygiera 8, 01-793 Warszawa, Tel. 22 568 20 00, adres e-mail: ichp@ichp.pl.(dalej „Łukasiewicz - ICHP”). Administrator wyznaczył inspektora, z którym można się skontaktować: e-mail: iod@ichp.pl, pocztą tradycyjną ul. Rydygiera 8, 01-793 Warszawa lub osobiście z IOD (po wcześniejszym umówieniu). Przysługuje Pani/Panu skarga do właściwego organu nadzorczego w szczególności w państwie swojego zwykłego pobytu, swojego miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:a) w związku z
art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych
osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.Państwa dane będą ujawnione podmiotom świadczącym usługi, na rzecz administratora danych, na podstawie zawartych umów dotyczących:a)serwisu i wsparcia systemów informatycznych,b) utylizacji dokumentacji niearchiwalnej,c)przekazywania przesyłek pocztowych,d) doradcom administratora
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie
4.1.2.) Numer referencyjny: FL-2/223/251/21/MR
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest:
1) świadczenie usług archiwizacji dokumentacji kat. A i kat. B, dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym i magazynach Zamawiającego, zgodnie z wymaganiami wskazanymi w załączniku nr 1 Opis przedmiotu zamówienia oraz w szacunkowych ilościach wskazanych równie ż w tym załączniku oraz Formularzu ofertowym,
2) Kontynuacja procesu przekazania do Archiwum Akt Nowych materiałów archiwalnych z zasobu byłych Instytutów: Sieć Badawcza Łukasiewicz- Instytut Farmaceutyczny oraz Sieć Badawcza Łukasiewicz- Instytut Biotechnologii i Antybiotyków
3) Przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej na materiały archiwalne na podstawie wydanych decyzji Archiwum Akt Nowych
4) Opracowanie nowych normatywów kancelaryjno-archiwalnych wraz ze szkoleniem kadry Zamawiającego.
5) Nadzór nad prowadzeniem Archiwum Zakładowego Zamawiającego przez okres 2 lat od daty podpisania umowy.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 24 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 80
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.4.3.5.) Nazwa kryterium: Termin przeprowadzenia archiwizacji dokumentacji
4.3.6.) Waga: 20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający uzna, iż Wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu jeśli Wykonawca wykaże, że w zakresie:a) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie,
b) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie,
c) zdolności technicznej - w celu potwierdzenia spełniania warunku dotyczącego zdolności technicznej, Zamawiający żąda od Wykonawcy wykazu co najmniej trzech usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością pracom stanowiącym przedmiot niniejszego zamówienia czyli 3 usług archiwizacji dokumentacji kat. A i kat. B, obejmujących archiwizację co najmniej 120 mb takiej dokumentacji, lub co najmniej 40 mb dokumentacji kat. A, wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, (załącznik nr 3 do SIWZ), w tym minimum jedna usługa wykonana w instytucji o podobnym charakterze do działalności Zamawiającego (instytut badawczy), wraz z dowodami na ich należyte wykonanie.
d) zdolności zawodowej - w celu potwierdzenia spełniania warunku dotyczącego zdolności zawodowej, Zamawiający żąda wykazu osób i podmiotów, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, wymaganych uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia sporządzony według załącznika nr 4 do SWZ.
Wykonawca musi wykazać, że dysponuje co najmniej 3 osobami posiadającymi ukończone studia wyższe o kierunku archiwistyka (pierwszego lub drugiego stopnia) lub/i studia podyplomowe o specjalności archiwistyka lub/i wykształcenie średnie techniczne (technik archiwista) lub/i wykształcenie średnie z ukończonym co najmniej kursem kancelaryjno-archiwalnym oraz wykaże, że w okresie trzech lat poprzedzających złożenie oferty, brały osobiście udział w realizacji 3 usług archiwizacji dokumentacji kategorii A, obejmujących archiwizację co najmniej 20 mb takiej dokumentacji.
e) zatrudnienia osoby niepełnosprawnej - w celu potwierdzenia spełnienia tego warunku, Zamawiający żąda złożenia oświadczenia sporządzonego według załącznika nr 5 do SWZ.
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Dopuszcza się zmianę terminów realizacji Umowy w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z następujących okoliczności:1) wystąpienie wydarzenia nieprzewidywalnego, losowego, pozostającego poza kontrolą stron Umowy, które nastąpiło po podpisaniu Umowy, a powodującego niemożliwość wywiązania się z Umowy w jej obecnym brzmieniu – np. oczekiwanie na stanowisko Archiwum Akt Nowych;
2) zmian przepisów prawa powodujących konieczność dostosowania Przedmiotu Umowy do zmiany przepisów, które nastąpiły w trakcie realizacji Umowy;
7. Strony postanawiają, iż dokonają w formie pisemnego Aneksu zmiany wynagrodzenia w wypadku wystąpienia jednej ze zmian przepisów wskazanych w art. 436 pkt 4) lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych, na niżej określonych zasadach.
2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 3 umowy w następujących przypadkach:
1) w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług,
2) w przypadku zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3 –5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) w przypadku zmian zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub zmiany wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
4) w przypadku zmian zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,
- jeżeli zmiany określone w pkt. 1), 2), 3) i 4) będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:
w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy
obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne
