Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: INSTYTUT GEOFIZYKI POLSKIEJ AKADEMII NAUK

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000325908

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: Księcia Janusza 64

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 01-452

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.7.) Numer telefonu: 226915977

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowieniapubliczne@igf.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.igf.edu.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Inna działalność

działalność naukowo-badawcza w zakresie nauk geofizycznych

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-504a3b89-58e5-11ec-8c2d-66c2f1230e9c

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00314944

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-12-14

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00028611/08/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.5 Wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

https://www.igf.edu.pl/zp-27-21.php

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://miniportal.uzp.gov.pl (informacja o postępowaniu, szyfrowanie oferty, formularze e-PUAP); https://moj.gov.pl/nforms/ezamowienia (formularze do komunikacji, składanie ofert); https://ezamowienia.gov.pl/pl/ (ogłoszenie o zamówieniu, informacje o postępowaniu); https://www.igf.edu.pl/zp-27-21.php (dokumenty zamówienia, w tym SWZ i informacje dla Wykonawców, treść zapytań wraz z wyjaśnieniami treści SWZ).

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na ePUAP. Wykonawca posiadający konto na ePUAP ma dostęp do Formularzy: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz Formularza do komunikacji.
2. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Regulaminie korzystania z miniPortalu oraz Regulaminie ePUAP, dostępnym na ich stronach internetowych.
3. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z miniPortalu, określone w Regulaminie miniPortalu oraz zobowiązuje się korzystając z miniPortalu przestrzegać postanowień tego Regulaminu.
4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych Formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku oraz do komunikacji wynosi 150 MB. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujący format przesyłanych plików: .doc, .docx, .pdf, .rtf, .xps, .odt
5. Wykonawca składa Ofertę wraz z załącznikami do Oferty wyłącznie za pośrednictwem właściwego Formularza, tj.: Formularza do złożenia, zmiany lub wycofania oferty”, dostępnego na ePUAP i udostępnionego także na miniPortalu.
6. Zaszyfrowanie Oferty dokonuje się za pośrednictwem miniPortalu po wejściu w szczegóły danego postępowania. Identyfikator postępowania dostępny jest w dokumencie „Szczegóły postępowania” stanowiący Załącznik nr 9 do SWZ.
7. Za datę przekazania Oferty, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych, wniosków, zawiadomień, oraz innych oświadczeń lub dokumentów, w tym odwzorowań cyfrowych dokumentów lub oświadczeń przyjmuje się datę ich przekazania na ePUAP/w pozostałych przypadkach na adres poczty elektronicznej.
8. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków (innych niż oferta Wykonawcy i załączniki do Oferty), zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem dedykowanego Formularza dostępnego na ePUAP oraz udostępnionego na miniPortalu („Formularz do komunikacji”), z zastrzeżeniem że korespondencja ta nie może być szyfrowana. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami, przekazując korespondencję elektroniczną za pośrednictwem adresu email: zamowieniapubliczne@igf.edu.pl
9. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452).
10. Zamawiający informuje, że nie przewiduje innego sposobu kontaktowania się z Wykonawcami niż wskazany w rozdziale IX SWZ (przy użyciu środków komunikacji elektronicznej). Oznacza to, że Zamawiający nie będzie reagował na inne formy kontaktowania się z nim, w szczególności na kontakt telefoniczny lub/i osobisty w swojej siedzibie.
11. Wykonawca może, w formie elektronicznej, zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SWZ.
12. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami treści SWZ będzie zamieszczana na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na której udostępniono SWZ, bez ujawniania źródła zapytania: https://www.igf.edu.pl/zp-27-21.php
13. Do złożenia oferty w postępowaniu konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego lub podpisu osobistego (zaawansowany podpis elektroniczny).

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 3 oraz 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Geofizyki Polskiej Akademii Nauk, ul. Księcia Janusza 64, 01 – 452 Warszawa;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Instytucie Geofizyki Polskiej Akademii Nauk jest Pan Michał Tuz, z którym w sprawach związanych z Pani/Pana danymi należy się kontaktować za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: iod@igf.edu.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych dla potrzeb Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie (nr ref. sprawy: ZP/27/21), prowadzonym w trybie podstawowym bez negocjacji – art. 275 pkt 1 ustawy;
4) Pani/Pana dane osobowe zostały pozyskane od podmiotu, który odpowiedział na ogłoszenie o postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wskazanym powyżej;
5) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;
6) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 i 4 ustawy, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
7) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy;
8) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
9) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO oraz art. 19 ust. 3 ustawy;
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: ZP/27/21

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych Instytutu Geofizyki Polskiej Akademii Nauk w Warszawie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 1 do SWZ.
W przypadku, gdy na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej nadal będzie obowiązywał stan epidemii lub stan zagrożenia epidemicznego związany z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia okresu obowiązywania umowy o ten czas, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy.
Zamawiający przewiduje, na podstawie danych historycznych, że w ramach przedmiotu zamówienia w okresie 18 miesięcy zleci do realizacji szacunkowo:
- ok. 230 przelotów na trasach europejskich;
- ok. 50 przelotów na trasach poza europejskich;
- ok. 10 przelotów na trasach krajowych.
Najczęstszymi kierunkami lotów będą:
- kraje Unii Europejskiej (UE)
- kraje Europejskiego Stowarzyszenia wolnego handlu (EFTA)
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze na trasach z krajami UE i EFTA stanowić będą 80% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze do pozostałych krajów stanowić będą do 15% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający przewiduje, że bilety lotnicze na trasach krajowych stanowić będą do 5% wszystkich zakupionych biletów.
Zamawiający zastrzega, że powyższa ilość ma charakter poglądowy, jest wartością orientacyjną, stąd rzeczywiste potrzeby Zamawiającego mogą być mniejsze lub większe niż określona powyżej i w takim przypadku nie będą przysługiwały Wykonawcy żadne roszczenia z tego tytułu.
Liczba i kierunki zamówionych biletów wynikać będą z faktycznych potrzeb Zamawiającego.
W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:
1) Rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach międzynarodowych i krajowych (w klasach wymaganych przez Zamawiającego), na przewozy pasażerskie, wraz z dostarczeniem (przekazaniem w formie elektronicznej) przedmiotowych biletów według obowiązujących taryf określonych przez przewoźnika, z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i tras, w terminach każdorazowo uzgadnianych z Zamawiającym, w okresie 18 miesięcy od daty zawarcia umowy lub do wyczerpania kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, której wysokość zostanie udostępniona na stronie internetowej prowadzonego postępowania przed terminem otwarcia ofert, zgodnie z ust. 4 Rozdziału XV SWZ.
2) Świadczenia usług określonych w pkt. 1 przez 5 dni w tygodniu (z wyłączeniem sobót, niedziel, dni świątecznych i dni ustawowo wolnych od pracy) w godz. 8.00 – 16.00, a w sytuacjach nagłych, nie dających się wcześniej przewidzieć, także
w dni wolne od pracy i poza ww. godzinami – za pośrednictwem numeru telefonu podanego przez Wykonawcę.
3) Wystawiania faktur, na których uwidocznione będą ceny jednostkowe każdego wystawionego biletu, wysokość opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu i wysokość upustu cenowego.
4) Pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku wystąpienia problemów/incydentów podczas podróży, w szczególności w sprawach reklamacyjnych.
5) Przyjmowania zamówień pocztą elektroniczną lub pisemnie– przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego; w zamówieniu wskazane będą co najmniej: imię i nazwisko osoby podróżującej, termin i miejsce/miejsca docelowe podróży; wybór formy przekazywanych zamówień należeć będzie do Zamawiającego.
6) Każdorazowe informowanie wyznaczonego pracownika Zamawiającego za pośrednictwem adresu e-mail o dokonanych rezerwacjach obejmujące co najmniej: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu biletu.
7) Każdorazowe informowanie wyznaczonego pracownika Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu lub informowanie, że tego samego dnia upływa ostateczny termin rezerwacji za pośrednictwem co najmniej dwóch sposobów komunikowania się: adresu e-mail, telefonu.
8) Dostarczania dokumentów podróży (biletów elektronicznych) za pośrednictwem podanego przez Zamawiającego adresu e-mail, niezwłocznie po ich wystawieniu, jednak nie później niż jeden dzień przed planowaną podróżą w godzinach pracy Zamawiającego tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 16.00.
9) Zamawiający dopuszcza możliwość dostarczania dokumentów podróży (biletów) w innej formie niż w ust. 9 do siedziby Zamawiającego w terminie wymaganym przez Zamawiającego, nie później jednak niż jeden dzień przed planowaną podróżą, w godzinach pracy Zamawiającego (tj. od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 – 16.00), na koszt Wykonawcy.
10) W szczególnych przypadkach możliwe jest uzgodnienie innego sposobu przekazania biletu/ów, jednakże z zastrzeżeniem, że sposób ten umożliwi rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie.
11) Oferowania biletów wraz z wszelkimi opłatami wymaganymi prawem krajowym i międzynarodowym, takich jak np. opłaty lotniskowe, paliwowe, za rezerwację, podatki itp. w cenie tego biletu.
12) Rezerwacja, zakup i dostawa biletów odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego.
13) Wykonawca zobowiązany jest bezzwłocznie i na bieżąco informować Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych podróży. Informacje te muszą być przekazane przez Wykonawcę drogą e-mailową
lub telefonicznie.
14) Proponowania optymalnego wariantu połączenia, a na życzenie Zamawiającego także połączeń alternatywnych – podstawowymi kryteriami są najkorzystniejsza cena zakupu biletu oraz czas trwania podróży, w miarę możliwości bez międzylądowań, a gdy brak jest takiego wariantu – z najkrótszym czasem oczekiwania na przeloty w ramach lotów łączonych. Wykonawca zobowiązany będzie do wyszukiwania – z zachowaniem najwyższej staranności – najkorzystniejszych połączeń, dokonywania rezerwacji i sprzedaży biletów określonych w przedmiocie zamówienia.
15) Zapewniania optymalnych tras i połączeń w razie podania tylko docelowego miejsca podróży oraz realizowania tras podróży zgodnie z zamówieniami składanymi przez Zamawiającego.
16) Doradztwo w zakresie zmian w czasie trwania podróży oraz podanie informacji o tym, jak ta zmiana wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego (np. zmiana dnia wylotu lub powrotu o jeden dzień).
17) Negocjowania z przewoźnikami jak najkorzystniejszych cen na przeloty
lub przewozy indywidualne i grupowe.
18) Oferowania, na życzenie Zamawiającego, wariantów połączeń lotniczych
z uwzględnieniem co najmniej jednego wariantu połączeń lotniczych oferowanych przez przewoźników zrzeszonych w Międzynarodowym Zrzeszeniu Przewoźników Powietrznych IATA oraz jednego wariantu połączeń lotniczych oferowanych przez przewoźników z grupy tzw. tanich linii lotniczych, zrzeszonych np. w Zrzeszeniu Europejskich Przewoźników Niskobudżetowych ELFAA (jeżeli dana trasa podróży nie jest obsługiwana przez przewoźników z jednej z ww. grup, Wykonawca zobowiązany będzie poinformować o tym Zamawiającego i przedstawić warianty dostępnych połączeń w ramach danej grupy przewoźników).
19) Oferowania, na życzenie Zamawiającego, zróżnicowanych wariantów połączeń z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków podróży (takich jak: cena promocyjna, zniżki grupowe, obniżki z tytułu odpowiednio wcześniejszej rezerwacji, połączeń weekendowych lub świątecznych, czas podróży, długość trasy, jak najmniejsza ilość przesiadek, międzylądowań, itp.).
20) Umożliwienia Zamawiającemu dokonywania, zmiany w rezerwacji biletu obejmującego w szczególności: czas, miejsce rozpoczęcia i/lub zakończenia podróży, terminu podróży danych pasażera na którego wystawiono rezerwacje oraz anulowanie rezerwacji, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminach przewoźnika. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu (na adres e-mail określony w pkt 7 powyżej) potwierdzenia zmiany bądź anulowania rezerwacji ze wskazaniem, w odniesieniu do zmian, całkowitej ceny za dane zlecenie oraz terminu wykupu biletu, w terminie nie później niż 4 godziny od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania zmiany lub anulowania rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian nie zwiększają wynagrodzenia Wykonawcy. Jeżeli w danym zleceniu zmiany w rezerwacji nie są możliwe z przyczyn obiektywnych, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie Zamawiającego z uwzględnieniem terminu określonego w zdaniu poprzednim. Dostosowywanie się na bieżąco do państwowych lub międzynarodowych regulacji prawnych i/lub wytycznych związanych z świadczeniem usług podróżniczych w ramach realizacji umowy w związku z trwającą pandemią COVID-19.
Ponadto:
21) Zamawiający zobowiązuje się do składania zamówień na obsługę podróży
w formie elektronicznej lub pisemnie, najpóźniej w terminie co najmniej dwóch dni przed dniem rozpoczęcia podróży, a w wyjątkowych sytuacjach – 6 godzin przed planowaną podróżą. Wykonawca jest zobowiązany potwierdzić Zamawiającemu przyjęcie zamówienia w jednej z form wskazanych powyżej.
22) W przypadku gdy Wykonawca nie dostarczy biletów zgodnie z zapisami umowy, Zamawiającemu przysługiwać będzie możliwość skorzystania z usługi u podmiotu trzeciego oraz roszczenie od Wykonawcy o zwrot kosztów zakupu tej usługi;
23) W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z wykupionego biletu, Wykonawca podejmie wszelkie działania umożliwiające zwrot poniesionych przez Zamawiającego wydatków.
24) W przypadku losowego przedłużenia czasu podróży, odwołania rejsu itp. Wykonawca gwarantuje, bez naliczania dodatkowych kosztów obsługi, pomoc organizacyjną dla podróżujących osób związaną ze zmianą biletu lotniczego, itp.
25) Wykonawca zobowiązany jest umożliwić dokonywanie odprawy online (w tym w weekendy), informować o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania na życzenie pracownika Zamawiającego.
Pozostałe zobowiązania Wykonawcy zostały określone w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2.1 do SWZ.

4.2.6.) Główny kod CPV: 63512000-1 - Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

63516000-9 - Usługi zarządzania podróżą

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: 18 miesiące

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ofertę z najniższą ceną tj. zawierająca największą liczbę punktów w kryterium Cena brutto oferty.
3. Punktacja przyznawana ofertom w kryterium „CENA” będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.
4. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w ustawie, oraz w SWZ i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o kryterium oceny ofert “CENA” 100 pkt a Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu oraz wykaże brak podstaw wykluczenia z postępowania.
5. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
6. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wzywa Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.
7. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą oferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach
8. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą określonym w SWZ.
9. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty. Z uwagi na fakt, że komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, Zamawiający wskazuje, że oświadczenie Wykonawcy powinno zostać złożone w postaci elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym.
10. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 9, oferta tego Wykonawcy podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Punktowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 1

Art. 109 ust. 1 pkt 4

Art. 109 ust. 1 pkt 6

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają określone warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: w celu potwierdzenia spełniania ww. warunku Wykonawcy zobowiązani będą wykazać, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część wykonana obejmuje co najmniej 2 (dwie) usługi w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów (w tym biletów lotniczych w ramach pasażerskiej komunikacji międzynarodowej), z których każda realizowana była/jest przez okres co najmniej 12 miesięcy w ramach jednej umowy o wartości co najmniej 150 000,00 zł brutto (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy złotych brutto) każda. W przypadku usług, które są nadal wykonywane, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że na dzień składania ofert zamówienie zostało zrealizowane na kwotę minimum 150 000,00 zł brutto.
Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski z dnia wszczęcia postępowania. Jeżeli w dniu opublikowania ogłoszenia o zamówieniu NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, należy dokonać odpowiednich przeliczeń według średniego kursu z pierwszego, kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu należy złożyć: oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy (które wykonawca złożył wraz z ofertą) – złożone na wzorze stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ - w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego w niniejszym wzorze.

5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu: w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej należy złożyć: wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w niniejszym punkcie liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert.
W wykazie jako usługi należy wskazać jedynie usługi potwierdzające spełnianie warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale VI ust. 1 pkt 2 ppkt 2.4. SWZ.
Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz o którym mowa w niniejszym punkcie dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

Zamawiający nie wymaga przedmiotowych środków dowodowych

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

5.11.) Wykaz innych wymaganych oświadczeń lub dokumentów:

1) wypełniony Formularz oferty, sporządzony na odpowiednim druku stanowiącym odpowiednio Załącznik nr 3 do SWZ. Formularz oferty należy złożyć w oryginale, z zachowaniem postaci elektronicznej, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym, w formacie danych .doc, .docx, .pdf, .rtf, .xps, .odt;
2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, wskazane w Rozdziale VII ust. 1 – 2 SWZ, z zachowaniem postaci elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym;
3) pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynika z dokumentów rejestrowych, złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej). W przypadku pełnomocnictwa sporządzonego jako dokument w postaci papierowej i opatrzonego własnoręcznym podpisem, przedkłada się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mocodawcy lub notariusza, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej;
4) pełnomocnictwo w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy, złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. W przypadku pełnomocnictwa sporządzonego jako dokument w postaci papierowej i opatrzonego własnoręcznym podpisem, przedkłada się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mocodawcy lub notariusza poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej;
5) oświadczenie, o którym mowa w at. 117 ust. 4 - w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunków udziału określonych w Rozdziale VI w ust. 1 pkt 2) ppkt 2.4 SWZ, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
6) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, jeśli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby, złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub osobistym podmiotu, który udostępnia zasoby. W przypadku zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby sporządzonego jako dokument w postaci papierowej i opatrzonego własnoręcznym podpisem, przedkłada się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. W zakresie niniejszego punktu Zamawiający zaleca złożenie zobowiązania podmiotu udostepniającego zasoby na wzorze stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ;
7) uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa – złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym lub podpisem osobistym – jeżeli dotyczy;
8) dokument potwierdzający wniesienie wadium, w formie niepieniężnej (gwarancji lub poręczenia) złożony w oryginale w postaci elektronicznej. W przypadku wniesienie wadium w formie pieniężnej, zaleca się załączenie do oferty dokument potwierdzający wniesienie wadium na rachunek bankowy Zamawiającego.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Tak

6.4.1) Informacje dotyczące wadium:

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert, określonego w SWZ.
2. Wysokość wadium wynosi: 3 500,00 zł (słownie: trzy tysiące pięćset złotych 00/100).
3. Wnoszone wadium musi być oznaczone dopiskiem: „Wadium w postępowaniu – nr
referencyjny ZP/27/21"

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców:
1) oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VII ust. 1 SWZ składają odrębnie każdy spośród Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. W takim przypadku rzeczone oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia Wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia;
2) w odniesieniu do warunków udziału określonych w Rozdziale VI w ust. 1 pkt 2) ppkt. 2.4. SWZ oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ;
3) wymagane jest ustanowienie pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
4) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumenty podmiotowe, o których mowa w Rozdziale VII ust. 5 SWZ składa każdy z nich;
5) w przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Umowa taka winna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum (obejmującego okres realizacji przedmiotu zamówienia, gwarancji i rękojmi), wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia.
6) w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z ofertą oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. Warunki zmiany zostały określone przez Zamawiającego w §14 projektowanych postanowieniach umowy stanowiącej Załącznik nr 2.1 do SWZ.

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-12-22 12:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem „Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty” dostępnego na ePUAP i udostępnionego również na miniPortalu. Sposób złożenia oferty opisany został w Instrukcji użytkowania systemu miniPortal

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-12-22 12:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2022-01-20