Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Świadczenie usług w zakresie administrowania i zarządzania budżetami Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych przez IAM

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Instytut Adama Mickiewicza

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140470071

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Mokotowska 25

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-560

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: hzonko@iam.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.iam.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - inny zamawiający

Państwowa Instytucja Kultury

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Rekreacja, kultura i religia

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Świadczenie usług w zakresie administrowania i zarządzania budżetami Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych przez IAM

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b57165e2-ae70-11eb-911f-9ad5f74c2a25

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00047906

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-05-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00014522/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.8 Świadczenie usług w zakresie administrowania budżetem Wydziału Programowania i Relacji

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://iam.ezamawiajacy.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji orazprzekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniemwyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane wustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123 i730). 2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środkidowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się wpostaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf,.pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ składa się,pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisemzaufanym lub podpisem osobistym. 3. Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub informacjeWykonawcy przekazują:poprzez Platformę, dostępną pod adresem: https://iam.ezamawiajacy.pl4.Rejestracja na Platformie, w tym złożenie oferty w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznejopatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, wymaga założenia konta.5. Rejestracja ikorzystanie z Platformy zostały szczegółowo opisane w Instrukcji dla Wykonawcy, która jest dostępnana Platformie w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego/Plan zamówień publicznych. 6.Zgodnie z 67 ustawy Pzp., Zamawiający podaje wymagania techniczne związane z korzystaniem zPlatformy:1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512kb/s;2) komputer klasy PC lub PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB ram,procesor Intel IV 2 GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows 7, Mac Osx10,4, Linux, lub ichnowsze wersje;3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w tym: Chrome; Mozilla Firefox;Internet Explorer minimalna wersja 10.0, zaleca się jej aktualną wersję;4) włączona obsługaJavScript;5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny odczytujący pliki .pdf.3.8.) Zamawiający

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: 5/IAM/2021/04

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie administrowania i zarządzania budżetami Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów obejmujących, w szczególności:1) tworzenie kosztorysów i zarządzanie budżetami Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych w IAM;2) prowadzenie dokumentacji projektowej, nadzorowanie obiegu dokumentów projektowych i rozliczeniowych;3) administrowanie i monitorowanie stopnia realizacji budżetu we współpracy ze wskazanymi osobami;4) monitorowanie i inicjowanie obiegu wniosków, umów i rozliczeń w budżetach Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych w IAM ;5) przygotowanie i realizacja rozliczeń finansowych, weryfikacja umów i faktur oraz innej dokumentacji projektowej pod kątem zgodności wydatków z obowiązującymi w IAM procedurami;6) przygotowywanie i monitorowanie umów cywilnoprawnych zawieranych w ramach wskazanych projektów;7) prowadzenie wymaganej dokumentacji działań związanych z realizacją budżetów Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych w IAM , w tym sprawozdań;8) wsparcie w realizacji dystrybucji materiałów i wydawnictw IAM w ramach sekcji wizyt studyjnych i relacji;9) opracowywanie zakresu usług/dostaw do planu zamówień publicznych dotyczących wskazanych budżetów Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych w IAM ;10) monitorowanie postępu realizacji projektów i opracowywanie zestawień do ewaluacji (sprawozdania, raporty) w porozumieniu ze wskazanymi osobami;11) nadzór nad rozliczeniami delegacji i zaproszeń pokrywanych z kosztów budżetów Wydziałów i/lub wskazanych projektów i/lub Megaprojektów realizowanych w IAM;12) realizację obiegu dokumentacji zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej.- zgodnie z obowiązującymi w IAM procedurami.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79500000-9 - Dodatkowe usługi biurowe

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 12 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia

4.3.6.) Waga: 40

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Nie

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samejgrupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów(Dz. U. z 2019 r. poz. 369), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz zinformacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dowykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją opodstawie do dysponowania tymi osobami - załącznik nr 6 do SWZ;

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Nie

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-05-14 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://iam.ezamawiajacy.pl

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-05-14 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni