Świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 oraz usługi hotelarskiej.

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 oraz usługi hotelarskiej.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.3.) Oddział zamawiającego: Centrum Projektów Europejskich

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 141681456

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Domaniewska 39a

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 02-672

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 223783100

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: przetargi@cpe.gov.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.cpe.gov.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Wsparcie w realizacji programów UE

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Tak

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 oraz usługi hotelarskiej.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-676e6f8c-feb1-11ec-8000-d680d39e541a

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00258117

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-07-15

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00059880/02/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Organizacja spotkania inaugurującego nową perspektywę (2022)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Współpracy Interreg V-A Południowy Bałtyk 2014-2020

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://bip.cpe.gov.pl/p158/zamowienia-publiczne/ogloszenia-o-zamowieniach

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie
zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu miniPortalu
https://miniportal.uzp.gov.pl/, EPUAPu:/CPE_Warszawa/SkrytkaESP
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP.
Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do
formularza do komunikacji.
3. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu,
opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu dostępnym pod adresem https://miniportal.uzp.gov.pl/WarunkiUslugi.aspx
oraz Regulaminie ePUAP.
4. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z
miniPortalu, określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego
regulaminu.
5. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia i wycofania oferty oraz do
komunikacji wynosi 150 MB.
6. Za datę przekazania oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy PZP, podmiotowych środków dowodowych,
przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów, przekazywanych w postępowaniu,
przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP.
7. W postępowaniu o udzielenie zamówienia korespondencja elektroniczna (inna niż oferta Wykonawcy i załączniki do oferty)
odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego przez
miniPortal (Formularz do komunikacji). Korespondencja przesłana za pomocą tego formularza nie może być szyfrowana. We
wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem ogłoszenia
(BZP).
8. Zamawiający przewiduje również możliwość komunikacji z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email:
przetargi@cpe.gov.pl. Szczegółowo opisane w rozdziale IX SWZ.

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WA.263.21.2022.BS

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji dwudniowego wydarzenia rocznego (zwanego dalej: „wydarzeniem”) Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014–2020 (zwanego dalej PB) oraz usługi hotelarskiej.

I. Lokalizacja.
a) Świadczenie usług gastronomicznych, wynajmu sal (1 sali plenarnej, która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej oraz 2 sal warsztatowych – łącznie 3 sal) i sprzętu konferencyjnego w obiekcie, który znajduje się w granicach administracyjnych miasta Gdynia lub miasta Sopot lub miasta Gdańsk i spełnia wymogi hotelu, co najmniej 4 gwiazdkowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017, poz. 2166) oraz w którym jest możliwość w ramach prowadzonej działalności, serwowania gościom całodziennego wyżywienia. Obiekt musi był położony nie dalej niż 340 m w linii prostej od linii brzegowej Zatoki Gdańskiej. Odległość, o której mowa powyżej będzie sprawdzana za pośrednictwem wyszukiwarki: maps.google.com.
b) Świadczenie usługi hotelarskiej:
- wynajem 25 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania wyłącznie przy zastosowaniu ceny jak za pokój jednoosobowy ze śniadaniem i WIFI (w tym 11 pokoi na dwie doby i 14 pokoi na jedną dobę) w obiekcie w którym będzie świadczona usługa gastronomiczna oraz wynajmu sali plenarnej
Zamawiający poda ostateczną liczbę pokoi wraz z informacją o terminach rezerwacji do 12.09.2022 r. W przypadku zmniejszenia wynajmu pokoi o 20%, , Wykonawca nie może żądać wynagrodzenia za zmniejszenie lub jakiegokolwiek odszkodowania, niezależnie od tytułu prawnego, z tego faktu wynikającego.

W przypadku, kiedy Zamawiający zgłosi Wykonawcy zastrzeżenia odnośnie czystości w pokoju, czy niekompletnego lub wadliwie funkcjonującego wyposażenia, Wykonawca ma obowiązek bezkosztowo w ciągu 30 minut zapewnić drugi pokój w tym samym hotelu.

Przy obiekcie opisanym w punkcie I lit. a) musi znajdować się parking dla samochodów osobowych. miejsca parkingowe będą udostępnione Zamawiającemu w cenie usługi.
II. Termin.
Wydarzenie roczne zostanie zorganizowane w dniach 20-21.09.2022 r.
III. Liczba uczestników.
Zamawiający przewiduje udział maksymalnie 120 uczestników korzystających z usług restauracyjnych opisanych w punkcie V. OPZ. Zamawiający dopuszcza ostateczną liczbę uczestników wydarzenia mniejszą o maksymalnie 30%. Zamawiający poda ostateczną liczbę uczestników do 12.09.2022 r. dla każdego z dni wydarzenia. Zamawiający poniesie koszt usług restauracyjnych i wynajmu sal odpowiednio do liczby osób zgłoszonych Wykonawcy.
IV. Wymagania wobec sal wraz z niezbędną infrastrukturą oraz obsługą techniczną i aranżacji pomieszczeń:
a. Wynajem sal (1 sali plenarnej, która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej oraz 2 sal warsztatowych – łącznie 3 sal) na potrzeby wydarzenia wraz z wyposażeniem technicznym oraz obsługą techniczną:
a) sali plenarnej która będzie pełnić również funkcję sali warsztatowej:
• ilość uczestników: nie więcej niż 120
• aranżacja sali: 120 krzeseł w ustawieniu kinowym. Wykonawca zapewni w sali plenarnej, na potrzeby prelegentów mównicę wyposażoną w mikrofon, komputer przenośny, wskaźnik, monitor, ekran, 7 jednakowych foteli tapicerowanych w kolorze granatowym, czarnym lub szarym oraz 3 niskie stoliki kawowe odpowiadające stylistyce i kolorystyce foteli. Wyposażenie, o którym mowa powyżej, nie przejdzie na własność Zamawiającego i powinno być zabrane przez Wykonawcę po zakończeniu konferencji. Ponadto Wykonawca dokona aranżacji sali plenarnej poprzez ustawienie przed pierwszym dniem wydarzenia modułowej ścianki prezentacyjnej typu pop-up, dostarczonej przez Zamawiającego.
Po zakończeniu sesji plenarnej 21.09.2022 r., w ciągu 15 minut Wykonawca przygotuje salę do warsztatów poprzez ustawienie nie mniej niż 40 krzeseł zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Ostateczną liczbę stołów Zamawiający uzgodni z Wykonawcą uwzględniając warunki lokalowe (Wykonawca musi zapewnić minimum 2 stoły na salę).
• dostępność: 2 dni
• wymagany sprzęt: mównica wyposażona w mikrofon, nie mniej niż 6 mikrofonów bezprzewodowych oraz 2 mikrofony bezprzewodowe nagłowne wraz z nagłośnieniem, 2 komputery przenośne współpracujące z projektorem multimedialnym dostępnym w sali i/lub możliwość podłączenia komputera dostarczonego przez Zamawiającego za pomocą kabla HDMI doprowadzonego do mównicy, wskaźnik, ekran, dostęp do Internetu wi-fi, co najmniej 4 przedłużacze elektryczne
b) 2 sal warsztatowych:
• ilość uczestników: w każdej sali nie mniej niż 40 osób
• aranżacja sal: w salach musi znajdować się odpowiednia do ilości osób liczba krzeseł. Ostateczną liczbę stołów Zamawiający uzgodni z Wykonawcą uwzględniając warunki lokalowe (Wykonawca musi zapewnić minimum 2 stoły na salę warsztatową).
• dostępność: każda sala będzie dostępna przez 2 dni
• wymagany sprzęt: w każdej sali 2 mikrofony wraz z nagłośnieniem, flipchart, flamastry – 4 kolory: czarny, czerwony, zielony, niebieski, komputer przenośny współpracujący z projektorem multimedialnym dostępnym na miejscu i/lub możliwość podłączenia komputera dostarczonego przez Zamawiającego za pomocą kabla HDMI, wskaźnik, ekran lub jasną ścianę umożliwiającą wyświetlanie obrazów, dostęp do Internetu wi-fi, co najmniej 2 przedłużacze elektryczne
c.d. w zał. nr 1 do umowy, która stanowi zał. nr 4 do SWZ

4.2.6.) Główny kod CPV: 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2022-09-30

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów.
2. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający wybiera spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, zamawiający wybiera ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem. Jeżeli nie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w art. 248 ust. 2, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę lub koszt.
3. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w SWZ.
4. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższa oceną, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
5. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 4, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba ze zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.
6. Zamawiający dokona oceny ofert, które nie będą podlegały odrzuceniu.
Najkorzystniejszą spośród złożonych ważnych i niepodlegających odrzuceniu ofert będzie oferta o najwyższej liczbie zdobytych punktów.
1. Łączna cena brutto zamówienia (C) – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 75
Najwyższą liczbę punktów – 75, otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto za wykonanie niniejszego zamówienia a pozostali odpowiednio mniej wg wzoru:
Najniższa łączna cena brutto zamówienia/ Łączna cena brutto oferty ocenianej x 75 pkt = liczba punktów oferty ocenianej
Sposób wyliczenia ceny oferty (części składowe ceny) określony został w formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.
2. Doświadczenie koordynatora (K). Szczegółowy opis kryterium w pkt XI. Informacje dodatkowe W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0-20, w następujący sposób:
Organizacja 5 i więcej konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 20 pkt
Organizacja 3-4 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 10 pkt
Organizacja 0-2 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 0 pkt.
3. Aspekty społeczne – w ramach niniejszego kryterium Wykonawcy zostaną przypisane punkty w skali od 0 do 5
Przez aspekty społeczne zamawiający rozumie zatrudnienie i utrzymanie zatrudnienia przez cały okres realizacji umowy osoby
niepełnosprawnej, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób
niepełnosprawnych (Dz.U. z 2021 r., poz. 573 ze zm.)
W ramach kryterium aspekty społeczne wykonawcom zostaną przypisane punkty wg poniższych zasad:
• w przypadku braku zatrudnienia przy realizacji zamówienia osoby niepełnosprawnej w wymiarze minimum 1/4 etatu – 0 punktów
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (P) wyliczoną zgodnie z poniższym wzorem: P = C + K+ AS
gdzie:
P – łączna liczba punktów oferty ocenianej,
C – liczba punktów uzyskanych w kryterium „cena”,
K- liczba punktów uzyskana w kryterium „doświadczenie koordynatora”
AS – liczba punktów uzyskana w kryterium „aspekty społeczne”.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 75

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie koordynatora

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

aspekty społeczne, w tym integracja zawodowa i społeczna osób, o których mowa w art. 94 ust. 1 ustawy

4.3.5.) Nazwa kryterium: Aspekty społeczne. Za zatrudnienie przy realizacji zamówienia co najmniej 1 osoby niepełnosprawnej w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych na 1/4 etatu

4.3.6.) Waga: 5

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Tak

4.3.11.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych, etykiet lub rachunku kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryteriów oceny ofert:

zgodnie z art. 242 ust. 2 ustawy - aspekty społeczne

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku
w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu jeśli wykaże, że w okresie ostatnich 4 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie zorganizował co najmniej co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, z których każda:
a) polegała na organizacji i obsłudze wydarzenia o charakterze: konferencji, kongresu, seminarium i obejmowała zapewnienie sprzętu konferencyjnego wraz z obsługą i usług gastronomicznych (zapewnienie przerwy kawowej, obiadu, kolacji)* oraz
b) odbyła się z udziałem co najmniej 75 uczestników** oraz
c) trwała co najmniej 2 dni oraz
d) polegała co najmniej na zapewnieniu obsługi organizacyjno-koordynacyjnej, oprawy audiowizualnej i usług kulturalnych***.
*Zgodnie z programem/agendą merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia;
**Chodzi o ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez Zamawiającego usługę (zgodnie z programem agendą merytoryczną/opisem przedmiotu zamówienia), a nie o liczbę osób de facto korzystających z poszczególnych składowych usługi, tj. np. z gastronomi;
*** Zgodnie z programem/ agendą / opisem przedmiotu zamówienia.
Zamawiający przez oprawę audiowizualną rozumie realizację światła i dźwięku. Oświetlenie i nagłośnienie dobrane do wymogów przestrzeni i liczebności wydarzenia oraz wyświetlanie różnego rodzaju informacji na ekranach, telebimach w trakcie wydarzenia.
Zamawiając przez usługę kulturalną rozumie usługi związane z filmami i nagraniami na wszelkich nośnikach, koncerty, przedstawienia i imprezy w zakresie twórczości i wykonawstwa artystycznego i literackiego.
UWAGA! Jeżeli wykonawca wykazuje doświadczenie nabyte w ramach kontraktu (zamówienia/umowy) realizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), zamawiający nie dopuszcza aby wykonawca polegał na doświadczeniu grupy wykonawców której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał wykazanego zakresu prac. Zamawiający zastrzega możliwość zwrócenia się do wykonawcy o wyjaśnienia w zakresie faktycznie wykonywanego zakresu prac oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu wykazania braku podstaw wykluczenia, określonych w rozdziale VII pkt 2, Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wraz z ofertą złożyć następujące dokumenty:
a) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w
zakresie wskazanym odpowiednio w Załączniku nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału i nie podlega wykluczeniu z postępowania.
b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w rozdziale VII pkt 8.1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania. Szczegółowo opisane w rozdziale XV SWZ.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Podmiotowe środki dowodowe wymagane od wykonawcy obejmują: na potwierdzenie spełniania warunku określonego w punkcie VII podpunkt 4 SWZ wykonawca zobowiązany jest przedstawić wykaz usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 4 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, potwierdzający że wykonawca zorganizował co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, z których każda:
a) polegała na organizacji i obsłudze wydarzenia o charakterze: konferencji, kongresu, seminarium i obejmowała zapewnienie sprzętu konferencyjnego wraz z obsługą i usług gastronomicznych (zapewnienie przerwy kawowej, obiadu, kolacji)* oraz
b) odbyła się z udziałem co najmniej 75 uczestników** oraz
c) trwała co najmniej 2 dni oraz
d) polegała co najmniej na zapewnieniu obsługi organizacyjno-koordynacyjnej, oprawy audiowizualnej i usług kulturalnych***, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane należycie, przy czym dowodami o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, (wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ).
UWAGA: Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Dokumenty składające się na ofertę muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania wykonawcy lub umocowane przez te osoby do reprezentowania wykonawcy. Zamawiający wymaga, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania:
1) przedstawienia odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub
innego właściwego rejestru, albo
2) wskazania danych umożliwiających dostęp do wyżej wymienionych dokumentów i za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, albo
3) przedstawienia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy, jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie nie wynika z dokumentów o których mowa w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Zapisy stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Prawo
zamówień publicznych lub podwykonawcy nie będącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach.
Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby składa wraz z ofertą zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienia, będzie dysponował
niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
W przypadku wykonawców występujących wspólnie konieczne jest złożenie oświadczenia o którym mowa w art. 117 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, podpisane wspólnie przez wykonawców.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia warunek określony w rozdziale VII pkt 1 SWZ musi zostać spełniony przez co najmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wykonawca spełniający warunek wykona usługi, do realizacji których te uprawnienia są wymagane.
Ocena spełnienia ww. warunków odbywać się będzie metodą spełnia/nie spełnia. Z treści załączonych dokumentów i oświadczeń musi wynikać jednoznacznie, iż Wykonawca spełnia wyżej wymienione warunki. Niespełnienie warunku określonego w rozdziale VII pkt 1 niniejszej SWZ skutkować będzie odrzuceniem Wykonawcy w postępowaniu. W celu
wykazania braku podstaw wykluczenia, określonych w rozdziale VII pkt 2, Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia muszą wraz z ofertą złożyć następujące dokumenty: 8.1 aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania w zakresie wskazanym odpowiednio w Załączniku
nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu będą stanowić wstępne potwierdzenie, że Wykonawca spełnia warunki udziału i nie podlega wykluczeniu z postępowania.8.2 W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa w rozdziale VII pkt 8.1 SWZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania. 14. Do oferty należy dołączyć: Wstępne oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania - wzór oświadczenia o spełnieniu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania składa każdy z Wykonawców (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
profilem zaufanym lub podpisem osobistym). Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP – w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie – do wykorzystania wzór, stanowiący Załącznik nr 6 (podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym). Ofertę, oświadczenia zaleca się
sporządzić na drukach stanowiących załączniki do SWZ. Oferta oraz oświadczenie o spełnieniu warunków udziału i niepodleganiu wykluczeniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP muszą być złożone w oryginale. Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) (......). Wykonawcy
ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (np. spółki cywilne, konsorcja), zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy PZP, zobowiązani są ustanowić pełnomocnika. Z treści pełnomocnictwa winno jednoznacznie wynikać prawo pełnomocnika do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w imieniu Wykonawcy. Dokument ten winien być podpisany przez osobę/osoby uprawnioną(-e) do jego udzielenia tj. zgodnie z formą reprezentacji każdego z Wykonawców
(podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym lub podpisem osobistym). W przypadku wspólników spółki cywilnej dopuszczalne jest przedłożenie umowy spółki cywilnej, z której wynika zakres i sposób prezentacji, a w przypadku konsorcjum przedłożenie umowy konsorcjum. Doprecyzowanie w rozdziale VII i XII SWZ.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem § 1 ust. 6.
2. Działając na podstawie przepisu art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość zmiany Umowy w przypadku:
1) zmiany przepisów prawa w tym prawa wspólnotowego lub zmiany zakresu lub struktury Programu, które to zmiany mają bezpośredni wpływ na realizację przedmiotu Umowy w ten sposób, że czynią wykonanie umowy na dotychczasowych zasadach niecelowym, niezgodnym z wymaganiami – zakres zmiany: zmiana polegać będzie na dostosowaniu umowy do obowiązujących przepisów prawa lub zakresu / struktury Programu;
2) zmiany przepisów prawa w zakresie dotyczącym stawki podatku VAT – zakres zmiany: w przypadku zmiany stawki podatku VAT wynagrodzenie netto określone w § 2 ust. 1 pozostanie bez zmian, zmianie ulegnie wartość wynagrodzenia brutto.
3) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej, jeżeli nieujęcie zmian w umowie skutkowałoby tym, że wykonanie umowy byłoby niecelowe – zakres zmiany: zmiana polegać będzie na dostosowaniu umowy do zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego;
4) gdy wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można będzie usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej postanowień – zakres zmiany: zmiana polegać będzie na wyeliminowaniu rozbieżności i jednoznacznym sprecyzowaniu zapisów Umowy wywołujących wątpliwości pomiędzy Stronami;
5) wystąpienia siły wyższej.
3. Poza wskazanym ust. 2 zakresem zmian umowy, zakres zmian, w przypadku wystąpienia przesłanek opisanych w ust. 2, dotyczyć może również:
1) terminu wykonania usługi, o którym mowa w § 2 ust. 1, który może być wydłużony, jednak nie dłużej niż o 1 miesiąc;
2) wynagrodzenia, które może być zwiększone jednak nie więcej niż o 10 % pierwotnej wartości
3) umowy netto określonym w § 3 ust. 1 (ograniczenie nie dotyczy przesłanki opisanej w ust. 2 pkt 2).
2. Warunkiem wprowadzenia zmiany jest wystąpienie okoliczności, o których mowa w ust. 2 lub w przepisie art. 455 ust. 1 – 4 ustawy Pzp.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

obejmujące, zgodnie z art. 96 ustawy: - aspekty społeczne

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-07-25 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem miniPortalu

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-07-25 11:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-08-23

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Opis kryterium nr 2: Doświadczenie koordynatora (K). Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0-20
Doświadczenie koordynatora wyznaczonego do realizacji zamówienia, który, posługuje się językiem angielskim w stopniu biegłym w mowie i w piśmie, na poziomie co najmniej B2 w skali Common European Framework of Reference (CEFR) i posiada doświadczenie w realizacji usług polegających na zorganizowaniu jednodniowej lub dwudniowej* konferencji i/lub kongresu i/lub seminarium (wydarzenie z udziałem co najmniej 75 osób** każde) wraz ze świadczeniem obsługi organizacyjno-koordynacyjnej, oprawy audiowizualnej, usług kulturalnych i usług gastronomicznych (zapewnienie przerwy kawowej, obiadu, kolacji).
W ramach niniejszego kryterium Wykonawcom zostaną przypisane punkty w skali od 0-20, w następujący sposób:
Organizacja 5 i więcej konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 20 pkt
Organizacja 3-4 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 10 pkt
Organizacja 0-2 konferencji i/lub kongresów i/lub seminariów łącznie – 0 pkt.