Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT OCEANOLOGII POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000632467

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Powstańców Warszawy 55

1.5.2.) Miejscowość: Sopot

1.5.3.) Kod pocztowy: 81-712

1.5.4.) Województwo: pomorskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL633 - Trójmiejski

1.5.7.) Numer telefonu: 58 551-72-81

1.5.8.) Numer faksu: 58 551-21-30

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mmasnicka@iopan.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.iopan.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

badania naukowe, edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-c10cc058-0c50-11ef-9b7e-467806a93518

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00313366

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-05-07

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2024/BZP 00260801/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.1 Usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego projektu MUNIMAP

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Zamówienie jest finansowane w ramach projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP) współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-c10cc058-0c50-11ef-9b7e-467806a93518

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, dostępnej pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.
2. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz w sposób określony w ust. 3.
3. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: mmasnicka@iopan.pl (nie dotyczy
składania ofert).
4. Zaleca się, aby oferta została sporządzona na formularzu załączonym do niniejszej Specyfikacji Warunków Zamówienia - wzór Formularza ofertowego stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.
5.Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się
na konto Wykonawcy.
6. Szczegółowe informacje zawarte są w Rozdziałach V, XII i XV SWZ.

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Zamawiający nie przewiduje innego
sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy e-
Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl .
3.Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.
4.Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.
Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów, zasady i warunki korzystania z Platformy określa Regulamin
Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje w zakładce „Centrum
Pomocy”.
5.Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia
ani logowania.
6.Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do
komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz w sposób określony w ust. 13 poniżej. Za
pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i
udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości.
7.W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla
dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym,
mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu
udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym.
8.Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy”
na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na ww. Platformie. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do
zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.
9.Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie
postępowania w zakładce „Komunikacja”.
10.Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (dotyczy plików
przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
11.Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz
informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.
12.W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą
skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz
na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.
13.Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: mmasnicka@iopan.pl (nie dotyczy
składania ofert).
14.Zamawiający może komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej. Zamawiający wyznacza następujące
osoby do kontaktu z Wykonawcami: p. Małgorzata Maśnicka, email: mmasnicka@iopan.pl, w zastępstwie: p. Barbara Górecka (bgorecka@iopan.pl).
15.Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem elektronicznej wynosi 30 MB. Zaleca się niedołączanie do
wiadomości email plików w formacie .rar.
16.Ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej
(podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem
osobistym.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zamawiający - Instytut Oceanologii Polskiej Akademii Nauk informuje, że w zakresie w
jakim pozyskuje dane osobowe w związku z prowadzeniem
niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w związku z zawarciem umowy
w sprawie zamówienia publicznego, jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie
ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („ogólne rozporządzenie o ochronie
danych” zwane dalej „Rozporządzeniem”) .2. 2. Dane kontaktowe administratora danych osobowych: ul. Powstańców Warszawy 55,
81-712 Sopot, Polska, tel. (+48 58) 73 11 600, fax: (+48 58) 551 21 30; e-mail: office@iopan.pl.3. W sprawach związanych z
przetwarzaniem danych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych: tel. e-mail:
iodo@iopan.pl.4. Szczegółowe postanowienia w zakresie przetwarzania danych osobowych zawarte
są w Rozdziale XXIV SWZ.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: IO/ZP/10/2024

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji Zewnętrznego Koordynatora Projektu, odpowiedzialnego za komunikację w Projekcie (communication manager) oraz funkcji Zewnętrznego Koordynatora Finansowego odpowiedzialnego za rozliczanie finansowania (financial coordinator) w ramach Projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP), współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027, realizowanego w latach 2024-2027, jako usługi świadczonej dla Partnera Wiodącego Projektu, tj. dla Zamawiającego - Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot (nr postępowania IO/ZP/10/2024).
2. Kod CPV: 79421000-1 (Usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych), 79211000-6 (Usługi księgowe), 79416000-3 (Usługi public relations), 79416100-4 (Usługi zarządzania public relations).
3. Zamówienie jest finansowane w ramach projektu „Baltic Sea Munition Remediation Roadmap” (MUNIMAP) współfinansowanego ze środków Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027 (zwanego w dalszej części „Projektem”).
4. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia 2 osoby, w tym:
1) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Projektu oraz
2) 1 osobę wykonującą zadania Zewnętrznego Koordynatora Finansowego.
5. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Projektu:
1) reprezentowanie Partnera Wiodącego i Konsorcjum Projektu,
2) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego 2021-2027 w Rostoku za pomocą systemu online „BAMOS+”,
3) pośredniczenie w komunikacji pomiędzy Partnerami a Sekretariatem oraz Partnerem Wiodącym,
4) udział w spotkaniach Komitetu Sterującego Projektem,
5) pomoc w organizowaniu spotkań roboczych i konferencji Projektu,
6) prowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR na każdym spotkaniu Projektu,
7) pomoc w sporządzeniu Umowy Partnerskiej wraz z załącznikami oraz jej aneksów, doprowadzenie do ich podpisania przez wszystkich Partnerów oraz nadzór merytoryczny nad jej przestrzeganiem, oraz inicjowanie ewentualnych modyfikacji Umowy Partnerskiej pod względem wymagań formalnych Programu,
8) monitorowanie zgodności wyników Projektu (project outputs and deliveries) z wymaganiami Programu,
9) pilnowanie osiągnięcia wyników Projektu, zarządzanie ich zmianami,
10) monitorowanie realizacji harmonogramu pracy Projektu, jeżeli to konieczne, inicjowanie zmian,
11) sporządzanie części merytorycznej sześciu okresowych sprawozdań Projektu w systemie „BAMOS+”,
12) sporządzenie Strategii Komunikacyjnej Projektu zawierającej cele komunikacyjne i harmonogram ich wykonania dla każdego pakietu roboczego,
13) nadzorowanie realizacji celów Strategii Komunikacyjnej Projektu:
a) u wewnętrznych adresatów Projektu, tj. Konsorcjum (Partnerów oraz organizacji zrzeszonych Projektu) poprzez:
 wyznaczenie zadań poszczególnym Partnerom i ich roli w realizacji strategii,
 zapewnienie dobrego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefon, poczta elektroniczna, konferencje online itd.),
 przestrzeganie wymogów formalnych Programu dot. użytkowania logotypów i sloganów UE,
 podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami Projektu,
 podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich Partnerów Projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces Projektu,
b) u zewnętrznych adresatów Projektu, tj. grup docelowych Projektu, poprzez:
 sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Partnera Wiodącego,
 rozpowszechnianie wyników Projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych,
14) opracowywanie treści i formy materiałów informacyjnych Projektu, tj. jak wpisy w mediach społecznościowych, newslettery, broszury, plakaty, banery itp. (koszty publikacji, druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Zamawiającego lub innych Partnerów),
15) utworzenie strony internetowej projektu MUNIMAP w katalogu projektów Interreg Region Morza Bałtyckiego 2021-2027 (https://interreg-baltic.eu/projects/), wraz z bieżącą aktualizacją jej treści,
16) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w Projekcie.
6. Szczegółowy zakres obowiązków Zewnętrznego Koordynatora Finansowego:
1) bliska współpraca z osobami odpowiedzialnymi za administrację i rozliczanie projektu wyznaczonymi przez Partnera Wiodącego oraz pozostałych Partnerów,
2) doradzanie i instruowanie Partnerów w przestrzeganiu zasad programu Interreg w zakresie finansowym, księgowym oraz sposobu wydatkowania środków,
3) informowanie i doradzanie Partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia,
4) doradztwo kwalifikowalności kosztów oraz procedur zgodnie z zasadami Programu, ze szczególnym uwzględnieniem zasad dla Partnerów norweskich,
5) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń,
6) sporządzanie części finansowej sześciu okresowych sprawozdań z postępu całego Projektu:
a) wsparcie Partnerów w wypełnianiu formularzy zgodnych z wytycznymi programu,
b) wstępna ocena kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu (pre-check),
c) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej, rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne – kontakt z kontrolerami Partnerów,
d) kontrola i rozwiązywanie problemów z dokumentami (trouble-shooting) które Partnerzy umieszczają w systemie „BAMOS+”,
e) współpraca z Kontrolerem II Stopnia w zakresie certyfikacji sprawozdań z postępów Projektu,
f) składanie wspólnych sprawozdań z postępów Projektu w wyznaczonym terminie w systemie „BAMOS+”,
g) udzielanie w wyznaczonym przez Sekretariat Programu terminie, odpowiedzi na zamieszczane w systemie „BAMOS+” klaryfikacje do raportu,
7) prezentowanie podczas spotkań konsorcjum bieżącej sytuacji finansowej oraz omawianie kwestii finansowych najbardziej istotnych dla danej fazy cyklu Projektu.
7. Wymagania dotyczące wykonywania usługi przez Wykonawcę:
1) Wykonawca zobowiązany jest znać zasady Programu INTERREG Morza Bałtyckiego 2021-2027;
2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach Projektu oraz w warsztatach dla grup docelowych Projektu odbywających się na spotkaniach Projektu oraz realizowanych na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, tj. Polska, Niemcy, Litwa, Łotwa, Estonia, Norwegia, Dania i Szwecja lub spotkaniach hybrydowych;
3) Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym odbywających się w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba związana z realizacją Projektu;
4) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu Projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień oraz uczestniczyć w sporządzeniu tych wyjaśnień, w terminach wskazanych przez Zamawiającego.
8. Wykonawca zobowiązany będzie przenieść na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, razem z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania opracowaniami powstałymi w wyniku realizacji zamówienia w kraju i za granicą.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79421000-1 - Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

79211000-6 - Usługi księgowe

79416000-3 - Usługi public relations

79416100-4 - Usługi zarządzania public relations

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2027-06-01

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: Sposób oceny ofert został opisany w Rozdziale XVIII SWZ

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora projektu (KP)

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora finansowego (KF)

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów – Zamawiający nie precyzuje tego warunku;
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej – w zakresie posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 200.000,00 zł;
4) zdolności technicznej lub zawodowej
a) w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywania, w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie:
 co najmniej dwóch usług polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektu, zawierających każda w swym zakresie wykonywanie zadań komunikacyjnych, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej oraz
 co najmniej dwóch usług polegających na zarządzaniu finansowym projektem, zawierających każda w swym zakresie wykonywanie zadań rozliczania finansowania, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy o całkowitej wartości każdego z projektów minimum 1,5 miliona euro;
b) w postaci dysponowania przez Wykonawcę następującymi osobami:
 1 osobą posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektu/projektów, w tym co najmniej w 1 zakończonym projekcie, zawierającym w swym zakresie wykonywanie zadań komunikacyjnych, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej, władającą biegle językiem polskim oraz władającą biegle językiem angielskim,
 1 osobą posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu finansowym projektem, w tym co najmniej w 1 zakończonym projekcie, zawierającym w swym zakresie wykonywanie zadań rozliczania finansowania, wykonywanych dla lidera projektu lub partnera wiodącego w ramach projektu z zakresu współpracy międzynarodowej, władającą biegle językiem polskim oraz władającą biegle językiem angielskim.
Uwaga!
1) W przypadku, gdy wartość sumy gwarancyjnej będzie wyrażona w walucie innej niż PLN, Zamawiający do oceny spełniania warunku sytuacji ekonomicznej lub finansowej przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).
2) W przypadku, gdy wartość projektu będzie wyrażona w walucie innej niż euro, Zamawiający przeliczy wartość projektu z danej waluty na PLN, a następnie z PLN na EURO po średnim kursie publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).
3) Przez projekt z zakresu współpracy międzynarodowej należy rozumieć projekt charakteryzujący się uczestnictwem minimum trzech podmiotów z różnych państw, realizujących wspólne cele i działania, dofinansowany ze środków zorganizowanego program.
4) W odniesieniu do warunku należytego wykonania usług, o którym mowa w pkt 4) lit. a), warunek może zostać spełniony poprzez wykazanie wykonania/wykonywania usług polegających jednocześnie na zarządzaniu lub koordynacji projektu i zarządzaniu finansowym projektem, jak również poprzez wykazanie wykonania/wykonywania osobno usług polegających na zarządzaniu lub koordynacji projektem i usług polegających na zarządzaniu finansowym projektem.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 594), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę; albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ) wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia;
2) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do SWZ), oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
3) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ).

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) wypełniony Formularz ofertowy – przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ;
3) wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – w celu wykazania kryteriów oceny ofert - przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ;
4) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru - w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej;
5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy - jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 4) powyżej;
6) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;
7) w przypadku wspólnego ubiegania się o realizację zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy - sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ;
8) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – zobowiązanie podmiotu trzeciego lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;
9) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby, o którym mowa w art. 125 ust. 5 ustawy Pzp – sporządzone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2.2 do SWZ;
10) informację, że wybór oferty Wykonawcy będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, w sytuacji, o której mowa w art. 225 ustawy Pzp.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za
wykonanie umowy.
2. Zapisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie
zamówienia.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. konsorcjum, spółka cywilna):
1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (o którym mowa w rozdziale X ust. 1 pkt 2) SWZ), składa
każdy z Wykonawców (oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w
postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu),
2) podmiotowe środki dowodowe określone w rozdziale IX ust. 3 SWZ (odnoszące się do warunków udziału w
postępowaniu) mogą być złożone wspólnie w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną,
3) podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale IX ust. 7 SWZ (odnoszące się do podstaw wykluczenia),
powinny być złożone przez każdego z Wykonawców,
4) formularze winny być złożone w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną.
4. Oferty składane przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółkę cywilną)
w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale VI ust. 2 SWZ, i pozostałych wymagań
określonych w SWZ zostaną ocenione pod kątem łącznego spełniania wymagań Zamawiającego przez występujących
wspólnie Wykonawców, na podstawie złożonych przez nich oświadczeń i dokumentów.
5. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (tworzących konsorcjum lub będących
wspólnikami spółki cywilnej) oddzielnie musi wykazać, iż nie podlega wykluczeniu z postępowania.
6. Oferty przedstawione przez dwa lub więcej podmiotów występujących wspólnie, będą musiały spełniać następujące
wymagania:
1) w przypadku złożenia oferty wspólnej, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o
udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
2) oferta będzie podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich partnerów/wspólników,
3) każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako partner w konsorcjum (wspólnik spółki cywilnej);
Wykonawca, który przedkłada lub partycypuje w więcej niż jednej ofercie spowoduje, że wszystkie oferty z udziałem tego
Wykonawcy zostaną odrzucone.
7. W przypadku gdyby wyłoniona w prowadzonym postępowaniu oferta została złożona przez dwóch lub więcej
Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający może zażądać przed
zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Termin, na
jaki została zawarta umowa Wykonawców, nie może być krótszy od terminu określonego na wykonanie zamówienia.
8. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub
doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z
Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
9. W przypadku, o którym mowa w ust. 8 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają
do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi
Załącznik nr 6 do SWZ).

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

3. Na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość następujących zmian umowy: w
zakresie terminu realizacji umowy, sposobu wykonania umowy, przedmiotu zamówienia, wynagrodzenia, płatności,
oznaczenia stron, i których konieczność wprowadzenia wynikać będzie z następujących okoliczności:
1) zmiany określające sposób wykonania usługi – w przypadku, w którym służyć to będzie podniesieniu standardu
wykonania przedmiotu zamówienia, dostosowania do potrzeb Zamawiającego lub potrzeb Projektu lub wynikające z
czynników zewnętrznych i nie będzie to wykraczało poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SWZ ani nie
zwiększy wynagrodzenia Wykonawcy,
2) zmiana dotycząca przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia oraz obowiązków
Wykonawcy – w przypadku wystąpienia okoliczności nie przewidzianych w chwili zawarcia umowy, a skutkujących
koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu zleconego przedmiotu zamówienia,
3) zmiany dotyczące zakresu przedmiotu zamówienia oraz wynagrodzenia, waluty wynagrodzenia – w przypadku, gdy
wystąpi możliwość wykonania przedmiotu zamówienia w sposób inny od przewidzianego w SWZ, a zarazem korzystny dla
Zamawiającego, zgodny z Projektem, nie będzie to wykraczało poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w SWZ ani
nie zwiększy wynagrodzenia Wykonawcy,
4) zmiana dotycząca terminu, warunków lub sposobu wykonania przedmiotu zamówienia – w przypadku zaistnienia siły
wyższej, o której mowa w § 16 niniejszej umowy - zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień
umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego;
5) zmiana terminu wykonania umowy - w wypadku przedłużenia się terminu zakończenia realizacji Projektu;
6) zmiany w oznaczeniu stron – w przypadku wystąpienia zmian w nazwach lub adresach stron, zmian związanych z
przekształceniem podmiotowym stron;
7) zmiany umowy są konieczne w związku ze zmianą odpowiednich przepisów prawa, mających wpływ na przedmiot
zamówienia – w zakresie wynikającym z tych zmian,
8) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydania decyzji
albo innych aktów władczych lub nadzorczych, nakazów instytucji kontrolnych, związanych z realizacją przedmiotu umowy –
w zakresie wynikającym z tej zmiany;
9) zmiana wysokości wynagrodzenia – w przypadku zmiany:
a) stawki podatku od towarów i usług,
b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie
przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na
ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,
d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4
października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę;
10) zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku zmiany kosztów związanych z realizacją zamówienia, o
której mowa w art. 439 ustawy Pzp, w sytuacji i na warunkach określonych w § 15 ust. 14 - 15 projektu umowy.
Szczegółowe zapisy dotyczące przewidywanych zmian umowy zawarte są w Załączniku nr 7 do SWZ, paragraf 15.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-05-16 09:50

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski” na Platformie e-Zamówienia, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików.

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-05-16 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-06-14

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na
podstawie stosunku pracy osób, o których mowa w rozdziale III ust. 4 SWZ, to jest osób wykonujących czynności wskazane
w rozdziale III ust. 5 i 6 SWZ. Wymóg zatrudnienia ww. osób na podstawie umowy o pracę nie dotyczy osób wykonujących
powyższe czynności będących wspólnikami spółki osobowej i/lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą
(w tym wspólników spółki cywilnej).
2. Przedmiot zamówienia realizowany będzie od dnia podpisania umowy do dnia 01.06.2027 r., czyli przewidywanego
terminu zakończenia projektu MUNIMAP, sporządzenia raportu końcowego z jego realizacji oraz zaakceptowania raportu
końcowego przez MA/JS (Managing Authority / Joint Secretariat).
3. Poza przypadkami wymagającymi osobistego udziału przedstawiciela Wykonawcy w spotkaniach Komitetu Sterującego
Projektem, spotkaniach w siedzibie Zamawiającego oraz realizacji warsztatów na spotkaniach Partnerów Projektu i
warsztatów dla grup docelowych Projektu na terenie państw macierzystych Partnerów Projektu, włączając spotkania
hybrydowe, Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w biurze Wykonawcy i kontaktowanie się z
Zamawiającym telefonicznie, jak również za pośrednictwem poczty elektronicznej i interaktywnych spotkań online.
4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeni zostaną Wykonawcy podlegający wykluczeniu na podstawie art. 108
ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Pzp , a także na podstawie art. 7 ust 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o
szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie
bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 507).