Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Uruchomienie usługi systemu Contact Center, w modelu SaaS, integrującego wiele kanałów komunikacji z klientami wraz z wdrożeniem, utrzymaniem oraz usługą szkoleniową dla NCBR
SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY
1.1.) Rola zamawiającego
Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego: Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141032404
1.5) Adres zamawiającego
1.5.1.) Ulica: Nowogrodzka 47a
1.5.2.) Miejscowość: Warszawa
1.5.3.) Kod pocztowy: 00-695
1.5.4.) Województwo: mazowieckie
1.5.5.) Kraj: Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa
1.5.7.) Numer telefonu: 785660158
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@ncbr.gov.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.gov.pl/web/ncbr
1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - agencja wykonawcza
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność
Zarządzanie i realizacja strategicznych programów badań naukowych i prac rozwojowych
SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE
2.1.) Ogłoszenie dotyczy:
Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:
Uruchomienie usługi systemu Contact Center, w modelu SaaS, integrującego wiele kanałów komunikacji z klientami wraz z wdrożeniem, utrzymaniem oraz usługą szkoleniową dla NCBR
2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-6d98427e-739c-11ec-83b1-bea871b78b5b
2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00017252
2.6.) Wersja ogłoszenia: 01
2.7.) Data ogłoszenia: 2022-01-13
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00013840/02/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:
1.3.27 Zapewnienie prawidłowego funkcjonowania infrastruktury IT NCBR poprzez zakup oprogramowania i wsparcia dostawcy w zakresie systemu Contact Center
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną
Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy
SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA
3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania
https://www.gov.pl/web/ncbr/postepowania-rozpoczete
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: ePUAP:/NCBiR/SkrytkaESP
przetargi@ncbr.gov.pl
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: dokumenty przekazywane za pośrednictwem skrzynki ePUAP podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:
polski
SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Tak
4.1.2.) Numer referencyjny: 64/21/TPBN
4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia
Uruchomienie usługi systemu Contact Center, czyli wielokanałowej platformy komunikacyjnej, która ułatwi obsługę klientów.
Celem jest integracja komunikacji, która ma wspólny interfejs i spójne raportowanie: telefonicznej, emailowej, sms, social media (Facebook - messenger) oraz możliwość odnotowania spotkania bezpośredniego jako kontaktu z klientem – gromadzi dane kontaktów ze wszystkich kanałów, automatyzuje i usprawnia rutynowe działania, umożliwia wysyłkę wiadomości oraz SMS do zidentyfikowanej bazy klientów.
4.2.6.) Główny kod CPV: 79512000-6 - Centrum obsługi klienta
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji:
W ramach prawa opcji Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
- dokupienia do 10 dodatkowych dostępów konsultantów nienazwanych I linii kontaktu oraz do 20 dodatkowych dostępów konsultantów nienazwanych II linii kontaktu w okresie trwania umowy,
- przedłużenia czasu trwania umowy o maksymalnie 24 miesiące,
- dokupienia do 350 godzin zegarowych na dodatkowe konsultacje oraz prace związane z dodatkowymi funkcjonalnościami lub prace integracyjne,
zgodnie z cenami jednostkowymi przedstawionymi w wybranej w postępowaniu ofercie.
Skorzystanie z prawa opcji uwarunkowane będzie aktualnymi potrzebami zamawiającego w czasie realizacji zamówienia oraz dostępnością środków finansowych na sfinansowanie określonego zakresu prawa opcji.
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1
4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena
4.3.6.) Waga: 50
Kryterium 2
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
serwis posprzedażny, pomoc techniczna, warunki dostawy takich jak termin, sposób lub czas dostawy, oraz okresu realizacji.
4.3.5.) Nazwa kryterium: termin wdrożenia
4.3.6.) Waga: 10
Kryterium 3
4.3.4.) Rodzaj kryterium:
jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników
4.3.5.) Nazwa kryterium: funkcjonalności fakultatywne systemu
4.3.6.) Waga: 40
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie
SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW
5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:
Art. 109 ust. 1 pkt 4
Art. 109 ust. 1 pkt 5
Art. 109 ust. 1 pkt 7
Art. 109 ust. 1 pkt 8
Art. 109 ust. 1 pkt 10
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.
Zdolność techniczna i zawodowa:
za spełniającego warunki udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał co najmniej 3 usługi obejmujące wdrożenie i uruchomienie systemu Contact Center w postaci usługi (SaaS), w ramach której Contact Center liczył co najmniej 5 konsultantów I linii, a co najmniej jedna z tych usług została zrealizowana na rzecz jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2021 r., poz. 305 ze zm.).
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej.
2. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług wykonanych, w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu usługi, dat wykonania, nazwy podmiotu na rzecz, którego była wykonana usługa, ze wskazaniem czy jest on jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, informacji o zakresie realizowanej usługi oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.
5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:
próbka przedmiotu zamówienia (oferowanego systemu) w postaci dokumentu zawierającego w swej treści link do oferowanego systemu Contact Center, oraz określenie narzędzi programistycznych i mechanizmów (oprogramowanie wraz z numerem wersji) użytych do zaprezentowania próbki
5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie
SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA
6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika. Z treści pełnomocnictwa winno jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu Wykonawcy.
Dokument ten winien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną(-e) do jego udzielenia tj. zgodnie z formą reprezentacji każdego z Wykonawców (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym). W przypadku wspólników spółki cywilnej dopuszczalne jest przedłożenie umowy spółki cywilnej, z której wynika zakres i sposób reprezentacji, a w przypadku konsorcjum przedłożenie umowy konsorcjum
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie
SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:
1. Umowa może zostać zmieniona w sytuacji gdy:
1) zaistnieją okoliczności związane z wystąpieniem wirusa SARS-CoV-2, które wpływają lub mogą wpłynąć na należyte wykonanie Umowy;
2) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację Umowy;
3) wynikną rozbieżności lub niejasności w Umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana Umowy będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień przez Strony;
4) zaistnieje konieczność wprowadzenia zmiany terminu realizacji Przedmiotu Umowy;
5) zaistnieje działanie siły wyższej rozumianej jako nadzwyczajne okoliczności niezależne od Stron, których nie można było przewidzieć, jak m.in.: wojna, stany wyjątkowe, strajki generalne, blokady, embargo, działania sił przyrody o charakterze klęsk żywiołowych jak huragany, powodzie, trzęsienia ziemi, pożary, epidemie, pandemie itp., uniemożliwiającej realizację w części lub w całości Przedmiotu Umowy;
6) wystąpią uzasadnione zmiany w zakresie sposobu realizacji, w tym zmiana miejsca lub terminu realizacji Przedmiotu Umowy;
7) nastąpi konieczność zmiany warunków i terminów płatności.
2. Strony są uprawnione do zmiany Umowy w zakresie parametrów technicznych, technologii, sposobu i zakresu wykonania Przedmiotu Umowy, bez zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w następujących sytuacjach:
1) konieczności zrealizowania jakiejkolwiek części Przedmiotu Umowy, przy zastosowaniu odmiennych rozwiązań technicznych lub technologicznych, niż wskazane w opisie Przedmiotu Umowy, a wynikających ze stwierdzonych wad opisu Przedmiotu Umowy, zmiany stanu prawnego w oparciu, o który je przygotowano, gdyby zastosowanie przewidzianych rozwiązań groziło niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Przedmiotu Umowy,
2) konieczności zrealizowania Przedmiotu Umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań technicznych lub materiałowych ze względu na zmiany obowiązującego prawa,
3) wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie Przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w przypadku, gdy w okresie obowiązywania Umowy wystąpią zmiany stanu prawnego, które będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę, a zmiany te nie były możliwe do przewidzenia na etapie zawarcia Umowy, w postaci zmiany:
1) stawki podatku od towarów i usług VAT oraz podatku akcyzowego;
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2020 r. poz. 2207 z późn. zm.);
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu bądź wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne;
4) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1342).
– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę, każda ze Stron, w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od dnia wejścia w życie przepisów dokonujących tych zmian, może zwrócić się do drugiej Strony o przeprowadzenie negocjacji w sprawie odpowiedniej zmiany stawek, o których mowa w Ofercie Wykonawcy. Strona zwracająca się do drugiej Strony o przeprowadzenie negocjacji, winna wykazać, że zaistniała zmiana ma bezpośredni wpływ na koszty wykonania Przedmiotu Umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania przedstawienia przez Wykonawcę dokumentów potwierdzających zasadność zwrócenia się Wykonawcy o przeprowadzenie negocjacji w sprawie zmiany wynagrodzenia.
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie
SEKCJA VIII – PROCEDURA
8.1.) Termin składania ofert: 2022-01-21 13:00
8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu
8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-01-21 14:00
8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-02-19