Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
„Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Spółka Restrukturyzacji Kopalń S.A.

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 276902504

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Strzelców Bytomskich 207

1.5.2.) Miejscowość: Bytom

1.5.3.) Kod pocztowy: 41-914

1.5.4.) Województwo: śląskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL228 - Bytomski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: jkielbus@srk.com.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: www.srk.com.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - osoba prawna, o której mowa w art. 4 pkt 3 ustawy (podmiot prawa publicznego)

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

Jednoosobowa Spółka Skarbu Państwa

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

„Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-b4a6ec57-aa39-11ee-a06e-7a3efa199397

2.5.) Numer ogłoszenia: 2024/BZP 00006258

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2024-01-03

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Nie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 2 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

www.srk.com.pl

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: Środkiem komunikacji elektronicznej jest Platforma Zakupowa EFO dostępna pod
adresem https://efo.coig.biz Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: Zgodnie z pkt. 12 SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Spółka Restrukturyzacji Kopalń S.A. spełnia obowiązek
informacyjny na stronie internetowej www.srk.com.pl

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP-KCL-0071/23

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Zakres rzeczowy zamówienia:
1) kompleksowe przygotowanie dokumentacji w ilości 300 mb (kat. A, B5, B10, B25, BE) wytworzonej przez byłą Kompanię Węglową S.A. Oddział KWK Makoszowy i Spółkę Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział KWK Makoszowy celem przekazania do właściwego Archiwum Państwowego oraz brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął;
2) uzgodnienie z władającym terenem, warunków korzystania z nieruchomości na czas wykonywania zadanych czynności, każdorazowe sprzątnięcie i uporządkowanie miejsca wykonywania prac;
3) prowadzenie archiwizacji według obowiązujących przepisów, dotyczących postępowania z dokumentami, zgodnie z przepisami wewnętrznymi SRK S.A. i uzgodnieniami oraz wytycznymi z właściwym Archiwum Państwowym;
4) przygotowanie dokumentacji polegające na:
- weryfikacji dokumentacji,
- rozpoznaniu przynależności zespołowej,
- segregacji dokumentów w obrębie zespołu,
- klasyfikacji i kwalifikacji dokumentów zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
- wydzieleniu dokumentów przeterminowanych (brakowanie), których okres przechowywania zakończył się,
- sporządzeniu ewidencji dokumentów (spisy zdawczo-odbiorcze) odrębnie dla materiałów archiwalnych (4 egzemplarze) i dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze),
- sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych archiwizowanej dokumentacji w wersji papierowej i elektronicznej,
- sporządzeniu spisów dokumentacji przeznaczonej do brakowania (zniszczenia),
- ewidencji archiwalnej dla przedmiotu umowy, tj. zbiorczego chronologicznego wykazu zarchiwizowanej dokumentacji zawierającej m.in. opis tej dokumentacji oraz ilość w mb. Zamawiający wymaga, aby ewidencja archiwalna była prowadzona w programie Excel,
- znakowaniu dokumentacji (nadawanie sygnatury archiwalnej) w porozumieniu
z Zamawiającym, jeśli znakowanie akt dotyczyć będzie materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania,
- spakowaniu dokumentów we własne pudła archiwizacyjne, ułożeniu, ponumerowaniu i opisaniu akt na regałach według przyjętego układu, zgodnie ze spisem zdawczo –odbiorczym,
- ułożenie, oprawienie, opis teczek aktowych według obowiązujących przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79995100-6 - Usługi archiwizacyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 8 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100,00

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 5

Art. 109 ust. 1 pkt 7

Art. 109 ust. 1 pkt 8

Art. 109 ust. 1 pkt 10

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

1. O udzielenie zamówienia może się ubiegać Wykonawca spełniający następujące warunki udziału:
1) Zamawiający uzna warunek w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się wpisem do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych prowadzonych w kraju, w którym mają siedzibę lub miejsce zamieszkania.
2) Zamawiający uzna warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej jeżeli Wykonawca wykaże się:
a) dysponowaniem następującymi osobami, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnymi za świadczenie usług, kontrole jakości lub kierowanie robotami budowlanymi posiadającymi uprawnienia:
− minimum 2 osoby posiadające ukończony kurs archiwalny Archiwum Państwowego I i II stopnia lub ukończone studia wyższe w zakresie archiwistyki oraz minimum 2-letni okres doświadczenia zawodowego w wykonywaniu czynności związanych z archiwizacją dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz technicznej.
b) należytym wykonaniem usług w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu
składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w ramach jednej lub kilku umów polegających na świadczeniu usług w dziedzinie archiwizacji dokumentacji o wartości minimum
100 000,00 zł brutto wraz z dowodami określającymi czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1) Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – wzór Załącznik nr 1 do Formularza Ofertowego;
2) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o braku podstaw wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby – wzór Załącznik nr 2 do Formularza Ofertowego;
3) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby – wzór Załącznik nr 3 do Formularza Ofertowego;

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: 1) Dokument potwierdzający, że Wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem; W przypadku gdy odpis jest dostępny bezpłatnie w publicznej bazie danych Zamawiający nie wymaga złożenia odpisu.
2) Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowania robotami budowlanymi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór Załącznik nr 3 do SWZ;
3) Wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy – wzór Załącznik nr 4 do SWZ;
4) Oświadczenie Wykonawcy w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp – wzór Załącznik nr 5 do SWZ;
3. Wszystkie dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w pkt. 9 składane są w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego. W sytuacji, gdy dokumenty lub oświadczenia, o których mowa w pkt. 9 zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, za wyjątkiem dokumentów, o których mowa w pkt.9.1.1) i w pkt.9.1.2.), może dokonać również notariusz.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą następujących przedmiotowych środków:
1) Oświadczenie o ochronie środowiska – wzór załącznik nr 7 do Formularza Ofertowego

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Tak

6.3.1.) Adres internetowy aukcji: https://laip-srk.coig.biz/

6.3.2.) Opis aukcji elektronicznej:

Zgodnie z pkt. 24 SWZ

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Wykonawca przystępujący do przetargu jest zobowiązany do wniesienia wadium na całość przedmiotu zamówienia w kwocie: 5 000,00 zł (słownie: pięć tysięcy złotych 00/100).

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.
4. Każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (Uczestnik Konsorcjum) musi wykazać brak podstaw wykluczeniu z postępowania. Spełnianie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do Wykonawców występujących wspólnie będzie oceniane łącznie.
5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie, o którym mowa w pkt 9.1.1) SWZ składa każdy z Wykonawców oddzielnie. Oświadczenia te powinny potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
6. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadkach wynikających wprost z przepisów ustawy Pzp oraz w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych Projekcie umowy.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2024-01-12 08:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2024-01-12 10:00

8.4.) Termin związania ofertą: do 2024-02-10

8.5.) Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością negocjacji: Tak

8.6.) Maksymalna liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji: 5

8.7) Kryteria oceny ofert, które zamawiający zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców:

Zgodnie z pkt. 22 SWZ

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

Z postępowania o udzielenie zamówienia, wyklucza się także Wykonawcę, w okolicznościach, o których mowa w art. 7 ust
1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na
Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U.poz. 835).

Favore.pl

KATEGORIE

WOJEWÓDZTWA

MIASTA

„Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej...

TREŚĆ PRZETARGU

Ogłoszenie o zamówieniu Usługi „Świadczenie usług archiwizacji i brakowania dokumentacji archiwalnej oraz niearchiwalnej na potrzeby Spółki Restrukturyzacji Kopalń S.A. Oddział Kopalnie Węgla Kamiennego w Całkowitej Likwidacji”