Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 12. Forum Rozwoju Mazowsza

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 12. Forum Rozwoju Mazowsza

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 140944971

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Jagiellońska 74

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 03-301

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 22 542 20 00

1.5.8.) Numer faksu: 22 698 31 44/57

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: m.kosior@mazowia.eu

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://mazowia.eu

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Sprawy gospodarcze i finansowe

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia konferencyjnego pn. 12. Forum Rozwoju Mazowsza

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-cf4fc7b7-4a29-11ed-9171-f6b7c7d59353

2.5.) Numer ogłoszenia: 2022/BZP 00389639

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2022-10-12

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2022/BZP 00025801/01/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.12 Kompleksowa organizacja i transmisja wydarzenia o charakterze konferencyjnym Forum Rozwoju Mazowsza

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

Europejski Fundusz Społeczny

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://mazowia.eu/zamowienia-publiczne/

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl/postepowania/

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu miniPortalu https://miniportal.uzp.gov.pl/, ePUAPu https://epuap.gov.pl/wps/portal oraz poczty elektronicznej; 2. Wykonawcy komunikują się z Zamawiający korzystając z adresu ePUAP Zamawiającego: /MJWPU_1/SkrytkaESP lub /MJWPU_1/WZP; 3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do formularza do komunikacji; 4.Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych, cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, oświadczeń oraz informacji przekazywanych przy ich użyciu opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP; 5.Szczegółowe informacje oraz instrukcje dotyczące miniPortalu można znaleźć na stronie internetowej https://miniportal.uzp.gov.pl/Instrukcje; 6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150MB; 7. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub cyfrowe odwzorowanie dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP; 8. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub cyfrowego odwzorowania dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452, z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415, z późn. zm.), to jest: a) dokumenty lub oświadczenia, w tym oferta oraz dokumenty potwierdzającego wniesienie wadium w formie innej niż pieniężna, składane są w oryginale w formie elektronicznej, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym; b) jeżeli oryginał dokumentu, oświadczenia lub inne dokumenty składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, nie zostały sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego, Wykonawca może sporządzić i przekazać cyfrowe odwzorowanie posiadanego dokumentu lub oświadczenia, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub odpisem osobistym, co jest równoznaczne z poświadczeniem ich za zgodność z oryginałem; c) w przypadku przekazywania przez Wykonawcę cyfrowego odwzorowania dokumentu lub oświadczenia, opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez Wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega Wykonawca na zasadach określonych w art. 118 ustawy P.z.p., albo przez Podwykonawcę, jest równoznaczne z poświadczeniem odwzorowania cyfrowego za zgodność z oryginałem; 9. Zamawiający informuje, iż identyfikator postępowania dla niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia jest dostępny na Liście wszystkich postępowań na miniPortalu; 10. Szczegółowe wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej opisane zostały przez Zamawiającego w pkt 20 SWZ; 11. Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikacji niż sposób wskazany w pkt 20 SWZ

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych Zamawiający przedstawił w pkt 39 SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych Zamawiający przedstawił w pkt 39 SWZ

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: WZP/WIPFE/U-332-45/22

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.5.) Wartość zamówienia: 637059,67 PLN

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Tak

4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia:

Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowego przygotowania, obsługi i realizacji dwudniowego wydarzenia pn. „12. Forum Rozwoju Mazowsza” (dalej: Forum, 12FRM lub FRM lub Wydarzenie) – zgodnie z postanowieniami i wymaganiami opisanymi w dalszej części OPZ; 2. Ramowy zakres prac Wykonawcy: 1) Przygotowanie i wdrożenie projektu aranżacji przestrzeni przewidzianej na organizację Forum (w tym montaż i demontaż); 2) Zapewnienie wyposażenia i zabudowy we wszystkich przewidzianych do tego przestrzeniach – budowa scen, zabudowa eventowa, meble dostosowane do charakteru wydarzenia wraz z zapewnieniem elementów służących do oznakowania ciągów komunikacyjnych, dróg ewakuacyjnych, itp. – zgodnie z wymogami Zamawiającego i zaakceptowanym przez niego projektem przedstawionym przez Wykonawcę; 3) Zapewnienie wszystkich wymaganych elementów technicznych (zabudowa i wyposażenie multimedialne scen, oświetlenie, nagłośnienie, monitory/ekrany LED, projektory, przedłużacze, kratownice i inne instalacje do zawieszenia reflektorów, rzutników itd., urządzenia montowane na stanowiskach wystawienniczych) wraz z obsługą techniczną; 4) Zapewnienie transmisji na żywo (streaming), w tym niezbędnego sprzętu i obsługi; 5) Zapewnienie obsługi osobowej wymaganej do realizacji Forum, tj. osób pełniących m.in. następujące funkcje: koordynator/event manager, konferansjer/prowadzący, reżyser, koordynator sceny, koordynator strefy, tłumacz migowy, tłumacz symultaniczny, obsługa techniczna, steward/hostessa, wizażysta, obsługa atrakcji, ratownik medyczny, ochrona, serwis sprzątający, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w dalszej części OPZ; 6) Zaprojektowanie i produkcja materiałów promocyjnych i reklamowych: smyczy i identyfikatorów, słodyczy promocyjnych, ścianek tekstylnych, naklejek na powierzchnie poziome (podłogę – różne materiały), naklejek na powierzchnie pionowe (ściany, szyby – różne materiały), itp.; 7) Zapewnienie multimediów oraz oprawy dźwiękowej Forum, a także przekazanie Zamawiającemu materiałów archiwalnych – zgodnie ze wskazaniem w OPZ; 8) Zapewnienie stałego kontaktu z Zamawiającym (drogą mailową i/lub telefoniczną) w zakresie działań realizowanych przez Wykonawcę w sposób zapewniający stały nadzór Zamawiającego nad realizacją zamówienia; 9) Zapewnienie ubezpieczenia Forum i podstawowych środków ochrony w związku z ewentualną kolejną falą pandemii lub innymi okolicznościami, w związku z którymi mogą zostać wprowadzone ograniczenia lub obostrzenia w zakresie realizacji tego typu eventów oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów związanych z organizacją eventów w trakcie realizacji zamówienia; 10) Przestrzeganie zapisów Regulaminu obiektu oraz kontaktowanie się z Zarządcą obiektu, w celu realizacji zadań przewidzianych w OPZ oraz w celu uzyskania wymaganych pozwoleń (jeżeli jest taka konieczność) umożliwiających należyte wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z zapisami OPZ; 11) Po zakończeniu realizacji usunięcie wszystkich przedmiotów należących do Wykonawcy, które były użyte do wykonania usługi, odebranie pozostałych elementów należących do wyposażenia powierzchni, wywóz dużych śmieci (kartonów używanych do pakowania elementów wyposażenia i ekspozycji i innych tzw. gabarytów), posprzątanie wykorzystywanej do świadczenia usługi powierzchni, oraz wydanie jej Zamawiającemu do godziny 00:00 w dniu 7 grudnia 2022 r.

4.2.6.) Główny kod CPV: 79950000-8 - Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

64216000-3 - Elektroniczne usługi przekazywania wiadomości i informacji

64224000-2 - Usługi telekonferencyjne

64228100-1 - Usługi transmisji sygnału telewizyjnego

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2022-12-06 do 2022-12-07

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Każda z ofert, która nie zostanie odrzucona, otrzyma łączną liczbę punktów zgodnie ze wzorem wskazanym w pkt 33.3 SWZ; 2. Ocena zostanie dokonana z oferty zadecyduje najwyższa liczba punktów; 3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną lub najniższym kosztem, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wizualizacja Sceny 1

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wizualizacja Sceny 2

4.3.6.) Waga: 14

Kryterium 4

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

jakość, w tym do parametry techniczne, właściwości estetyczne i funkcjonalne takie jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników

4.3.5.) Nazwa kryterium: Wizualizacja recepcji i szatni

4.3.6.) Waga: 4

Kryterium 5

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia

4.3.5.) Nazwa kryterium: Kryterium społeczne – osoba zatrudniona na umowę o pracę

4.3.6.) Waga: 2

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy P.z.p., w szczególności dotyczące: 1. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – Wykonawca posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej 300.000,00 zł brutto (słownie: trzysta tysiące złotych brutto); 2. zdolności technicznej lub zawodowej: 1) Wykonawca zrealizował z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje) należycie co najmniej 2 (dwie) usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, tj. usługom polegającym na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzeń o charakterze konferencyjnym każdorazowo transmitowanych na żywo z minimum dwóch scen/ studiów, przy czym wartość każdego z zamówień stanowiła minimalnie 200.000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych brutto); 2) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia – Wykonawca dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 1 osobą, która będzie pełniła funkcję Koordynatora / Event Managera, przy czym wskazana osoba w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym czasie), koordynowała realizacją co najmniej 2 wydarzeń o charakterze konferencyjnym każde wydarzenie o wartości co najmniej 200.000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych brutto)

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: Celem wstępnego potwierdzenia spełnienia warunków, o których mowa w pkt 16 SWZ oraz w celu wstępnego wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania, o których mowa w pkt 13 SWZ, Zamawiający żąda złożenia: aktualnego na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, składanego na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p., wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ; a) Wykonawca wraz z ofertą składa oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p. aktualne na dzień składania ofert, pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym; b) informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 19.1.1 SWZ stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu; c) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia oświadczenia, o którym mowa w pkt 19.1.1 SWZ obowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie. Oświadczenie powinno być aktualne na dzień składania ofert, złożone pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdego z Wykonawców występujących wspólnie w zakresie, w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy P.z.p.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji Wykonawca, którego ofertę oceniono jako najkorzystniejszą na wezwanie Zamawiającego przedłoży w terminie 5 dni od dnia wezwania następujące oświadczenia i dokumenty: 1. dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia; 2. wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ; a) w razie konieczności, szczególnie gdy wykaz lub dowody, o których mowa w powyższym wykazie budzą wątpliwości Zamawiającego lub gdy z poświadczenia lub innego dokumentu wynika, że zamówienie nie zostało wykonane lub zostało wykonane nienależycie, Zamawiający może zwrócić się bezpośrednio do właściwego podmiotu, na rzecz którego dostawy lub usługi były lub miały być wykonane, o przedłożenie dodatkowych informacji lub dokumentów bezpośrednio Zamawiającemu; b) jeżeli załączony wykaz zostanie przedstawiony z uwzględnieniem kwot w walucie innej, niż polska, Zamawiający przeliczy kwoty w określonej walucie zagranicznej na polskie złote wg średniego kursu NBP na dzień składnia ofert. Jeżeli w dniu składania ofert, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. średni kurs; c) przepis dotyczący możliwości złożenia oświadczeń własnych Wykonawcy ma charakter wyjątkowy i powinien być interpretowany ściśle, co przeczy praktyce dowolnego zastępowania poświadczeń oświadczeniami Wykonawcy. W przypadku złożenia przez Wykonawcę własnego oświadczenia, Wykonawca jest również zobowiązany do złożenia wyjaśnień w zakresie przyczyn o obiektywnym charakterze uzasadniających złożenie w ofercie oświadczenia Wykonawcy o należytym wykonaniu zamówienia; 3. wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Wykonawca zobowiązany jest do złożenia: Dokumentu stanowiącego podstawę do oceny oferty w ramach kryteriów: „Wizualizacja Scena 1”, „Wizualizacja Scena 2”, „Wizualizacja recepcji i szatni”, który musi spełniać poniższe wymagania: 1. w zakresie przygotowania Wizualizacji Sceny 1 (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11.1.1.1 SWZ); 2. w zakresie przygotowania Wizualizacji Sceny 2 (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11.1.1.2 SWZ); 3. w zakresie przygotowania Wizualizacji recepcji i szatni (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanego dokumentu zostały zawarte w pkt 11.1.1.3 SWZ)

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Tak

5.10.) Przedmiotowe środki dowodowe podlegające uzupełnieniu po złożeniu oferty:

Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych wyłącznie w zakresie weryfikacji zgodności wizualizacji z wymaganiami Opisu przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie przewiduje uzupełnienia przedmiotowym środków dowodowych w zakresie związanym z oceną ofert w ramach kryteriów pozacenowych

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

Wykonawca zobowiązany jest do złożenia: formularza ofertowego, zawierającego m.in. informacje niezbędne do oceny oferty Wykonawcy w ramach pozacenowych kryteriów oceny ofert, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ; a) Wykonawca składa formularz ofertowy pod rygorem nieważności w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Tak

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia; 2. W przypadku, o którym mowa w pkt 16.3 SWZ Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; 3. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu; 4. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia; 5. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych; 6. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane; 7. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 16.1 SWZ, a także bada, czy nie zachodzą wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy, określone w pkt 13.1 SWZ; 8. Jeżeli zdolności zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzą spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub będą zachodzić wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, określone w 13.1 SWZ, Zamawiający będzie żądał, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu; 9. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby; 10. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, zobowiązani są do złożenia oświadczenia o podziale zadań, o którym mowa w art. 117 ust 4 ustawy P.z.p. (dotyczy również wspólników spółki cywilnej)

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Tak

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany w zakresie osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia i były wskazane w ofercie Wykonawcy, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanych zmian zostały zawarte w pkt 36.2 SWZ); 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści złożonej oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w zakresie rozszerzenia liczby osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, zarówno wskazanych przez Wykonawcę w ofercie, jak również nie wskazanych w ofercie (wyszczególnionych w OPZ) (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanych zmian zostały zawarte w pkt 36.3 SWZ); 3. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza zmianę formy zabezpieczenia należytego wykonania Umowy na inną, przewidzianą w art. 450 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zmiana wymaga zgody Zamawiającego. Zmiana formy zabezpieczenia dokonana będzie z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości; 4. Zamawiający zakłada organizację 12FRM w formule stacjonarnej. Gdyby jednak wystąpiła taka konieczność, Zamawiający dopuszcza możliwość organizacji Wydarzenia w formule hybrydowej (2 sceny z obecnością prelegentów na miejscu) lub online (łączenia zdalne ze wszystkimi prelegentami i ew. także moderatorami), tj. z pominięciem niektórych elementów i aktywności. Ewentualna zmiana formuły stacjonarnej na formułę hybrydową lub online będzie oznaczała zmniejszenie ilości/zakresu lub rezygnację z wybranych elementów zamówienia – zgodnie ze wskazaniem w pkt 36.6 SWZ, o czym decydował będzie Zamawiający. W jednym przypadku zmiana formuły wydarzenia będzie zwiększenie zakresu, tj. zwiększenie liczby połączeń zdalnych – zgodnie z zapisami OPZ (UWAGA 59 – patrz pkt 36.6.s SWZ poniżej); 5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty a ewentualna zmiana tej formuły na formułę hybrydową lub online będzie oznaczała głównie zmniejszenie ilości/zakresu lub rezygnację z wybranych elementów zamówienia, zgodnie ze wskazaniami w Załączniku nr 2 do SWZ – uwagi nr 5, 6, 8, 9, 11, 12, 15, 24, 28, 30, 33, 37, 39, 43, 51, 52, 56, 57, 59, 62, 64, 71, 74 (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanych zmian zostały zawarte w pkt 36.6 SWZ); 6. Zmiany wskazane w pkt 36.6 SWZ odnoszą się do sytuacji i będą miały skutki opisanej w § 1. ust. 6 umowy (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanych zmian zostały zawarte w pkt 36.7 SWZ); 7. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do zmiany w zakresie ostatecznej liczby poszczególnych elementów (mebli/sprzętów/wyposażenia technicznego), które będzie musiał zapewnić Zamawiający, zgodnie z warunkami określonym Załączniku nr 2 do SWZ – uwaga nr 3 (z uwagi na limit znaków Zamawiający zobowiązany jest wskazać, że szczegółowe informacje na temat opisanych zmian zostały zawarte w pkt 36.8 SWZ)

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Tak

7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia:

w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2022-10-21 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę zgodnie z instrukcją wskazaną w pkt 25 SWZ oraz na stronie internetowej https://miniportal.uzp.gov.pl/Instrukcja_uzytkownika_miniPortalePUAP.pdf

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2022-10-21 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: 30 dni

SEKCJA IX – POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Zamawiający informuje, iż udostępnia na stronie internetowej oraz w miniPortalu Specyfikację Warunków Zamówienia od dnia przesłania ogłoszenia o zamówieniu do Biuletynu Zamówień Publicznych/portalu e-zamówienia; 2. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione; 3.Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu; 4. W sprawach nie uregulowanych SWZ mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych; 5. W sprawach nie uregulowanych w ustawie P.z.p. i przepisach wykonawczych do tej ustawy mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego; 6. W uzupełnieniu informacji wskazanej w pozycji „Okres realizacji zamówienia/umowy ramowej” Zamawiający informuje, że wydarzenie planowane jest w terminie 6 – 7 grudnia 2022 r., przy czym obiekt, w którym ma się odbyć Wydarzenie, jest wynajęty przez Zamawiającego na 3 doby, w tym: 1) Doba montażowa: montaż scen oraz innych elementów zabudowy przestrzeni w godz. 00:01 – 23:59 w poniedziałek, 5 grudnia 2022 r., w tym próby techniczne z udziałem Zamawiającego; 2) Pierwszy dzień 12FRM: środa, 6 grudnia 2022 r.; 3) Drugi dzień 12FRM: czwartek, 7 grudnia 2022 r.; 4) Demontaż: 7 grudnia 2022 r., w godz. 16:01 – 00:00, przy czym należy uwzględnić, że tego dnia od godz. 16:00 własne elementy wyposażenia z przestrzeni wystawienniczych będą również zabierali partnerzy 12FRM; 5) Wykonawca w razie potrzeby może z własnej inicjatywy i na własny koszt wydłużyć czas potrzebny na montaż i/lub demontaż; 7. Miejsce realizacji usług: usługa będzie realizowana przez Wykonawcę w wynajętym przez Zamawiającego obiekcie targowo-wystawienniczym w Warszawie: Centrum Konferencyjne Legii Warszawa, Stadion Miejski Legii Warszawa, ul. Łazienkowska 3, 00-449 Warszawa. Dodatkowe informacje nt. wynajętego obiektu zostały wskazane w pkt 12.2 SWZ. Osobą do kontaktu w sprawach użytkowania obiektu jest Pani Natalia Sosnowska, tel. 513 111 678, email: natalia.polak@legia.pl; 8. Strony ustalają zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej podanej w ofercie Wykonawcy